Hiệu lực nghị quyết hội đồng quản trị

Vị trí của Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần

Trong công ty cổ phần, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất nhưng chỉ họp định kỳ (thường niên mỗi năm một lần). Giữa hai kỳ đại hội, Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc, quyết định chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh hằng năm, và kiến nghị các vấn đề trình Đại hội đồng cổ đông.

Chính vì phạm vi quyền lực rộng, pháp luật đặt ra những yêu cầu chặt chẽ về cách Hội đồng quản trị ra quyết định: nghị quyết, quyết định được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do điều lệ quy định; mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết (Điều 153 Luật Doanh nghiệp). Mọi quyết định quan trọng của công ty đều để lại “dấu vết” là một nghị quyết — và tính hợp lệ của dấu vết đó quyết định số phận pháp lý của cả giao dịch phía sau.

Bốn điều kiện để nghị quyết Hội đồng quản trị có hiệu lực

1. Đúng thẩm quyền

Hội đồng quản trị chỉ được quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền của mình theo luật và điều lệ. Nếu một vấn đề thuộc thẩm quyền riêng của Đại hội đồng cổ đông (ví dụ: sửa đổi điều lệ, quyết định tăng/giảm vốn điều lệ, thông qua báo cáo tài chính hằng năm) mà Hội đồng quản trị tự ý quyết định, nghị quyết đó vượt thẩm quyền và có thể bị yêu cầu hủy. Ngược lại, Đại hội đồng cổ đông cũng không nên “lấn sân” quyết định những việc thuộc thẩm quyền điều hành của Hội đồng quản trị.

2. Đúng trình tự triệu tập và tiến hành họp

Cuộc họp Hội đồng quản trị phải được triệu tập bởi người có thẩm quyền (thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị), các thành viên phải được thông báo và nhận tài liệu họp đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định của điều lệ. Cuộc họp phải đủ điều kiện tiến hành theo quy định (điều lệ thường quy định số lượng thành viên tối thiểu dự họp). Thực tiễn tranh chấp cho thấy nhiều nghị quyết bị tấn công chính ở khâu này: triệu tập “chui” không thông báo cho thành viên đối lập, gửi tài liệu họp sát giờ khiến thành viên không kịp nghiên cứu.

3. Đúng tỷ lệ biểu quyết

Nghị quyết được thông qua khi được đa số thành viên dự họp tán thành, trừ khi điều lệ quy định tỷ lệ cao hơn. Mỗi thành viên có một phiếu biểu quyết có giá trị ngang nhau. Điểm mấu chốt thực tiễn: phiếu của thành viên có lợi ích liên quan — thành viên Hội đồng quản trị có lợi ích trong giao dịch được biểu quyết không được tính vào số phiếu biểu quyết? Vấn đề này cần được điều lệ quy định rõ; nếu không, nghị quyết thông qua nhờ phiếu của người có xung đột lợi ích là điểm yếu dễ bị tấn công.

4. Nội dung không trái pháp luật, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông và điều lệ

Đây là điều kiện về nội dung: nghị quyết không được vi phạm quy định của pháp luật, không trái với nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và không trái điều lệ công ty. Một nghị quyết được thông qua đúng trình tự nhưng có nội dung trái luật (ví dụ: phân chia lợi nhuận khi công ty chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác) vẫn không có hiệu lực bền vững.

Khi nào nghị quyết Hội đồng quản trị bị yêu cầu hủy bỏ?

Khoản 4 Điều 153 Luật Doanh nghiệp quy định cơ chế bảo vệ quan trọng: trường hợp nghị quyết, quyết định do Hội đồng quản trị thông qua trái với quy định của pháp luật, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, điều lệ công ty và gây thiệt hại cho công ty, thì cổ đông của công ty có quyền yêu cầu Tòa án đình chỉ thực hiện hoặc hủy bỏ nghị quyết, quyết định đó.

