Giám đốc người Nhật của một công ty FDI tại Bắc Ninh sống tại Tokyo, mỗi tháng sang Việt Nam vài ngày. Khi thành lập công ty, ông hỏi một câu rất thực tế: “Tôi không sống ở Việt Nam thì có đứng tên người đại diện theo pháp luật được không, và ngân hàng có bắt tôi phải có mặt khi mở tài khoản không?” Pháp luật doanh nghiệp Việt Nam tách bạch hai chuyện mà nhà đầu tư hay gộp làm một: điều kiện để làm người đại diện theo pháp luật, và chế độ cư trú — lao động áp dụng khi người đó thực tế làm việc tại Việt Nam.
Bài viết làm rõ giấy tờ nào là bắt buộc trong hồ sơ đăng ký, giấy tờ nào chỉ phát sinh theo tình huống cư trú thực tế, và cơ chế ủy quyền khi người đại diện vắng mặt dài hạn.
Điều kiện làm người đại diện: pháp luật không đòi thẻ tạm trú
Điều 12 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 quy định người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Luật không đặt điều kiện người đại diện phải cư trú tại Việt Nam: quốc tịch và nơi cư trú không phải tiêu chí hợp lệ của chức danh này. Trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, giấy tờ pháp lý của người đại diện là hộ chiếu còn hiệu lực (với người nước ngoài) — không có điều khoản nào yêu cầu nộp thẻ tạm trú hay xác nhận cư trú ở giai đoạn đăng ký.
Điểm bị cấm nằm ở tư cách, không phải nơi ở: người thuộc diện bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 (ví dụ người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, người bị tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ) thì không thể đứng tên, dù đang ở Việt Nam hay ở nước ngoài. Với nhà đầu tư, kết luận thực tiễn là: bổ nhiệm giám đốc ở nước ngoài làm người đại diện là hoàn toàn hợp lệ về mặt đăng ký doanh nghiệp.
Khi người đại diện thực tế làm việc tại Việt Nam: tầng giấy tờ thứ hai
Nếu người đại diện sinh sống và làm việc thường xuyên tại Việt Nam, hai tầng giấy tờ khác phát sinh ngoài hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Tầng lao động: vị trí nhà quản lý trong doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thuộc diện phải có giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (thay Nghị định 152/2020/NĐ-CP), tùy thuộc vào tư cách của người đó (chủ sở hữu, thành viên góp vốn có thể thuộc diện xác nhận miễn; người được bổ nhiệm làm quản lý thuần túy thường phải xin giấy phép).
Tầng cư trú: thẻ tạm trú được cấp theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 47/2014/QH13 (sửa đổi bởi Luật 51/2019/QH14), với ký hiệu dành cho nhà đầu tư (ĐT) hoặc người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (LĐ), thời hạn gắn với thời hạn của giấy phép lao động hoặc quy mô vốn đầu tư. Cần nhấn mạnh chiều quan hệ: thẻ tạm trú là hệ quả của việc cư trú làm việc, không phải điều kiện tiên quyết để được ghi tên là người đại diện trên ERC.
Vắng mặt dài hạn: cơ chế ủy quyền và việc ký giấy tờ
Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 xử lý đúng tình huống này: trường hợp người đại diện theo pháp luật xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam để thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện; người đại diện vẫn chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ đã ủy quyền. Văn bản ủy quyền nên ghi rõ phạm vi (ký hồ sơ đăng ký, giao dịch ngân hàng, hồ sơ thuế), thời hạn và được lưu tại trụ sở cùng Điều lệ.
Về ký kết từ xa, ba công cụ thực tế gồm: chữ ký số của doanh nghiệp cho giao dịch điện tử với cơ quan thuế và hải quan; hợp đồng ký bản scan kèm cam kết bổ sung bản gốc (thông lệ thương mại, giá trị chứng cứ do các bên thỏa thuận); và giấy tờ ký ở nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự khi dùng cho thủ tục hành chính tại Việt Nam theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và quy định về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự. Về mở tài khoản ngân hàng, không có văn bản nào bắt buộc người đại diện phải có mặt trực tiếp; yêu cầu nhận diện khách hàng (KYC) do từng ngân hàng tổ chức — nhiều ngân hàng chấp nhận người được ủy quyền hợp lệ mang hồ sơ đến, hoặc xác minh qua video call, nhưng cũng có ngân hàng yêu cầu người đại diện xuất hiện ít nhất một lần. Đây là chính sách nội bộ của ngân hàng, cần hỏi trước khi chọn ngân hàng mở tài khoản, không phải điều kiện pháp luật.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài làm người đại diện pháp luật thì cần giấy tờ cư trú gì tại Việt Nam?
Ở tầng đăng ký doanh nghiệp: không cần giấy tờ cư trú nào. Hồ sơ theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP chỉ yêu cầu giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện — với người nước ngoài là hộ chiếu còn hiệu lực. Giấy tờ cư trú chỉ phát sinh ở tầng thứ hai khi người đó thực tế sống và làm việc tại Việt Nam: giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, và thẻ tạm trú (ký hiệu ĐT cho nhà đầu tư, LĐ cho người lao động) theo Luật 47/2014/QH13 sửa đổi bởi Luật 51/2019/QH14.
Chưa có thẻ tạm trú thì có làm người đại diện được không?
Được. Điều 12 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 không đặt điều kiện cư trú cho người đại diện theo pháp luật; thẻ tạm trú không phải giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp phổ biến nhất là nhà đầu tư ở nước ngoài đứng tên người đại diện ngay từ khi thành lập, sau đó mới sang Việt Nam làm các thủ tục lao động và cư trú nếu có nhu cầu sống tại Việt Nam. Điều kiện duy nhất về tư cách là người đó không thuộc diện bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp theo khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14.
Người đại diện ở nước ngoài thì ký giấy tờ thế nào?
Ba cách, tùy loại giấy tờ. Giao dịch với cơ quan nhà nước qua cổng điện tử: dùng chữ ký số của doanh nghiệp. Hồ sơ hành chính nộp trực tiếp: khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 cho phép người đại diện khi xuất cảnh ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ — đây là cơ chế luật định, nên thiết lập ngay khi bổ nhiệm người đại diện ở nước ngoài. Giấy tờ ký tại nước ngoài dùng tại Việt Nam: phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế. Hợp đồng thương mại: các bên tự thỏa thuận giá trị của bản ký scan, nhưng văn bản ủy quyền và Điều lệ nên được chuẩn bị sẵn để đối tác kiểm chứng thẩm quyền ký.
Có bắt buộc người đại diện phải có mặt khi mở tài khoản ngân hàng không?
Không có văn bản pháp luật nào bắt buộc. Việc mở tài khoản thanh toán và tài khoản vốn đầu tư tuân thủ quy định về mở, sử dụng tài khoản của Ngân hàng Nhà nước, trong đó nghĩa vụ nhận biết khách hàng thuộc về ngân hàng; cách thức xác minh (gặp trực tiếp người đại diện, chấp nhận người được ủy quyền, hay xác minh trực tuyến) do chính sách KYC của từng ngân hàng quyết định. Thực tế nhiều ngân hàng tại Việt Nam yêu cầu người đại diện hoặc người được ủy quyền hợp lệ đến quầy ít nhất một lần khi mở tài khoản lần đầu. Doanh nghiệp có người đại diện ở nước ngoài nên xác nhận yêu cầu này với ngân hàng trước, và chuẩn bị văn bản ủy quyền theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 nếu dùng phương án ủy quyền.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng