Hóa đơn điện tử là nhóm lỗi bị xử phạt thường xuyên nhất ở doanh nghiệp FDI tại Việt Nam — không phải vì doanh nghiệp cố tình, mà vì quy trình xuất hóa đơn cho khách hàng nước ngoài, công ty mẹ và nhà cung cấp dịch vụ xuyên biên giới rất dễ lệch khỏi các mốc thời điểm và thủ tục mà Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định. Khung xử phạt nằm ở Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), với các mức phạt dưới đây áp dụng cho tổ chức; cá nhân vi phạm chịu một nửa mức tương ứng.
Lỗi thời điểm và lỗi thủ tục: Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Nhóm lỗi phổ biến nhất là lập hóa đơn không đúng thời điểm (thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Nếu việc lập sai thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, mức phạt là 3–5 triệu đồng (khoản 3 Điều 24); trường hợp còn lại, hành vi thuộc khoản 4 Điều 24: 4–8 triệu đồng. Cùng khung 4–8 triệu đồng còn có các lỗi FDI hay mắc: lập hóa đơn không theo thứ tự số, ghi ngày hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế, lập sai loại hóa đơn đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, lập hóa đơn trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không kết nối, chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Nặng nhất trong Điều 24 là hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: 10–20 triệu đồng (khoản 5), kèm biện pháp khắc phục buộc lập hóa đơn theo quy định khi người mua yêu cầu. Riêng hành vi chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế bị xử phạt theo Điều 30 của cùng nghị định, mức tăng dần theo số ngày chậm và lên tới 10–20 triệu đồng khi chậm từ 11 ngày làm việc trở lên hoặc không chuyển dữ liệu.
Không xuất hóa đơn cho khách nước ngoài, công ty mẹ: vẫn là “không lập hóa đơn”
Sai lầm đặc thù của khối FDI là cho rằng giao dịch với người mua ở nước ngoài — công ty mẹ thu phí quản lý, phí bản quyền, khách hàng nước ngoài mua dịch vụ — thì không cần hóa đơn Việt Nam vì đối tác không có mã số thuế và không dùng được hóa đơn điện tử. Pháp luật không có ngoại lệ như vậy: nghĩa vụ lập hóa đơn gắn với hành vi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam, không phụ thuộc quốc tịch hay nhu cầu lấy hóa đơn của người mua. Dịch vụ xuất khẩu vẫn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử theo quy trình thông thường (áp dụng thuế suất 0% nếu đủ điều kiện là câu chuyện khác, thuộc hồ sơ thuế). Bỏ qua bước lập hóa đơn cho các khoản thu từ công ty mẹ là con đường ngắn nhất tới khung phạt 10–20 triệu đồng của khoản 5 Điều 24, đồng thời làm doanh thu trên sổ lệch với dòng tiền ngoại tệ về tài khoản vốn — điểm mà cơ quan thuế và ngân hàng đều đối chiếu khi kiểm tra.
Nhóm nặng nhất: hóa đơn không hợp pháp và cách tự giảm nhẹ
Trên một nấc là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn theo Điều 4 và Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP: phạt 20–50 triệu đồng, buộc hủy hóa đơn đã sử dụng. Với doanh nghiệp FDI, rủi ro thường đến từ phía mua vào: nhà cung cấp nội địa thuộc danh sách bỏ trốn, hóa đơn khống mà doanh nghiệp không biết. Nếu hóa đơn không hợp pháp đã dùng để kê khai làm giảm số thuế phải nộp, vụ việc chuyển sang xử lý về thuế: phạt 20% số thuế khai thiếu khi người mua chứng minh được lỗi thuộc bên bán và đã hạch toán đầy đủ, hoặc bị xử lý như hành vi trốn thuế (phạt 1–3 lần số thuế trốn theo Điều 17) nếu không chứng minh được. Ngược lại, tự phát hiện và khắc phục sớm là tình tiết giảm nhẹ theo Điều 9 Luật Xử lý vi phạm hành chính: chủ động lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế (từ 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bỏ thủ tục hủy hóa đơn — hóa đơn sai sót chỉ xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), khai bổ sung hồ sơ thuế trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, và nộp đủ số thuế thiếu kèm tiền chậm nộp. Thực tiễn xử lý cho thấy cùng một lỗi, doanh nghiệp tự khai và khắc phục trước gần như luôn nhận mức phạt thấp hơn hẳn doanh nghiệp để cơ quan thuế phát hiện.
Câu hỏi thường gặp
Những lỗi hóa đơn nào doanh nghiệp FDI hay bị phạt nhất?
Ba nhóm đứng đầu là: lập hóa đơn sai thời điểm (đặc biệt với dịch vụ thu tiền theo tiến độ và phí quản lý với công ty mẹ), không lập hóa đơn cho giao dịch với khách hàng nước ngoài/công ty mẹ, và chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế. Nhóm rủi ro cao riêng là mua vào hóa đơn của nhà cung cấp bỏ trốn (hóa đơn không hợp pháp, Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Xuất hóa đơn sai thời điểm bị phạt bao nhiêu?
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP: 3–5 triệu đồng nếu không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (khoản 3); 4–8 triệu đồng trong các trường hợp còn lại (điểm a khoản 4). Mức này là với tổ chức, cá nhân bằng một nửa.
Không xuất hóa đơn cho khách nước ngoài thì bị gì?
Vẫn bị coi là không lập hóa đơn khi cung ứng dịch vụ: phạt 10–20 triệu đồng theo khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, kèm buộc lập hóa đơn bổ sung khi người mua yêu cầu. Người mua ở nước ngoài không có mã số thuế Việt Nam không phải căn cứ miễn lập hóa đơn.
Có được giảm phạt nếu tự phát hiện và khắc phục không?
Có. Tự nguyện khai báo, ngăn chặn và khắc phục hậu quả là tình tiết giảm nhẹ theo Điều 9 Luật Xử lý vi phạm hành chính. Cách làm đúng: lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khai bổ sung và nộp đủ thuế kèm tiền chậm nộp trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra — mức phạt thường được áp ở phần thấp của khung và tránh bị nâng lên xử lý trốn thuế.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng