Một chuyên gia Đức sang nhà máy ở Hải Dương lắp đặt dây chuyền trong 2 tháng. Phòng nhân sự hỏi: có phải xin giấy phép lao động không, hay chỉ cần báo cáo? Trả lời sai câu này tốn ít nhất vài tuần và một khoản phạt — trả lời đúng thì chỉ mất một văn bản thông báo. Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã vẽ lại toàn bộ bản đồ “miễn giấy phép lao động” tại Việt Nam, và điểm mới lớn nhất không nằm ở diện miễn, mà ở thủ tục.
Khung pháp lý hiện hành
Nghị định 219/2025/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (có hiệu lực từ 07/8/2025, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP) là văn bản duy nhất cần tra cứu — mọi hướng dẫn cũ theo hai nghị định này đã hết hiệu lực. Điều 7 liệt kê các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, kế thừa và mở rộng Điều 154 Bộ luật Lao động 2019: chủ sở hữu/thành viên góp vốn, thành viên HĐQT, trưởng văn phòng đại diện, người vào VN dưới 3 tháng để xử lý sự cố kỹ thuật, luật sư được cấp phép hành nghề tại VN, người kết hôn với người Việt Nam và sinh sống tại VN, và các trường hợp bổ sung khác. Điểm mới đáng chú ý tại điểm a khoản 13 Điều 7: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm (tính từ 01/01 đến 31/12) thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động.
Ba tầng thủ tục: xin xác nhận, chỉ thông báo, và không cần gì
Đây là phần dễ nhầm nhất. Tầng 1 — phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ: phần lớn các trường hợp miễn tại Điều 7 vẫn phải làm thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền xác nhận bằng văn bản trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc. Không có giấy xác nhận mà cho người nước ngoài làm việc vẫn bị xử phạt như sử dụng lao động không có giấy phép. Tầng 2 — chỉ cần thông báo (điểm mới quan trọng): theo khoản 4 Điều 9, các trường hợp tại khoản 4, 5, 6, 8 Điều 154 Bộ luật Lao động và khoản 2, 3, 5, 8, 10 cùng điểm a khoản 13 Điều 7 Nghị định 219 không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận, nhưng người sử dụng lao động phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày người nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc. Nội dung thông báo gồm họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động, địa điểm và thời hạn làm việc. Chuyên gia Đức sang 2 tháng trong ví dụ mở đầu rơi đúng vào tầng này: không xin giấy xác nhận, chỉ thông báo trước 3 ngày làm việc. Tầng 3: các trường hợp pháp luật quy định rõ không cần cả hai — hiếm, phải đọc kỹ từng điểm.
Hai điểm mới khác doanh nghiệp cần biết
Thứ nhất, liên thông cấp GPLĐ và lý lịch tư pháp. Lần đầu tiên, người sử dụng lao động có thể nộp đồng thời hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động và hồ sơ đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp (theo ủy quyền của người lao động nước ngoài) qua hình thức trực tuyến — trước đây hai thủ tục này thực hiện riêng rẽ tại hai cơ quan khác nhau. Thứ hai, gia hạn GPLĐ bị siết: theo Điều 29, giấy phép lao động chỉ được gia hạn tối đa một lần duy nhất với thời hạn không quá 02 năm — trong khi Nghị định 152/2020 cũ cho phép gia hạn nhiều lần (mỗi lần không quá 02 năm). Doanh nghiệp có chuyên gia làm việc dài hạn phải tính toán lộ trình: sau một lần gia hạn, muốn tiếp tục phải làm thủ tục cấp mới.
Câu hỏi thường gặp
Chuyên gia sang Việt Nam 60 ngày để chuyển giao công nghệ có cần giấy phép lao động không?
Không cần giấy phép lao động nếu thuộc diện tại điểm a khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025 (tổng thời gian dưới 90 ngày/năm). Nhưng doanh nghiệp vẫn phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 03 ngày làm việc theo khoản 4 Điều 9. Bỏ qua bước thông báo vẫn bị xử phạt vi phạm hành chính.
Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam thì thủ tục thế nào?
Theo khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025, trường hợp này chỉ phải làm thủ tục thông báo (không phải xin giấy xác nhận miễn), vì đã có giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp (ví dụ giấy chứng nhận kết hôn do UBND cấp xã cấp) làm căn cứ.
Chuyên gia ở quá 90 ngày trong năm thì sao?
Khi vượt ngưỡng 90 ngày/năm, điều kiện miễn tại điểm a khoản 13 Điều 7 không còn đáp ứng — người lao động nước ngoài phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động thông thường (trừ khi thuộc diện miễn khác). Doanh nghiệp nên theo dõi cộng dồn số ngày làm việc thực tế, không tính theo từng lần nhập cảnh.
Không thông báo trước 3 ngày làm việc bị phạt thế nào?
Sử dụng người lao động nước ngoài không đúng thủ tục (không xin giấy phép khi phải xin, không thông báo khi phải thông báo) bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, đồng thời người lao động có thể bị trục xuất. Mức phạt cụ thể tra cứu văn bản xử phạt vi phạm hành chính về lao động còn hiệu lực tại thời điểm vi phạm.
Đang sử dụng chuyên gia nước ngoài?
Ranh giới giữa “chỉ cần thông báo” và “phải xin giấy phép” mỏng hơn nhiều doanh nghiệp tưởng — và vượt qua nó là phạt. FLAT Law Firm — hơn 30 năm tư vấn lao động cho doanh nghiệp FDI — rà soát diện miễn, soạn hồ sơ thông báo/xác nhận và xây dựng lịch theo dõi thời hạn GPLĐ cho toàn bộ chuyên gia nước ngoài của bạn. Trao đổi với chúng tôi trước khi chuyên gia tiếp theo nhập cảnh.
