FLAT LAW FIRM
Yêu cầu tư vấn

Lao động

Công ty mẹ TQ cử người sang điều hành: giấy phép lao động

8 phút đọcFLAT LAW FIRM
Minh họa thủ tục giấy phép lao động cho nhân sự công ty mẹ Trung Quốc sang Việt Nam điều hành

Công ty mẹ Trung Quốc cử người sang Việt Nam điều hành: cần giấy phép lao động không?

Khi công ty mẹ tại Trung Quốc muốn cử tổng giám đốc, giám đốc tài chính hoặc chuyên gia kỹ thuật sang điều hành công ty con/nhà máy tại Việt Nam, câu hỏi đầu tiên của bộ phận nhân sự thường là: có cần giấy phép lao động không? Câu trả lời ngắn gọn: có, trừ khi thuộc trường hợp được miễn — và trường hợp "di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp" chính là lối đi phổ biến nhất cho các tập đoàn Trung Quốc.

Bài viết này hệ thống toàn bộ khung pháp lý áp dụng năm 2026: khi nào phải xin giấy phép lao động (GPLĐ), khi nào được miễn, thủ tục ra sao, và các nghĩa vụ đi kèm (thẻ tạm trú, BHXH, thuế TNCN).

Mục lục

1. Nguyên tắc chung: người nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Điều 151–152 Bộ luật Lao động 2019 quy định: người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, trừ các trường hợp được miễn theo Điều 154.

Điều kiện chung để được cấp GPLĐ:

  • Từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
  • Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề phù hợp với chức danh công việc;
  • Có sức khỏe phù hợp yêu cầu công việc;
  • Không phải người đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích;
  • Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý thực tiễn: trước khi nộp hồ sơ xin GPLĐ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và được chấp thuận bằng văn bản. Đây là bước nhiều doanh nghiệp FDI bỏ sót, dẫn đến hồ sơ bị trả về.

2. Trường hợp được miễn giấy phép lao động

Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các trường hợp miễn GPLĐ, được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/8/2025, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP). Với công ty mẹ Trung Quốc, các trường hợp đáng chú ý:

  1. Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ trong cam kết của Việt Nam với WTO (kế toán, kiến trúc, công nghệ thông tin… — phạm vi áp dụng cần đối chiếu cam kết cụ thể).
  2. Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật trong một số trường hợp đặc thù (ví dụ: vào Việt Nam dưới 30 ngày và không quá 3 lần/năm; xử lý sự cố kỹ thuật…).
  3. Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam.
  4. Các trường hợp theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Điểm mấu chốt: được miễn GPLĐ không có nghĩa là không cần làm thủ tục gì — người sử dụng lao động vẫn phải báo cáo với cơ quan quản lý lao động về trường hợp miễn. Bỏ qua bước này vẫn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

3. Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: điều kiện và thủ tục

Đây là cơ chế được các tập đoàn đa quốc gia (trong đó có nhiều công ty mẹ Trung Quốc) sử dụng nhiều nhất để đưa người sang điều hành công ty con tại Việt Nam.

Điều kiện:

  • Doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam (công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện…);
  • Người lao động được doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc tại hiện diện thương mại đó;
  • Giữ chức danh nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật;
  • Đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng ít nhất 12 tháng trước khi cử sang.

Hồ sơ chứng minh thường bao gồm: quyết định cử/bổ nhiệm của công ty mẹ, hợp đồng lao động hoặc xác nhận quá trình làm việc thể hiện đủ 12 tháng, giấy tờ chứng minh chức danh và trình độ chuyên môn, hộ chiếu.

Thủ tục: người sử dụng lao động báo cáo với Sở Nội vụ (cơ quan quản lý lao động địa phương) về việc sử dụng người lao động nước ngoài thuộc diện miễn GPLĐ, trước ít nhất 3 ngày làm việc kể từ ngày dự kiến bắt đầu làm việc.

4. Xin cấp giấy phép lao động khi không thuộc diện miễn

Nếu người được cử không đáp ứng điều kiện miễn (ví dụ: mới tuyển dưới 12 tháng, hoặc chức danh không thuộc nhóm được miễn), doanh nghiệp phải xin cấp GPLĐ theo trình tự:

  1. Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài → xin văn bản chấp thuận (trước ít nhất 15 ngày).
  2. Nộp hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ tại Sở Nội vụ: văn bản đề nghị, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp (hợp pháp hóa lãnh sự nếu cấp ở Trung Quốc), văn bằng/chứng chỉ, hộ chiếu, ảnh…
  3. Thời hạn giải quyết: 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
  4. Thời hạn GPLĐ: tối đa 2 năm, được gia hạn một lần tối đa 2 năm. Muốn tiếp tục sử dụng thì làm thủ tục cấp mới.

Lưu ý về hợp pháp hóa lãnh sự: giấy tờ do Trung Quốc cấp (lý lịch tư pháp, văn bằng) cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt. Nên chuẩn bị sớm vì khâu này thường mất nhiều thời gian nhất.

5. Nghĩa vụ đi kèm: thẻ tạm trú, BHXH, thuế TNCN

Thẻ tạm trú: người lao động nước ngoài có GPLĐ hoặc giấy xác nhận miễn GPLĐ được xem xét cấp thẻ tạm trú với thời hạn phù hợp (tối đa bằng thời hạn GPLĐ). Thẻ tạm trú thay thế thị thực trong thời gian cư trú.

BHXH: theo khoản 2 Điều 2 Luật BHXH 2024, người nước ngoài có hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng thuộc diện BHXH bắt buộc — trừ các trường hợp: di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; đã đủ tuổi nghỉ hưu khi giao kết hợp đồng; điều ước quốc tế có quy định khác. Như vậy, người được cử theo diện di chuyển nội bộ không phải đóng BHXH.

Thuế TNCN: người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có nghĩa vụ thuế TNCN theo quy định của Luật Thuế TNCN và hiệp định tránh đánh thuế hai lần Việt Nam–Trung Quốc (nếu là cá nhân cư trú). Doanh nghiệp chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ, khai và quyết toán theo năm.

6. Checklist cho công ty mẹ Trung Quốc

  • [ ] Xác định chức danh và thời gian làm việc tại công ty mẹ (đủ 12 tháng chưa?)
  • [ ] Đánh giá có thuộc diện miễn GPLĐ (di chuyển nội bộ) hay phải xin cấp mới
  • [ ] Chuẩn bị hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ từ Trung Quốc sớm
  • [ ] Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nếu xin cấp mới)
  • [ ] Nộp hồ sơ miễn/cấp GPLĐ tại Sở Nội vụ trước ngày bắt đầu làm việc
  • [ ] Làm thẻ tạm trú sau khi có GPLĐ/xác nhận miễn
  • [ ] Đăng ký/khai thuế TNCN, xác định nghĩa vụ BHXH (đối chiếu diện loại trừ)
  • [ ] Theo dõi thời hạn GPLĐ để gia hạn/cấp mới kịp thời

Câu hỏi thường gặp

5 câu hỏi (điều kiện miễn GPLĐ, di chuyển nội bộ, thời hạn GPLĐ, BHXH, giấy tờ đi kèm) xem đầy đủ trong frontmatter `faq_items`.

Khi nào cần luật sư

Khi bạn cần: đánh giá người được cử có thuộc diện miễn GPLĐ không; chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự từ Trung Quốc; xử lý trường hợp bị từ chối/chậm cấp GPLĐ; hoặc xây dựng chính sách luân chuyển nhân sự xuyên biên giới cho tập đoàn. Liên hệ FLAT Law Firm — hotline 0988424851.

Căn cứ pháp lý

  • Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14), hiệu lực 01/01/2021 — Điều 151, 152 (điều kiện GPLĐ), Điều 154 (các trường hợp miễn), Điều 155 (thời hạn).
  • Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/8/2025, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP) — giấy phép lao động, các trường hợp miễn và trình tự cấp.
  • Luật BHXH 2024 (41/2024/QH15), hiệu lực 01/7/2025 — khoản 2 Điều 2 (đối tượng NNN tham gia BHXH bắt buộc và các trường hợp loại trừ; đã đối chiếu độc lập 28/9/2026).