Từ ngày 01/7/2025, số định danh cá nhân thay mã số thuế đối với cá nhân, người phụ thuộc, hộ gia đình, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh — đây là thay đổi lớn nhất trong quản lý thuế cá nhân nhiều năm qua, và doanh nghiệp với vai trò tổ chức chi trả thu nhập là bên chịu tác động trực tiếp: từ kê khai, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, đăng ký người phụ thuộc, xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân cho đến giao dịch thuế điện tử. Bài viết tổng hợp căn cứ pháp lý, điểm mới và checklist việc doanh nghiệp cần làm ngay.
Mục lục
- 1. Tổng quan văn bản
- 2. Những điểm mới quan trọng
- 3. Tác động thực tế tới doanh nghiệp
- 4. Việc cần làm và thời hạn
- 5. Điểm chưa rõ cần theo dõi thêm
- 6. Câu hỏi thường gặp
1. Tổng quan văn bản
Thông tư 90/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 01/7/2026, thay thế Thông tư 90/2026/TT-BTC) của Bộ Tài chính quy định về đăng ký thuế. Đây là văn bản trọng tâm thực hiện chủ trương đã được nêu từ trước tại khoản 7 Điều 35 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14: "Khi mã số định danh cá nhân được cấp cho toàn bộ dân cư thì sử dụng mã số định danh cá nhân thay cho mã số thuế."
Điểm cần nhớ về hiệu lực: Thông tư 86 có hiệu lực chung từ 06/02/2025, nhưng riêng quy định về việc dùng số định danh cá nhân thay mã số thuế được "lùi" áp dụng theo khoản 2 Điều 38 — mã số thuế do cơ quan thuế cấp cho cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh được thực hiện đến hết ngày 30/6/2025; kể từ ngày 01/7/2025, người nộp thuế, cơ quan quản lý thuế và các tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế.
Triển khai quy định này, Cục Thuế đã ban hành hai văn bản hướng dẫn quan trọng ngay trước mốc 01/7/2025: Công văn 2065/CT-NVT ngày 26/6/2025 về triển khai sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế và sử dụng tài khoản định danh điện tử của tổ chức trong giao dịch thuế điện tử; và Công văn 2163/CT-QLTT ngày 30/6/2025 hướng dẫn người nộp thuế về cách ghi số định danh cá nhân trong hồ sơ thuế.
Về khái niệm, số định danh cá nhân là dãy số tự nhiên gồm 12 chữ số do Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư xác lập cho mỗi công dân Việt Nam, do Bộ Công an thống nhất quản lý trên toàn quốc và không lặp lại ở người khác (Điều 12 Luật Căn cước 2023). Thực tế, đây chính là dãy số in trên thẻ căn cước công dân gắn chip.
2. Những điểm mới quan trọng
2.1. Ai dùng số định danh cá nhân thay mã số thuế — và ai không
Theo điểm b khoản 1 và khoản 5 Điều 5 Thông tư 90/2026/TT-BTC, số định danh cá nhân được sử dụng thay cho mã số thuế của:
- Cá nhân là người nộp thuế và người phụ thuộc theo quy định về thuế thu nhập cá nhân;
- Hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh — thông qua số định danh cá nhân của người đại diện hộ gia đình, người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đó.
Ngược lại, các đối tượng sau không chuyển sang số định danh cá nhân:
- Doanh nghiệp, tổ chức: tiếp tục sử dụng mã số thuế do cơ quan thuế cấp như trước;
- Cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài, hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài mà không có số định danh cá nhân được xác lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư: vẫn sử dụng mã số thuế 10 chữ số do cơ quan thuế cấp (điểm a khoản 4 Điều 5 Thông tư 86).
Điểm ngoại lệ thứ hai đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp FDI có chuyên gia nước ngoài — sẽ phân tích kỹ ở mục 3.
