Mất thẻ tạm trú là sự cố giấy tờ phổ biến với chuyên gia nước ngoài (mất ví, mất túi, bị móc túi khi đi công tác). Điều quan trọng nhất là xử lý đúng thứ tự trong 24–48 giờ đầu: trình báo trước, cấp lại sau — đảo ngược thứ tự khiến hồ sơ cấp lại thiếu giấy tờ nền và người lao động mang thêm một lỗi vi phạm vì không thông báo.
Bước 1 — Trình báo mất và thông báo doanh nghiệp
- Đến cơ quan công an nơi mất thẻ hoặc nơi cư trú trình báo, nhận văn bản xác nhận trình báo mất;
- Thông báo ngay cho doanh nghiệp bảo lãnh (bộ phận nhân sự/pháp chế) để doanh nghiệp chuẩn bị văn bản đề nghị cấp lại — thẻ tạm trú gắn với bảo lãnh nên doanh nghiệp là chủ thể không thể vắng mặt trong hồ sơ cấp lại;
- Nghĩa vụ thông báo không chỉ là thủ tục: Nghị định 282/2025/NĐ-CP phạt 500.000–2.000.000 đồng hành vi không thông báo cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất hộ chiếu, giấy tờ cấp cho người nước ngoài cư trú tại Việt Nam (khoản 2 Điều 21);
- Kiểm tra xem có mất kèm hộ chiếu không — nếu mất cả hộ chiếu, phải làm thêm thủ tục cấp hộ chiếu mới tại cơ quan đại diện nước mình trước khi xin cấp lại thẻ (trường hợp này có bài riêng trong cụm thẻ tạm trú).
Bước 2 — Hồ sơ và thủ tục cấp lại
Hồ sơ cấp lại đi theo khung cấp thẻ của Điều 37 Luật Xuất nhập cảnh, nộp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi doanh nghiệp bảo lãnh đặt trụ sở, gồm: NA6 của doanh nghiệp (ghi lý do mất và đề nghị cấp lại), NA8 kèm ảnh của người lao động, hộ chiếu, xác nhận trình báo mất, và GPLĐ/GXN còn hiệu lực. Thời hạn xử lý 5 ngày làm việc; thẻ cấp lại có thời hạn theo phần còn lại phù hợp với GPLĐ/GXN nền và hạn hộ chiếu — về bản chất là phần tiếp nối của chu kỳ thẻ ban đầu, không phải một chu kỳ 2 năm mới.
Trong thời gian chờ: cư trú và di chuyển
- Cư trú: dữ liệu thẻ vẫn tồn tại trên hệ thống quản lý; người lao động cư trú hợp pháp khi đang làm thủ tục cấp lại — nên mang theo giấy hẹn/biên nhận hồ sơ và bản sao thẻ cũ khi cần xuất trình;
- Di chuyển nội địa: dùng hộ chiếu cho các thủ tục cần giấy tờ tùy thân (khách sạn khai báo tạm trú, chuyến bay nội địa theo quy định của hãng);
- Xuất nhập cảnh: tránh xuất cảnh trước khi có thẻ mới; nếu bất khả kháng phải đi, chuẩn bị phương án xin thị thực nhập cảnh lại từ nước ngoài.
Phòng ngừa ở cấp doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên lưu trữ bản quét (scan) thẻ tạm trú và hộ chiếu của mọi chuyên gia trong hồ sơ nhân sự — khi xảy ra mất, bản quét là căn cứ đối chiếu số thẻ, thời hạn cho cả trình báo lẫn hồ sơ cấp lại, rút ngắn đáng kể thời gian xử lý. Đồng thời nhắc chuyên gia: thẻ tạm trú nên được cất giữ như hộ chiếu, chỉ mang theo bản sao chụp trong điện thoại khi di chuyển hằng ngày trong thành phố.
Câu hỏi thường gặp
Bị mất thẻ tạm trú thì bước đầu tiên phải làm gì?
Trình báo ngay việc mất thẻ với cơ quan công an nơi mất thẻ hoặc nơi cư trú để được cấp văn bản xác nhận trình báo — đây vừa là nghĩa vụ pháp lý (không thông báo việc mất giấy tờ xuất nhập cảnh, cư trú bị phạt 500.000–2.000.000 đồng theo khoản 2 Điều 21 Nghị định 282/2025/NĐ-CP), vừa là giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ xin cấp lại thẻ. Đồng thời thông báo cho doanh nghiệp bảo lãnh để khởi động thủ tục cấp lại, và trong thời gian chưa có thẻ mới, mang theo hộ chiếu cùng bản sao thẻ đã mất (nếu có lưu trữ) khi làm việc với cơ quan chức năng.
Hồ sơ cấp lại thẻ tạm trú gồm những gì, mất bao lâu?
Theo khung thủ tục cấp thẻ tại Điều 37 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam: văn bản đề nghị cấp thẻ của doanh nghiệp bảo lãnh (mẫu NA6) nêu rõ lý do cấp lại; tờ khai đề nghị cấp thẻ (mẫu NA8) kèm ảnh; hộ chiếu của người lao động; văn bản xác nhận trình báo mất thẻ của cơ quan công an; và giấy tờ chứng minh diện được cấp thẻ vẫn còn (giấy phép lao động/giấy xác nhận miễn còn hiệu lực). Nộp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở; thời hạn xử lý theo khung cấp thẻ là 5 ngày làm việc kể từ hồ sơ đầy đủ.
Trong thời gian chờ cấp lại thẻ, có được xuất nhập cảnh không?
Xuất cảnh khỏi Việt Nam vẫn thực hiện được bằng hộ chiếu (cơ quan kiểm soát đối chiếu dữ liệu quản lý xuất nhập cảnh). Nhưng nhập cảnh trở lại là vấn đề khác: thẻ tạm trú chính là giấy tờ thay thị thực khi nhập cảnh — mất thẻ nghĩa là mất căn cứ nhập cảnh miễn thị thực đó. Nếu phải đi nước ngoài gấp trước khi có thẻ mới, người lao động cần xin thị thực để nhập cảnh lại (qua doanh nghiệp bảo lãnh/cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) hoặc chờ nhận thẻ cấp lại rồi mới đi. Lời khuyên thực hành: không lên lịch xuất cảnh trong thời gian chờ cấp lại thẻ trừ trường hợp bất khả kháng.
Liên hệ tư vấn
FLAT Law Firm tư vấn cho doanh nghiệp FDI và người lao động nước ngoài về giấy phép lao động, thị thực và thẻ tạm trú tại Việt Nam. Liên hệ để được tư vấn cho trường hợp cụ thể của quý khách.
Nội dung chỉ mang tính tham khảo chung, không thay thế tư vấn pháp lý cho vụ việc cụ thể.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng
