Tình huống: chị Lan bán quần áo online, mỗi ngày hàng trăm đơn cho khách lẻ — hầu hết khách không hỏi hóa đơn. Chị chỉ xuất hóa đơn khi khách yêu cầu, còn lại “để ngoài sổ sách”. Khi cơ quan thuế kiểm tra, chị bị truy thu thuế và phạt vì không xuất hóa đơn đầy đủ. Quy định thế nào?
Nguyên tắc: bán hàng phải lập hóa đơn, kể cả khách không lấy
Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (hiệu lực 01/6/2025) quy định: khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua — kể cả trường hợp người mua không lấy hóa đơn. Hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ, và phải ký số chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. Quan niệm “khách không lấy thì không cần xuất” là sai lầm phổ biến nhất của người bán online: nghĩa vụ lập hóa đơn phát sinh từ việc bán hàng, không phụ thuộc vào việc khách có yêu cầu hay không. Không lập hóa đơn khi bán hàng là vi phạm hành chính về hóa đơn, đồng thời là dấu hiệu của hành vi trốn thuế.
Hộ kinh doanh online: hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định riêng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối, truyền dữ liệu với cơ quan thuế. Với đặc thù bán online (đơn nhiều, giá trị nhỏ, khách lẻ), hóa đơn từ máy tính tiền là giải pháp phù hợp: lập nhanh từng đơn hàng, dữ liệu tự động truyền về cơ quan thuế. Hộ kinh doanh dưới ngưỡng vẫn phải lập hóa đơn điện tử theo quy định chung khi bán hàng — chỉ khác về phương thức. Trường hợp hàng bị trả lại: đơn hàng trả lại, hủy đơn thì không phải lập hóa đơn (hoặc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo quy định) — nhưng phải có chứng từ, đối soát rõ ràng, không được viện cớ “khách trả hàng” để xóa doanh thu đã phát sinh.
Hậu quả của việc không xuất hóa đơn đầy đủ
Trong tình huống của chị Lan, cơ quan thuế đối chiếu dòng tiền ngân hàng, dữ liệu đơn hàng từ đơn vị vận chuyển và sàn TMĐT với hóa đơn đã xuất — chênh lệch chính là doanh thu “ngoài sổ sách”. Hậu quả: truy thu thuế thu nhập (thuế TNCN/TNDN, thuế GTGT) trên phần doanh thu không xuất hóa đơn; phạt vi phạm hành chính về hóa đơn (không lập hóa đơn khi bán hàng); phạt về hành vi trốn thuế nếu đủ yếu tố (mức phạt nặng hơn nhiều); và tiền chậm nộp tính theo ngày. Thực tiễn: cơ quan thuế đang tăng cường quản lý thuế với TMĐT — kết nối dữ liệu từ ngân hàng, sàn, đơn vị vận chuyển — nên “bán online không xuất hóa đơn” ngày càng dễ bị phát hiện. Tuân thủ từ đầu rẻ hơn nhiều so với bị truy thu, phạt sau này.
Câu hỏi thường gặp
Khách lẻ không cho thông tin thì xuất hóa đơn thế nào?
Hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn được lập với thông tin “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp thông tin” theo quy định — vẫn phải lập, vẫn kê khai doanh thu. Không được vì thiếu thông tin khách mà bỏ không xuất.
Bán online doanh thu nhỏ (vài chục triệu/năm) có phải xuất hóa đơn?
Có — nghĩa vụ lập hóa đơn khi bán hàng không phụ thuộc quy mô doanh thu. Quy mô chỉ ảnh hưởng tới phương thức (máy tính tiền hay hóa đơn điện tử thông thường) và nghĩa vụ thuế (ngưỡng nộp thuế theo luật thuế).
Xuất hóa đơn sau khi bị kiểm tra thì có thoát phạt?
Không. Xuất hóa đơn bổ sung sau khi bị phát hiện không xóa vi phạm “không lập hóa đơn đúng thời điểm”. Tự giác khắc phục trước khi cơ quan thuế kiểm tra, phát hiện được xem xét giảm nhẹ — nhưng đã vào diện kiểm tra thì khó tránh phạt.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng.