Bảng so sánh trước và sau 01/7/2025:
| Đối tượng | Trước 01/7/2025 | Từ 01/7/2025 |
|---|---|---|
| Cá nhân người Việt Nam | Mã số thuế 10 số do cơ quan thuế cấp | Số định danh cá nhân (12 số trên căn cước) |
| Người phụ thuộc | Mã số thuế người phụ thuộc do cơ quan thuế cấp | Số định danh cá nhân của người phụ thuộc |
| Hộ kinh doanh / cá nhân kinh doanh | Mã số thuế hộ kinh doanh do cơ quan thuế cấp | Số định danh cá nhân của người đại diện |
| Cá nhân nước ngoài không có số định danh | Mã số thuế 10 số do cơ quan thuế cấp | Giữ nguyên mã số thuế do cơ quan thuế cấp |
| Doanh nghiệp, tổ chức | Mã số thuế do cơ quan thuế cấp | Giữ nguyên, không thay đổi |
2.2. Lộ trình chuyển đổi: ba trường hợp theo Điều 39
Thông tư 86 không bắt mọi người nộp thuế làm thủ tục đổi mã số thuế. Điều 39 quy định chuyển tiếp theo ba trường hợp:
Trường hợp 1 — thông tin đã khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư: cơ quan thuế tự động chuyển đổi, không phát sinh thủ tục hành chính đối với người nộp thuế. Hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân được sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế bắt đầu từ ngày 01/7/2025, bao gồm cả việc điều chỉnh, bổ sung nghĩa vụ thuế phát sinh theo mã số thuế đã cấp trước đó. Cơ quan thuế theo dõi, quản lý toàn bộ dữ liệu — kể cả dữ liệu đăng ký giảm trừ gia cảnh của người phụ thuộc — bằng số định danh cá nhân.
Trường hợp 2 — thông tin chưa khớp hoặc chưa đầy đủ: cơ quan thuế chuyển mã số thuế sang trạng thái 10 "Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân". Người nộp thuế phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế theo khoản 1, khoản 4 Điều 25 Thông tư 86 để thông tin khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trước khi sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế.
Trường hợp 3 — cá nhân có hơn một mã số thuế: người nộp thuế phải cập nhật thông tin số định danh cá nhân cho các mã số thuế đã được cấp để cơ quan thuế tích hợp các mã số thuế vào số định danh cá nhân, hợp nhất dữ liệu thuế của người nộp thuế theo một số định danh duy nhất. Hệ quả tích cực: các hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế và giấy tờ có giá trị pháp lý khác đã lập bằng mã số thuế cũ tiếp tục được sử dụng để thực hiện thủ tục hành chính về thuế và chứng minh nghĩa vụ thuế — không phải điều chỉnh thông tin mã số thuế trên đó sang số định danh cá nhân.
2.3. Cách ghi số định danh trong hồ sơ thuế
Công văn 2163/CT-QLTT hướng dẫn rất thực tế tại Mục 3: sau khi được sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế, người nộp thuế ghi số định danh cá nhân vào chỉ tiêu "mã số thuế" trên tờ khai, chứng từ nộp thuế, hóa đơn, hồ sơ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và các hồ sơ, chứng từ, tài liệu khác có yêu cầu kê khai mã số thuế. Nói cách khác, biểu mẫu không đổi tên chỉ tiêu — nội dung điền vào đổi từ mã số thuế 10 số sang số định danh 12 số.
Một điểm đáng chú ý cho kỳ quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025: trường hợp mã số thuế đang ở trạng thái chờ cập nhật, người nộp thuế có thể cập nhật thông tin trên eTax, và việc này không ảnh hưởng đến việc nộp quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025. Về lâu dài, hệ thống thuế sẽ liên kết các mã số thuế bằng số định danh cá nhân, thực hiện bù trừ nghĩa vụ thuế theo số định danh và tổng hợp quyết toán thuế thu nhập cá nhân trên toàn quốc theo số định danh duy nhất (Công văn 2065/CT-NVT).
2.4. Tài khoản định danh điện tử của tổ chức trong giao dịch thuế điện tử
Cùng mốc 01/7/2025, một thay đổi song hành mà doanh nghiệp không được bỏ sót: theo Công văn 2065/CT-NVT và Nghị định 69/2024/NĐ-CP về định danh và xác thực điện tử, tài khoản do Cổng dịch vụ công quốc gia cấp cho tổ chức chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/6/2025. Từ ngày 01/7/2025, cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng tài khoản định danh điện tử do Bộ Công an cấp khi thực hiện thủ tục hành chính thuế bằng phương thức điện tử.