Ba điểm cần lưu ý về cơ chế này. Thứ nhất, chỉ Tòa án có thẩm quyền hủy nghị quyết Hội đồng quản trị — khác với nghị quyết Đại hội đồng cổ đông có thể do Tòa án hoặc Trọng tài thương mại hủy. Dù thực tiễn có quan điểm cho rằng trọng tài cũng có thể thụ lý nếu các bên thỏa thuận, rủi ro phán quyết trọng tài bị yêu cầu hủy là hiện hữu. Thứ hai, phải chứng minh được thiệt hại cho công ty — không phải mọi vi phạm trình tự đều dẫn đến hủy bỏ, mà cần gắn với hậu quả thiệt hại. Thứ ba, về thời hiệu: pháp luật doanh nghiệp hiện hành không quy định thời hiệu khởi kiện riêng cho yêu cầu hủy nghị quyết Hội đồng quản trị, nên quyền yêu cầu này về nguyên tắc không bị giới hạn thời hiệu — tuy nhiên, việc chậm trễ khởi kiện có thể ảnh hưởng đến khả năng khắc phục hậu quả trên thực tế.

Trách nhiệm cá nhân của thành viên Hội đồng quản trị

Cùng tại khoản 4 Điều 153: các thành viên tán thành thông qua nghị quyết trái luật gây thiệt hại phải cùng liên đới chịu trách nhiệm cá nhân và đền bù thiệt hại cho công ty; thành viên phản đối được miễn trừ trách nhiệm. Quy định này tạo ra động lực mạnh mẽ để thành viên Hội đồng quản trị ghi rõ ý kiến phản đối vào biên bản họp — “im lặng” trong cuộc họp có thể bị coi là tán thành. Thành viên vắng mặt có lý do chính đáng và có ý kiến phản đối bằng văn bản cũng là căn cứ để miễn trừ.

Những lỗi trình tự phổ biến khiến nghị quyết bị tấn công

• Triệu tập không đúng thẩm quyền: người triệu tập không phải Chủ tịch Hội đồng quản trị và không được ủy quyền hợp lệ.
• Không thông báo cho tất cả thành viên: cố tình “quên” thông báo cho thành viên có quan điểm đối lập để dễ dàng thông qua nghị quyết.
• Tài liệu họp gửi không đầy đủ, không đúng hạn: thành viên không có đủ thông tin để biểu quyết có trách nhiệm.
• Biên bản họp thiếu chữ ký: biên bản không có chữ ký của chủ tọa và thư ký, hoặc nội dung biên bản không phản ánh đúng diễn biến và kết quả biểu quyết.
• Lấy ý kiến bằng văn bản không đúng quy định: điều lệ không cho phép hình thức này nhưng vẫn áp dụng, hoặc không thu thập đủ số phiếu tán thành theo quy định.
• Xung đột lợi ích không được xử lý: thành viên có lợi ích liên quan tham gia biểu quyết mà điều lệ không cho phép.

Cách bảo vệ hiệu lực nghị quyết ngay từ khi soạn thảo

Phòng bệnh hơn chữa bệnh. Trước mỗi cuộc họp Hội đồng quản trị quyết định vấn đề quan trọng, doanh nghiệp nên: kiểm tra thẩm quyền — vấn đề này thuộc Hội đồng quản trị hay phải trình Đại hội đồng cổ đông; rà soát điều lệ về trình tự triệu tập, thời hạn gửi tài liệu, điều kiện tiến hành họp; lập danh sách kiểm tra xung đột lợi ích của từng thành viên với nội dung biểu quyết; chuẩn bị biên bản họp đầy đủ với chữ ký của chủ tọa, thư ký và ghi rõ ý kiến của từng thành viên (đặc biệt là ý kiến phản đối); lưu trữ toàn bộ tài liệu họp, phiếu biểu quyết, văn bản lấy ý kiến. Với các quyết định có giá trị lớn hoặc nhạy cảm, nên có luật sư rà soát trình tự trước khi họp — chi phí này không đáng kể so với chi phí của một vụ kiện hủy nghị quyết. Xem thêm dịch vụ tuân thủ pháp luật doanh nghiệp của chúng tôi.

Câu hỏi thường gặp

Liên kết hữu ích

Bạn nên trao đổi với luật sư nếu:

• Nghi ngờ một nghị quyết Hội đồng quản trị được thông qua không đúng trình tự hoặc vượt thẩm quyền.
• Là thành viên Hội đồng quản trị và muốn ghi nhận ý kiến phản đối để miễn trừ trách nhiệm.
• Chuẩn bị họp Hội đồng quản trị quyết định vấn đề có giá trị lớn hoặc nhạy cảm.
• Muốn khởi kiện yêu cầu hủy nghị quyết gây thiệt hại cho công ty.
• Điều lệ công ty chưa quy định rõ về trình tự họp và biểu quyết của Hội đồng quản trị.