Tư vấn pháp lý thường xuyên
Doanh nghiệp thường không thiếu một vấn đề pháp lý lớn; điều họ thiếu là một cơ chế kiểm soát nhiều rủi ro nhỏ trước khi chúng tích tụ thành tranh chấp, chậm tiến độ hoặc chi phí khắc phục cao. Dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên giúp ban điều hành có một đầu mối pháp lý đồng hành trong hợp đồng, lao động, giấy phép, quản trị nội bộ và các quyết định phát sinh hằng tháng.
Tóm tắt nhanh: tư vấn pháp lý thường xuyên
| Phù hợp với | Doanh nghiệp có hợp đồng, nhân sự và giấy phép phát sinh hằng tháng nhưng chưa cần bộ phận pháp chế nội bộ toàn thời gian. |
|---|---|
| Tài liệu trọng tâm | Bộ hợp đồng mẫu đang dùng, nội quy lao động, danh mục giấy phép, quy chế nội bộ và các vấn đề đang tồn đọng. |
| Điểm cần kiểm tra | Phạm vi dịch vụ, thời gian phản hồi cam kết, đầu mối phụ trách, cách tính phí và cơ chế xử lý việc phát sinh ngoài phạm vi. |
Khi nào nên dùng retainer pháp lý?
- Khi doanh nghiệp có hợp đồng, nhân sự, giấy phép hoặc giao dịch lặp lại hằng tháng.
- Khi chưa cần tuyển pháp chế nội bộ toàn thời gian nhưng cần phản hồi nhanh.
- Khi công ty mẹ nước ngoài cần đầu mối pháp lý tại Việt Nam bằng nhiều ngôn ngữ.
- Khi doanh nghiệp muốn có checklist tuân thủ thay vì xử lý sự cố từng lần.
Phạm vi hỗ trợ điển hình
- Rà soát hợp đồng thương mại, NDA, phụ lục, thư trao đổi và biểu mẫu.
- Tư vấn lao động, nội quy, chấm dứt, kỷ luật và quản trị nhân sự.
- Theo dõi giấy phép, thay đổi đăng ký doanh nghiệp và nghĩa vụ báo cáo.
- Hỗ trợ biên bản họp, nghị quyết, ủy quyền và các quyết định quản trị — bao gồm xác định thẩm quyền ký kết của người đại diện theo pháp luật.
- Cảnh báo rủi ro trước giao dịch và phối hợp với chuyên gia thuế, tài chính khi cần.
Cách chúng tôi làm việc
- Thiết lập phạm vi dịch vụ, kênh liên lạc và đầu mối phụ trách — chi tiết xem quy trình làm việc với luật sư của FLAT LAW FIRM.
- Rà soát bộ hồ sơ pháp lý nền và xác định khoảng trống ưu tiên.
- Xử lý yêu cầu phát sinh theo SLA thống nhất.
- Cập nhật checklist pháp lý và các cảnh báo định kỳ cho ban quản lý.
Rủi ro thường gặp nếu không có cơ chế thường xuyên
- Hợp đồng dùng mẫu cũ, thiếu điều khoản then chốt hoặc lệch thực tế vận hành.
- Giấy phép hết hạn hoặc thay đổi doanh nghiệp không được theo dõi đúng lúc.
- Quyết định nội bộ thiếu hồ sơ hỗ trợ khi cần chứng minh.
- Doanh nghiệp chỉ gọi luật sư khi tranh chấp đã phát sinh.
Hồ sơ nên chuẩn bị
- Điều lệ, ERC, sơ đồ sở hữu, nghị quyết, biên bản họp và ủy quyền hiện có.
- Mẫu hợp đồng, quy chế nội bộ, danh sách người ký và các thay đổi doanh nghiệp gần đây.
- Các giao dịch lớn, kế hoạch gọi vốn, thay đổi quản trị hoặc vấn đề tuân thủ cần xử lý.
Retainer khác gì thuê luật sư theo vụ việc
Điểm khác biệt không nằm ở giá mà ở thời điểm luật sư tham gia. Thuê theo vụ việc nghĩa là luật sư xuất hiện khi vấn đề đã thành hình; retainer nghĩa là luật sư có mặt ở giai đoạn doanh nghiệp còn đang cân nhắc, khi một câu trả lời ngắn vẫn còn thay đổi được kết quả.
Điều đó chỉ thành hiện thực nếu phạm vi được định nghĩa rõ. Chúng tôi thường chia thành ba nhóm: việc thường xuyên nằm trong gói, việc lớn tính riêng theo dự án, và việc khẩn cấp có cơ chế xử lý ưu tiên. Một retainer không phân định ba nhóm này thường dẫn tới tranh luận về phạm vi đúng lúc doanh nghiệp cần hỗ trợ nhất.
Giai đoạn đầu của retainer nên là một đợt rà soát nền: bộ hợp đồng mẫu, hồ sơ lao động, danh mục giấy phép và quy chế nội bộ. Việc này tạo ra bản đồ rủi ro để những tháng sau không phải làm lại từ đầu mỗi lần có câu hỏi.
Cách vận hành trên thực tế
Trong tháng đầu, chúng tôi thống nhất đầu mối liên lạc hai bên, kênh trao đổi và thời gian phản hồi cho từng loại yêu cầu, rồi hoàn tất đợt rà soát nền. Từ tháng thứ hai, công việc chuyển sang nhịp thường xuyên: rà soát hợp đồng trước khi ký, tư vấn nhân sự, theo dõi thời hạn giấy phép và cập nhật các thay đổi pháp luật có ảnh hưởng trực tiếp.
Định kỳ, chúng tôi gửi lại danh mục việc đã xử lý, việc còn treo và các rủi ro mới phát sinh. Với doanh nghiệp có công ty mẹ ở nước ngoài, tài liệu trao đổi có thể được chuẩn bị bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng Trung để hai bên hiểu thống nhất cùng một nội dung.
Cách chúng tôi đánh giá hồ sơ trước khi bắt đầu
Luật sư bắt đầu từ thực tế vận hành chứ không chỉ từ tên tài liệu. Ở bước đầu, điều quan trọng là tách ba lớp câu hỏi: việc gì được phép làm, hồ sơ nào chứng minh được điều đó, và rủi ro nào vẫn còn ngay cả khi thủ tục đã hoàn tất.
Với hồ sơ có yếu tố nước ngoài, chúng tôi kiểm tra thêm ngôn ngữ tài liệu, hình thức sử dụng tại Việt Nam, người có thẩm quyền ký và việc thống nhất cách hiểu giữa công ty mẹ với đội ngũ tại Việt Nam.
Khung pháp lý tham chiếu
Phạm vi công việc trong một hợp đồng dịch vụ pháp lý thường xuyên trải rộng trên nhiều lĩnh vực: Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005 đối với hợp đồng, Bộ luật Lao động 2019 đối với nhân sự, Luật Doanh nghiệp 2020 cùng Luật số 76/2025/QH15 (có hiệu lực từ 01/7/2025) đối với quản trị công ty, và pháp luật chuyên ngành đối với giấy phép. Một phần giá trị của dịch vụ là theo dõi thay đổi của các văn bản này thay cho doanh nghiệp.
Quy định pháp luật, thẩm quyền của cơ quan nhà nước và thủ tục hành chính có thể thay đổi theo từng thời điểm. Toàn văn các văn bản nêu trên có thể tra cứu tại Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ. Nội dung trên trang này mang tính định hướng và cần được đối chiếu với văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm áp dụng cho từng hồ sơ cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Retainer có thay thế hoàn toàn pháp chế nội bộ không?
Không nhất thiết. Retainer có thể là lớp hỗ trợ bên ngoài hoặc phối hợp với pháp chế nội bộ tùy quy mô doanh nghiệp.
Có thể giới hạn theo giờ hoặc theo gói việc không?
Có. Phạm vi có thể thiết kế theo nhu cầu thực tế và mức độ thường xuyên của yêu cầu.
Doanh nghiệp FDI có cần dịch vụ này sau khi thành lập không?
Thường là có, vì sau thành lập phát sinh rất nhiều việc về hợp đồng, lao động, giấy phép và tuân thủ.
Có hỗ trợ bằng tiếng Trung không?
Có. FLAT LAW FIRM có thể làm việc bằng tiếng Việt, tiếng Trung và tiếng Anh.
Những việc nào thường nằm ngoài gói thường xuyên?
Các tranh tụng lớn, M&A hoặc thủ tục chuyên biệt có thể cần báo giá và phạm vi riêng.
Khi nào nên trao đổi với luật sư
- Khi khối lượng hợp đồng, nhân sự và giấy phép phát sinh hằng tháng đã vượt khả năng tự xử lý của ban điều hành.
- Trước khi ký hợp đồng dịch vụ: làm rõ phạm vi trong gói, việc tính riêng và cơ chế xử lý việc khẩn cấp.
- Khi doanh nghiệp chuẩn bị mở rộng, gọi vốn hoặc tái cấu trúc: rà soát nền pháp lý trước để tránh tắc nghẽn.
- Khi công ty mẹ nước ngoài cần báo cáo tuân thủ định kỳ bằng nhiều ngôn ngữ.
Liên kết hữu ích
Trao đổi với FLAT LAW FIRM
Quý khách có thể gửi tài liệu hiện có, mục tiêu cần đạt và thời hạn dự kiến để đội ngũ của chúng tôi đánh giá bước tiếp theo.