Khi làm thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử của tổ chức, doanh nghiệp cần kê khai thông tin thống nhất với thông tin đã đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế: tên, mã số thuế, ngày thành lập, địa chỉ trụ sở chính của tổ chức; họ tên và số định danh cá nhân của người đại diện theo pháp luật. Ngoại lệ: trường hợp đến 01/7/2025 đang làm thủ tục cấp nhưng chưa được cấp, hoặc cá nhân là người nước ngoài / tổ chức có người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài chưa được cấp tài khoản định danh điện tử, thì tiếp tục thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước qua tài khoản thuế điện tử cho đến khi được cấp.
2.5. Định hướng trong Luật Quản lý thuế 2025
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2026) tiếp tục củng cố chủ trương này tại khoản 1 Điều 11: mã số thuế của cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là số định danh cá nhân được cấp theo quy định của pháp luật về căn cước. Như vậy, việc chuyển đổi từ 01/7/2025 không phải giải pháp tình thế mà là bước đi có tính chiến lược, được luật hóa lâu dài. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ theo hướng dùng số định danh cá nhân làm định danh thuế duy nhất cho cá nhân, thay vì coi đây là đợt cập nhật một lần.
3. Tác động thực tế tới doanh nghiệp
3.1. Doanh nghiệp có đội ngũ người lao động là công dân Việt Nam
Đây là nhóm chịu tác động lớn nhất. Mọi nghiệp vụ liên quan đến thuế thu nhập cá nhân của người lao động — khấu trừ hàng tháng, quyết toán năm, đăng ký và điều chỉnh người phụ thuộc, cấp chứng từ khấu trừ thuế — đều chuyển sang dùng số định danh cá nhân tại chỉ tiêu mã số thuế. Hệ thống kế toán, phần mềm tính lương (payroll) và công cụ kê khai (HTKK, eTax) của doanh nghiệp phải được cập nhật để nhận định dạng 12 chữ số thay vì 10 chữ số như trước. Sai sót thường gặp nhất là hệ thống cũ vẫn validate độ dài 10 ký tự, khiến tờ khai bị từ chối.
3.2. Doanh nghiệp có chuyên gia, lao động nước ngoài
Nhóm này cần xử lý riêng, không được áp dụng máy móc. Người lao động nước ngoài không có số định danh cá nhân tiếp tục dùng mã số thuế 10 số do cơ quan thuế cấp. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp FDI có cả hai nhóm lao động trong cùng một bảng lương và cùng một tờ khai khấu trừ — bộ phận nhân sự và kế toán phải phân loại đúng từng cá nhân, tránh tình trạng điền số hộ chiếu hoặc số định danh không tồn tại vào chỉ tiêu mã số thuế. Với người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài, doanh nghiệp cũng cần lưu ý ngoại lệ về tài khoản định danh điện tử nêu tại mục 2.4.
3.3. Doanh nghiệp giao dịch với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Khi mua hàng hóa, dịch vụ của hộ kinh doanh hoặc thuê tài sản của cá nhân, doanh nghiệp với vai trò bên mua và bên khấu trừ thuế cần cập nhật thông tin đối tác: mã số thuế hộ kinh doanh cũ được thay bằng số định danh cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh. Các hợp đồng đang thực hiện nên được rà soát điều khoản về thông tin thuế của các bên; chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (ví dụ khấu trừ 10% khi chi trả cho cá nhân kinh doanh) phải ghi đúng số định danh mới. Hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng là cá nhân cũng ghi số định danh cá nhân tại chỉ tiêu mã số thuế.
3.4. Rủi ro khi chậm cập nhật
Rủi ro không nằm ở chế tài phạt trực tiếp cho việc "không đổi mã số thuế" — vì pháp luật không đặt ra thủ tục đổi — mà nằm ở hệ quả vận hành: tờ khai bị hệ thống từ chối do sai định dạng, dữ liệu khấu trừ không khớp khiến quyết toán thuế thu nhập cá nhân của người lao động bị vướng, và thông tin người phụ thuộc không được ghi nhận đúng dẫn đến mất quyền giảm trừ gia cảnh. Với doanh nghiệp, chi phí lớn nhất thường là thời gian xử lý lại hồ sơ và giải trình với người lao động khi quyền lợi thuế của họ bị ảnh hưởng.
4. Việc cần làm và thời hạn
Doanh nghiệp nên triển khai theo thứ tự ưu tiên sau:
- Rà soát trạng thái mã số thuế của toàn bộ người lao động — tra cứu trên ứng dụng eTax Mobile hoặc Cổng thông tin thuế điện tử; lập danh sách các trường hợp mã số thuế ở trạng thái 10 "chờ cập nhật số định danh cá nhân" để phối hợp người lao động cập nhật thông tin đăng ký thuế cho khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nên làm ngay, không chờ đến kỳ quyết toán.
