Khi kiểm tra thuế diễn ra vào năm thứ năm, thứ bảy của doanh nghiệp, bằng chứng đầu tiên cơ quan thuế yêu cầu xuất trình là hóa đơn — và với hóa đơn điện tử, câu hỏi không chỉ là “còn giữ không” mà là “giữ dưới dạng nào mới có giá trị”. Nhiều doanh nghiệp FDI lưu cả kho file PDF tưởng là xong, trong khi bản có giá trị pháp lý lại là tệp dữ liệu XML kèm chữ ký số đã bị nhà cung cấp cũ xóa mất khi chấm dứt hợp đồng.
Thời hạn lưu trữ: 10 năm theo pháp luật kế toán
Hóa đơn là chứng từ kế toán, nên thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử đi theo pháp luật lưu trữ tài liệu kế toán. Điều 41 Luật Kế toán 88/2015/QH13 quy định tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán; trong đó chứng từ kế toán sử dụng để lập sổ kế toán và báo cáo tài chính — nhóm bao gồm hóa đơn đầu ra và đầu vào — thuộc diện lưu trữ tối thiểu 10 năm. Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 6 về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ) xác nhận hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử và thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật về kế toán. Đếm thời hạn theo điểm bắt đầu của pháp luật kế toán (từ năm tài chính mà hóa đơn thuộc về), không phải từ ngày xuất hóa đơn đơn lẻ — khi xây chính sách hủy tài liệu nội bộ, doanh nghiệp nên cộng thêm biên an toàn thay vì hủy đúng ngày đủ 10 năm.
Định dạng nào có giá trị pháp lý: XML là bản gốc
Hóa đơn điện tử được lập dưới dạng dữ liệu điện tử theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế (XML) và chứa chữ ký số của người bán (và mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã). Tệp XML đã ký chính là hóa đơn gốc có giá trị pháp lý. Các bản thể hiện khác — file PDF, bản hiển thị trên cổng tra cứu, bản in ra giấy — chỉ là bản thể hiện/chuyển đổi để đọc và đối chiếu. Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 7) cho phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ lưu trữ và tra cứu, với điều kiện việc chuyển đổi đáp ứng yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin; nhưng bản giấy chuyển đổi không thay thế bản điện tử trong quan hệ với cơ quan thuế. Hệ quả quản trị rất rõ: kho lưu trữ của doanh nghiệp phải giữ đủ bộ ba — tệp XML gốc, thông tin chữ ký số kèm khả năng xác thực, và bản thể hiện để đọc (PDF) — cho từng hóa đơn cả đầu ra lẫn đầu vào, trong toàn bộ thời hạn lưu trữ.
Yêu cầu kỹ thuật của việc lưu trữ điện tử
Pháp luật hóa đơn và pháp luật lưu trữ đặt yêu cầu hệ thống lưu trữ phải bảo đảm: tính toàn vẹn của dữ liệu (hóa đơn không bị thay đổi sau khi lập — mọi thay đổi nội dung đều chỉ qua cơ chế điều chỉnh/thay thế có vết), khả năng tra cứu và truy xuất nhanh theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, khả năng kết xuất bản thể hiện để in/đối chiếu, và bảo mật — chống truy cập, sửa đổi trái phép. Về tổ chức, doanh nghiệp nên: (1) sao lưu hai lớp độc lập (hệ thống của nhà cung cấp giải pháp + hạ tầng lưu trữ do doanh nghiệp kiểm soát), vì rủi ro lớn nhất là phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp; (2) ghi vào hợp đồng với nhà cung cấp điều khoản bàn giao toàn bộ dữ liệu hóa đơn định dạng XML khi chấm dứt dịch vụ — đây chính là điểm mà nhiều doanh nghiệp mất dữ liệu lịch sử; (3) kiểm tra định kỳ khả năng mở và xác thực chữ ký của dữ liệu cũ, vì chữ ký số hết hạn không làm hóa đơn mất giá trị nhưng doanh nghiệp phải giữ được phương tiện chứng minh tính xác thực tại thời điểm ký; (4) với hóa đơn đầu vào nhận từ nhà cung cấp khác, tải và lưu tệp XML từ cổng tra cứu/đường link của người bán ngay khi nhận, đừng trông chờ tra cứu lại sau nhiều năm.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điện tử phải lưu trữ trong bao lâu?
Tối thiểu 10 năm. Hóa đơn là chứng từ kế toán dùng để lập sổ kế toán và báo cáo tài chính — nhóm tài liệu lưu trữ ít nhất 10 năm theo Điều 41 Luật Kế toán 88/2015/QH13; Nghị định 123/2020/NĐ-CP xác nhận hóa đơn điện tử lưu trữ bằng phương tiện điện tử với thời hạn theo pháp luật kế toán.
Lưu bản PDF hóa đơn điện tử có đủ giá trị pháp lý không?
Không đủ một mình. Bản có giá trị pháp lý là tệp dữ liệu XML của hóa đơn kèm chữ ký số; PDF và bản in giấy là bản thể hiện/chuyển đổi phục vụ đọc, tra cứu (Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Doanh nghiệp cần lưu tệp XML gốc cùng dữ kiện xác thực chữ ký cho cả hóa đơn đầu ra và đầu vào.
Định dạng lưu trữ hóa đơn điện tử chuẩn là gì?
Định dạng dữ liệu điện tử chuẩn của cơ quan thuế là XML — hóa đơn điện tử được lập, truyền và lưu trữ dưới dạng tệp XML có chữ ký số của người bán (và mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã). Các định dạng khác chỉ đóng vai trò bản thể hiện.
Hóa đơn giấy in từ hóa đơn điện tử có thay thế được bản điện tử không?
Không. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy chỉ phục vụ lưu trữ chứng từ và tra cứu theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP với điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn thông tin; khi làm việc với cơ quan thuế, bản điện tử XML đã ký mới là hóa đơn có giá trị pháp lý.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng
