1. Vấn đề: phụ cấp nào của chuyên gia bị tính thuế, phụ cấp nào không?
Gói đãi ngộ của chuyên gia nước ngoài thường gồm nhiều khoản khoán chi: công tác phí, điện thoại, xăng xe, trang phục, ăn giữa ca. Sai lầm phổ biến là đánh đồng mọi khoản “phụ cấp” — trong khi pháp luật thuế phân biệt rõ: khoản khoán chi phục vụ công việc theo quy chế của doanh nghiệp thì không tính vào thu nhập chịu thuế; khoản chi mang tính chất tiền lương hoặc phục vụ nhu cầu cá nhân thì tính thuế toàn bộ.
2. Căn cứ pháp lý
- Luật 109/2025/QH15 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP — phạm vi thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản chi theo quy chế không mang tính chất tiền lương, tiền công.
- Hướng dẫn thực hành của Tổng cục Thuế (Công văn 2231/CST-TN và các công văn áp dụng thống nhất) — xử lý các khoản khoán chi công tác phí, điện thoại, văn phòng phẩm, trang phục và tiền ăn giữa ca.
3. Công tác phí và điện thoại: khoán đúng quy chế thì không tính thuế
Khoản khoán chi công tác phí (đi lại, lưu trú khi đi công tác) và khoán chi điện thoại phục vụ công việc không tính vào thu nhập chịu thuế nếu doanh nghiệp khoán theo quy chế tài chính/quy chế chi tiêu nội bộ và đúng tính chất công việc. Điểm quyết định không phải tên gọi của khoản chi mà là: có quy chế bằng văn bản, mức khoán hợp lý, và khoản chi gắn với nhiệm vụ được giao. Thiếu quy chế, khoản khoán có nguy cơ bị ấn định là thu nhập chịu thuế của cá nhân.
4. Xăng xe và đưa đón: phân biệt tập thể với cá nhân
Xe đưa đón tập thể từ nơi ở đến nơi làm việc không tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân. Ngược lại, khoản tiền xăng xe trả thẳng cho cá nhân để tự đi lại theo nhu cầu riêng mang tính chất tiền lương và bị tính thuế; khoản khoán xăng xe cho nhân viên thường xuyên di chuyển vì công việc, có quy chế và định mức rõ ràng, được xử lý như khoán chi công việc. Doanh nghiệp cần tách bạch hai nhóm này trong quy chế thay vì gộp một dòng “phụ cấp đi lại”.
5. Ăn giữa ca và trang phục: hai trần quen thuộc
Tiền ăn giữa ca: doanh nghiệp tổ chức bữa ăn giữa ca thì không tính thuế; chi bằng tiền cho người lao động thì phần không tính thuế bị khống chế ở mức tối đa 1,2 triệu đồng/người/tháng theo khung hướng dẫn hiện hành — phần vượt bị tính vào thu nhập chịu thuế. Trang phục: cấp bằng hiện vật không tính thuế; cấp bằng tiền thì mức không tính thuế tối đa 5 triệu đồng/người/năm, phần vượt tính thuế.
6. Điểm mấu chốt
Quy chế nội bộ là “lá chắn” thuế của mọi khoản khoán chi. Cùng một số tiền, có quy chế + định mức + chứng từ phù hợp thì là chi phí công việc không tính thuế; không có quy chế thì bị coi là thu nhập của cá nhân. Doanh nghiệp có chuyên gia nước ngoài nên rà soát lại quy chế khoán chi mỗi khi thay đổi gói đãi ngộ.
7. Câu hỏi thường gặp
1. Công ty khoán điện thoại 2 triệu/tháng cho chuyên gia, có tính thuế không?
Không, nếu khoản khoán điện thoại phục vụ công việc được quy định trong quy chế tài chính/quy chế chi tiêu của doanh nghiệp với mức khoán cụ thể. Nếu chỉ trả tiền mặt không căn cứ quy chế, cơ quan thuế có thể coi đó là thu nhập chịu thuế.
2. Phụ cấp xăng xe cố định hằng tháng cho chuyên gia tự lái xe đi làm thì sao?
Khoản này phục vụ nhu cầu đi lại cá nhân (từ nhà đến nơi làm việc) nên mang tính chất tiền lương và tính vào thu nhập chịu thuế. Chỉ xe đưa đón tập thể do công ty tổ chức mới không tính thuế.
3. Tiền ăn giữa ca chi bằng tiền 1,5 triệu/tháng bị tính thuế thế nào?
Phần trong trần 1,2 triệu đồng/người/tháng không tính vào thu nhập chịu thuế; phần vượt 300 nghìn đồng bị tính vào thu nhập chịu thuế của tháng đó.
4. Công tác phí khoán theo ngày công tác, chuyên gia chi không hết có phải hoàn lại phần thừa không?
Về thuế, khoản khoán công tác phí đúng quy chế không tính vào thu nhập chịu thuế bất kể chi thực tế cao hay thấp hơn. Việc quyết toán nội bộ phần thừa là vấn đề quản trị của doanh nghiệp theo quy chế của mình, không làm thay đổi xử lý thuế.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng.