- Phân loại lao động nước ngoài — lập danh sách riêng người lao động không có số định danh cá nhân, giữ nguyên mã số thuế do cơ quan thuế cấp khi kê khai; kiểm tra lại để không điền nhầm thông tin khác vào chỉ tiêu mã số thuế.
- Cập nhật hệ thống kê khai và tính lương — cấu hình lại phần mềm payroll, HTKK/eTax và các biểu mẫu nội bộ để chỉ tiêu mã số thuế của cá nhân nhận định dạng số định danh 12 chữ số; kiểm tra quy tắc validate độ dài ký tự trước khi nộp tờ khai chính thức.
- Rà soát đăng ký người phụ thuộc — đối với hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh mới, sử dụng số định danh cá nhân của người phụ thuộc; kiểm tra lại các hồ sơ đã đăng ký trước đây để bảo đảm dữ liệu được cơ quan thuế quản lý thống nhất theo số định danh.
- Cập nhật mẫu hóa đơn điện tử và thông tin đối tác — cấu hình phần mềm hóa đơn để ghi số định danh cá nhân tại chỉ tiêu mã số thuế khi người mua là cá nhân; cập nhật thông tin thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là nhà cung cấp trong danh mục đối tác.
- Hoàn tất tài khoản định danh điện tử của tổ chức — đối chiếu thông tin đăng ký (tên, mã số thuế, ngày thành lập, địa chỉ trụ sở, thông tin người đại diện theo pháp luật) giữa đăng ký doanh nghiệp và cơ quan thuế trước khi làm thủ tục cấp tài khoản; doanh nghiệp có người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài lưu ý lộ trình ngoại lệ và tiếp tục dùng tài khoản thuế điện tử trong thời gian chờ.
- Lưu trữ và đối chiếu hồ sơ cũ — hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế đã lập bằng mã số thuế cũ vẫn có giá trị pháp lý, không phải điều chỉnh lại; nhưng khi tra cứu, đối chiếu nghĩa vụ thuế sau này, sử dụng số định danh cá nhân làm khóa tra cứu chính.
5. Điểm chưa rõ cần theo dõi thêm
Bên cạnh các nội dung đã được hướng dẫn rõ, còn một số điểm doanh nghiệp nên theo dõi thay vì kết luận vội:
- Thao tác cập nhật số định danh cho cá nhân có nhiều mã số thuế trên eTax: pháp luật quy định nguyên tắc hợp nhất dữ liệu theo số định danh cá nhân, và các nguồn hướng dẫn cho biết có thể cập nhật thông tin trên eTax; tuy nhiên quy trình thao tác chi tiết cho từng trường hợp cụ thể có thể tiếp tục được cơ quan thuế hoàn thiện. Doanh nghiệp có người lao động thuộc diện này nên chủ động theo dõi hướng dẫn mới và làm việc sớm với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Danh mục mẫu tờ khai áp dụng: Công văn 2163/CT-QLTT nêu nguyên tắc chung "ghi số định danh cá nhân vào chỉ tiêu mã số thuế trên tờ khai" mà không liệt kê từng số hiệu mẫu tờ khai. Khi kê khai các sắc thuế khác nhau liên quan đến cá nhân, doanh nghiệp nên đối chiếu với phiên bản mẫu biểu mới nhất trên hệ thống thuế điện tử tại thời điểm kê khai.
- Chứng thư số, chữ ký số của cá nhân: hiện chưa có văn bản nào được kiểm chứng quy định bắt buộc phải cập nhật chứng thư số từ mã số thuế cũ sang số định danh cá nhân. Doanh nghiệp và cá nhân nên rà soát trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đang sử dụng để xác nhận, thay vì tự kết luận.
Với các tình huống cụ thể phát sinh trong quá trình chuyển đổi — đặc biệt khi liên quan đến lao động nước ngoài, người phụ thuộc hoặc nghĩa vụ thuế của các kỳ trước — doanh nghiệp nên tham vấn ý kiến pháp lý trước khi xử lý để tránh rủi ro về sau.
6. Câu hỏi thường gặp
Từ 01/7/2025, doanh nghiệp có phải làm thủ tục đổi mã số thuế sang số định danh cho người lao động không?
Không. Việc chuyển đổi do cơ quan thuế thực hiện tự động trên hệ thống đối với các trường hợp thông tin đăng ký thuế đã khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; không phát sinh thủ tục hành chính cho người nộp thuế khi chuyển đổi (Điều 39 Thông tư 90/2026/TT-BTC). Doanh nghiệp chỉ cần rà soát trạng thái mã số thuế của người lao động và phối hợp cập nhật thông tin trong trường hợp mã số thuế ở trạng thái chờ cập nhật số định danh cá nhân.
Kê khai thuế thu nhập cá nhân cho người lao động từ 01/7/2025 ghi mã số thuế cũ hay số định danh cá nhân?
Ghi số định danh cá nhân vào chỉ tiêu "mã số thuế" trên tờ khai, chứng từ nộp thuế, hồ sơ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và các hồ sơ, chứng từ có yêu cầu kê khai mã số thuế, theo hướng dẫn tại Công văn 2163/CT-QLTT của Cục Thuế. Trường hợp mã số thuế đang ở trạng thái chờ cập nhật, người nộp thuế có thể cập nhật thông tin trên eTax; việc này không ảnh hưởng đến việc nộp quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025.
Lao động là người nước ngoài không có số định danh cá nhân thì kê khai thế nào?
Cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài mà không có số định danh cá nhân được xác lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì vẫn sử dụng mã số thuế 10 chữ số do cơ quan thuế cấp (điểm a khoản 4 Điều 5 Thông tư 90/2026/TT-BTC). Doanh nghiệp cần phân loại đúng hai nhóm lao động này khi kê khai để tránh nhầm lẫn.
Hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng là cá nhân từ 01/7/2025 ghi thông tin gì?
Ghi số định danh cá nhân vào chỉ tiêu mã số thuế trên hóa đơn, theo hướng dẫn tại Công văn 2163/CT-QLTT. Doanh nghiệp nên rà soát mẫu hóa đơn và cấu hình phần mềm hóa đơn điện tử để trường thông tin này nhận đúng định dạng 12 chữ số của số định danh cá nhân.
Hóa đơn, chứng từ đã lập bằng mã số thuế cũ trước 01/7/2025 có còn giá trị không?
Còn. Theo khoản 4 Điều 39 Thông tư 90/2026/TT-BTC, khi mã số thuế đã được tích hợp vào số định danh cá nhân thì các hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế và giấy tờ có giá trị pháp lý khác đã lập có sử dụng thông tin mã số thuế của cá nhân tiếp tục được sử dụng để thực hiện thủ tục hành chính về thuế và chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ thuế, mà không phải điều chỉnh thông tin mã số thuế trên đó sang số định danh cá nhân.
Cần rà soát việc chuyển đổi số định danh cá nhân cho doanh nghiệp của bạn?
Việc chuyển đổi sang số định danh cá nhân thay mã số thuế tưởng đơn giản nhưng chạm đến toàn bộ quy trình nhân sự — kế toán — thuế của doanh nghiệp, đặc biệt với doanh nghiệp FDI có cả lao động Việt Nam và chuyên gia nước ngoài. FLAT Law Firm hỗ trợ doanh nghiệp rà soát trạng thái mã số thuế của người lao động, cập nhật quy trình kê khai thuế thu nhập cá nhân và hóa đơn điện tử, xử lý các trường hợp thông tin chưa khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, và đồng hành trong giao dịch thuế điện tử bằng tài khoản định danh điện tử của tổ chức. Liên hệ hotline 0988424851 để được tư vấn cho trường hợp cụ thể của doanh nghiệp bạn.
—
Tài liệu tham khảo
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, khoản 7 Điều 35.
- Thông tư 90/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 01/7/2026, thay thế Thông tư 90/2026/TT-BTC) của Bộ Tài chính quy định về đăng ký thuế.
- Công văn số 2065/CT-NVT ngày 26/6/2025 của Cục Thuế về triển khai sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế.
- Công văn số 2163/CT-QLTT ngày 30/6/2025 của Cục Thuế về hướng dẫn người nộp thuế sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế.
- Luật Căn cước số 26/2023/QH15, Điều 12.
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, khoản 1 Điều 11 (hiệu lực 01/7/2026).
- Nghị định số 69/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ về định danh và xác thực điện tử.
—
