Một văn bản từ chối cấp giấy phép lao động (GPLĐ) không phải dấu chấm hết — nhưng phản ứng đúng phải bắt đầu bằng việc đọc nó thật kỹ. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp không cấp GPLĐ, cơ quan cấp phép phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Chính văn bản đó quyết định doanh nghiệp nên đi đường nào trong ba đường dưới đây.
Đường 1 — Hoàn thiện hồ sơ và nộp lại (đường thường nhanh nhất)
Phần lớn quyết định từ chối đến từ hồ sơ chưa đáp ứng điều kiện: xác nhận kinh nghiệm chưa đủ số năm cho vị trí chuyên gia, văn bản giải trình nhu cầu chưa thuyết phục, giấy tờ hết hạn giá trị. Đây không phải tranh chấp pháp lý — cơ quan áp dụng đúng quy định cho một hồ sơ chưa đạt. Khiếu nại trong trường hợp này gần như không có cơ sở; việc đúng là sửa đúng điểm bị nêu trong văn bản từ chối và nộp lại. Doanh nghiệp cần yêu cầu lý do từ chối càng cụ thể càng tốt để sửa một lần trúng đích.
Đường 2 — Khiếu nại hành chính (Luật Khiếu nại 2011)
Dành cho trường hợp doanh nghiệp có căn cứ cho rằng cơ quan áp dụng sai quy định: hồ sơ đã đáp ứng đủ điều kiện theo Nghị định 219/2025 nhưng bị từ chối, hoặc lý do từ chối không có căn cứ pháp lý. Trình tự:
- Khiếu nại lần đầu: gửi đơn tới cơ quan đã ra quyết định từ chối, trong thời hiệu 90 ngày kể từ ngày nhận/biết quyết định; cơ quan này tự xem xét lại và ra quyết định giải quyết khiếu nại;
- Khiếu nại lần hai: nếu không đồng ý kết quả lần đầu, gửi lên thủ trưởng cấp trên trực tiếp của cơ quan bị khiếu nại;
- Mỗi bước đều cần đơn bằng văn bản, xác định rõ quyết định bị khiếu nại, căn cứ pháp lý và chứng cứ — doanh nghiệp nên lưu toàn bộ chứng từ gửi/nhận để chứng minh thời hiệu.
Đường 3 — Khởi kiện hành chính tại Tòa án
Doanh nghiệp có thể khởi kiện quyết định từ chối (và/hoặc quyết định giải quyết khiếu nại) tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo Luật Tố tụng hành chính 2015, thông thường trong thời hiệu 1 năm kể từ ngày nhận quyết định. Đây là đường dài nhất và tốn kém nhất, phù hợp khi vụ việc có giá trị nguyên tắc (quyết định tiền lệ ảnh hưởng nhiều hồ sơ tương tự) hơn là khi chỉ cần một giấy phép cho một cá nhân.
Ba lưu ý quản trị trong suốt quá trình tranh chấp
- Người lao động không được làm việc trong khi chưa có GPLĐ — mọi phương án khiếu nại/kiện đều phải đi kèm phương án nhân sự thay thế hoặc điều chỉnh ngày bắt đầu;
- Giữ nguyên hồ sơ gốc: toàn bộ hồ sơ đã nộp, biên nhận và văn bản từ chối là chứng cứ trung tâm — không “sửa lại” tài liệu đã nộp sau khi từ chối;
- Đánh giá cơ hội bằng văn bản: đối chiếu từng lý do từ chối với điều/khoản cụ thể của Nghị định 219/2025 trước khi quyết định khiếu nại; nếu đối chiếu cho thấy hồ sơ thật sự thiếu, quay về đường 1 ngay để không mất thêm vài tháng.
Câu hỏi thường gặp
Bị từ chối cấp giấy phép lao động thì khiếu nại ở đâu, trong thời hạn nào?
Khiếu nại lần đầu gửi đến chính cơ quan đã ra quyết định từ chối (cơ quan cấp phép thuộc UBND cấp tỉnh), theo Luật Khiếu nại 2011, trong thời hiệu 90 ngày kể từ ngày nhận được hoặc biết được quyết định. Nếu không đồng ý với kết quả giải quyết lần đầu, doanh nghiệp khiếu nại lần hai lên thủ trưởng cấp trên trực tiếp của cơ quan đó, hoặc chuyển sang khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án nhân dân theo Luật Tố tụng hành chính 2015 (thời hiệu khởi kiện thông thường là 1 năm).
Đơn khiếu nại cần nội dung gì để có cơ hội thành công?
Ba lớp nội dung: (1) xác định chính xác quyết định bị khiếu nại (số văn bản từ chối, ngày, cơ quan ban hành) và yêu cầu cụ thể (hủy quyết định, xem xét cấp giấy phép); (2) lập luận pháp lý đối chiếu từng lý do từ chối với quy định cụ thể của Nghị định 219/2025/NĐ-CP và tài liệu trong hồ sơ chứng minh điều kiện đã đáp ứng — khiếu nại thắng bằng đối chiếu văn bản, không bằng trình bày khó khăn; (3) toàn bộ chứng cứ đính kèm (hồ sơ đã nộp, biên nhận, giấy tờ bổ sung nếu có). Kèm theo giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp và văn bản ủy quyền nếu người nộp không phải đại diện theo pháp luật.
Trong lúc khiếu nại, người lao động có được làm việc không?
Không. Khiếu nại không tạo ra quyền làm việc tạm thời: khi chưa có giấy phép lao động (hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp), người lao động nước ngoài không được làm việc tại Việt Nam — doanh nghiệp cho làm việc trong giai đoạn này vẫn bị xử lý như sử dụng lao động không phép theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Vì vậy khiếu nại nên chạy song song với phương án nhân sự dự phòng, và nếu lý do từ chối thuộc về hồ sơ chưa đủ điều kiện thì nộp lại hồ sơ đã hoàn thiện thường là đường nhanh nhất quay lại trạng thái hợp pháp.
Liên hệ tư vấn
FLAT Law Firm tư vấn cho doanh nghiệp FDI và người lao động nước ngoài về giấy phép lao động, thị thực và thẻ tạm trú tại Việt Nam. Liên hệ để được tư vấn cho trường hợp cụ thể của quý khách.
Nội dung chỉ mang tính tham khảo chung, không thay thế tư vấn pháp lý cho vụ việc cụ thể.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng
