FLAT LAW FIRM
Yêu cầu tư vấn

Dữ liệu, công nghệ & tuân thủ

Checklist tuân thủ năm đầu tiên của công ty FDI mới thành lập

33 phút đọcFLAT LAW FIRM
Không gian văn phòng trống

Nhận Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) mới chỉ là điểm khởi đầu của checklist tuân thủ năm đầu công ty FDI. Trên thực tế, rất nhiều công ty FDI bị xử phạt hoặc ách tắc hoạt động không phải vì thiếu giấy phép, mà vì bỏ sót những nghĩa vụ tuân thủ phát sinh ngay trong 12 tháng đầu sau thành lập: công bố thông tin doanh nghiệp, góp vốn đúng hạn, tài khoản vốn đầu tư, hóa đơn điện tử, khai trình lao động, bảo hiểm xã hội, giấy phép lao động cho người nước ngoài, báo cáo đầu tư định kỳ. Mỗi nghĩa vụ đều gắn với một thời hạn cụ thể, và việc bỏ lỡ thời hạn thường chỉ được phát hiện khi cơ quan nhà nước thanh tra, kiểm tra.

Bài viết này là checklist đầy đủ 16 đầu việc tuân thủ của năm đầu tiên, sắp xếp theo trình tự thời gian, mỗi mục nêu rõ việc gì phải làm, tại sao bắt buộc, làm thế nào và những lưu ý thực tế kèm căn cứ pháp lý đang hiệu lực tại thời điểm tháng 9/2026.

Phạm vi bài viết: checklist này bắt đầu từ thời điểm công ty đã có IRC và ERC. Nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn chuẩn bị xin IRC, hãy tham khảo checklist hồ sơ xin IRC cho công ty sản xuất FDI (T-015) và bài FAQ 20 câu hỏi thường gặp khi thành lập công ty FDI (T-025) trong cùng cụm chủ đề.

Mục lục

Bảng tóm tắt các thời hạn then chốt

Thời điểmĐầu việc
Ngay sau khi có ERC (tuần 1-2)Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp; mở tài khoản vốn đầu tư; đăng ký thuế; đăng ký hóa đơn điện tử; đăng ký chữ ký số
Trong 30 ngày từ khi bắt đầu hoạt động / giao kết hợp đồng lao độngKhai trình sử dụng lao động; đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
Trong 90 ngày từ ngày cấp ERCGóp đủ vốn điều lệ đã cam kết
Trước khi người nước ngoài vào làm việcXin giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động
Trước khi xây dựng / vận hành cơ sởGiấy phép con ngành nghề có điều kiện; thẩm duyệt, nghiệm thu PCCC; giấy phép môi trường hoặc đăng ký môi trường
Định kỳKê khai thuế (tháng/quý); báo cáo tình hình sử dụng lao động (6 tháng, hằng năm); báo cáo hoạt động đầu tư (hằng quý, hằng năm)
Cuối năm tài chính đầu tiênKiểm toán báo cáo tài chính năm

1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong 30 ngày

Việc gì: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tại sao: Đây là nghĩa vụ công khai bắt buộc theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020 (59/2020/QH14). Thông tin công ty chỉ được coi là đã công bố hợp lệ khi xuất hiện trên Cổng thông tin quốc gia; việc không công bố có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và gây khó khăn khi đối tác, ngân hàng tra cứu thông tin pháp lý của công ty.

Làm thế nào: Nộp đề nghị công bố kèm phí công bố thông qua Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc thực hiện trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi công bố thành công, lưu lại biên nhận và kiểm tra thông tin hiển thị có chính xác không.

Lưu ý: Mọi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp sau này (địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ, ngành nghề) cũng phải được công bố lại trong thời hạn tương tự. Công ty FDI mới thành lập thường thay đổi thông tin trong năm đầu nên cần đưa việc này vào quy trình nội bộ.

Căn cứ: Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020.

2. Góp đủ vốn điều lệ trong 90 ngày kể từ ngày cấp ERC

Việc gì: Thành viên, cổ đông phải góp đủ và đúng loại tài sản đã cam kết khi đăng ký thành lập trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn ngắn hơn.

Tại sao: Đây là nghĩa vụ cốt lõi của nhà đầu tư, quy định tại Điều 47 (công ty TNHH hai thành viên trở lên), Điều 75 (công ty TNHH một thành viên) và Điều 113 (công ty cổ phần) Luật Doanh nghiệp 2020. Vốn góp qua tài khoản vốn đầu tư cũng là cơ sở để cơ quan quản lý đánh giá tính nghiêm túc của cam kết đầu tư ghi trong IRC.

Làm thế nào: Chuyển tiền góp vốn từ nước ngoài vào Việt Nam thông qua tài khoản vốn đầu tư của công ty mở tại ngân hàng được phép (xem mục 3), đúng loại tiền và đúng chủ thể góp vốn như đã đăng ký. Giữ đầy đủ chứng từ chuyển tiền, sao kê ngân hàng và biên bản xác nhận góp vốn.

Lưu ý: Nếu hết 90 ngày mà chưa góp đủ, công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ theo số vốn đã góp thực tế trong thời hạn luật định; thành viên chưa góp đủ vẫn phải chịu trách nhiệm tương ứng với phần vốn đã cam kết đối với các nghĩa vụ tài chính phát sinh. Góp vốn chậm còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Trường hợp muốn tăng vốn sau này, cần làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và cập nhật trên IRC nếu tổng vốn đầu tư thay đổi.

Căn cứ: Điều 47, Điều 75, Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020.

3. Mở và sử dụng đúng tài khoản vốn đầu tư tại ngân hàng được phép

Việc gì: Công ty FDI mở tài khoản vốn đầu tư (tên gọi mới theo quy định hiện hành là "Tài khoản đầu tư nước ngoài tại Việt Nam") tại một ngân hàng được phép hoạt động ngoại hối tại Việt Nam, và thực hiện mọi giao dịch góp vốn, chuyển lợi nhuận, chuyển vốn ra nước ngoài thông qua tài khoản này.

Tại sao: Mọi dòng tiền vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài vào và ra khỏi Việt Nam đều phải đi qua tài khoản vốn đầu tư theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Chuyển tiền góp vốn không qua tài khoản vốn đầu tư có thể khiến khoản góp vốn không được công nhận và gây rắc rối khi chuyển lợi nhuận về nước sau này.

Làm thế nào: Liên hệ ngân hàng được phép để mở tài khoản vốn đầu tư bằng ngoại tệ và/hoặc bằng đồng Việt Nam. Điểm thuận lợi theo quy định mới: doanh nghiệp được mở tài khoản vốn đầu tư trước khi được cấp hoặc điều chỉnh IRC để nhận vốn điều lệ và thanh toán các chi phí hợp pháp liên quan đến hoạt động chuẩn bị đầu tư tại Việt Nam.

Lưu ý: Từ ngày 18/8/2026, Thông tư 38/2026/TT-NHNN thay thế Thông tư 06/2019/TT-NHNN, trong đó tên gọi "Tài khoản vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài" (DICA) không còn được sử dụng. Khi làm việc với ngân hàng, sử dụng đúng tên gọi mới để tránh nhầm lẫn hồ sơ.

Căn cứ: Thông tư 38/2026/TT-NHNN (hiệu lực 18/8/2026), khoản 3 Điều 7 về việc mở tài khoản trước khi cấp IRC.

4. Đăng ký thuế và hoàn tất nghĩa vụ khai thuế ban đầu

Việc gì: Hoàn tất đăng ký thuế lần đầu và thiết lập đầy đủ nghĩa vụ kê khai, nộp thuế định kỳ ngay từ khi công ty đi vào hoạt động, kể cả khi chưa phát sinh doanh thu.

Tại sao: Mã số thuế của doanh nghiệp được cấp đồng thời với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo cơ chế liên thông (Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hiệu lực 01/7/2025, thay thế các quy định liên thông trước đây). Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải chủ động đăng ký phương thức kê khai, kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Điều 10 Luật Quản lý thuế 2025 (108/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế Luật Quản lý thuế 2019) quy định: doanh nghiệp thực hiện đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp theo cơ chế một cửa liên thông (mã số thuế được cấp cùng ngày đăng ký doanh nghiệp); các trường hợp không thuộc cơ chế liên thông thì đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế. Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định chi tiết thời hạn đăng ký thuế lần đầu là 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy phép thành lập, quyết định thành lập hoặc ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh đối với tổ chức đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế.

Làm thế nào: Làm việc với Chi cục Thuế quản lý để xác nhận: phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hay trực tiếp), kỳ kê khai thuế (tháng hay quý), đăng ký tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế để nộp thuế điện tử, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mục 6). Lập lịch kê khai thuế nội bộ ngay từ tháng đầu tiên.

Lưu ý: Công ty chưa có doanh thu vẫn phải nộp tờ khai thuế đúng hạn (tờ khai trắng); chậm nộp tờ khai bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế độc lập với việc có phát sinh số thuế phải nộp hay không. Chi tiết hồ sơ khai thuế ban đầu có thể khác nhau giữa các địa phương, nên xác nhận trực tiếp với cơ quan thuế quản lý.

Căn cứ: Điều 10 Luật Quản lý thuế 2025 (108/2025/QH15); Nghị định 252/2026/NĐ-CP; Thông tư 89/2026/TT-BTC; Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

5. Lệ phí môn bài: đã được bãi bỏ từ 01/01/2026

Việc gì: Từ năm 2026, doanh nghiệp không còn phải kê khai và nộp lệ phí môn bài.

Tại sao: Khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 về một số cơ chế, chính sách đặc biệt phát triển kinh tế tư nhân quy định chấm dứt việc thu, nộp lệ phí môn bài từ ngày 01/01/2026. Nghị định 362/2025/NĐ-CP sau đó đã bãi bỏ Nghị định 139/2016/NĐ-CP và Nghị định 22/2020/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài. Đây là điểm thay đổi lớn mà nhiều nhà đầu tư nước ngoài chưa cập nhật, do lệ phí môn bài từng là nghĩa vụ "mặc định" của mọi doanh nghiệp mới thành lập trong nhiều năm.

Làm thế nào: Công ty FDI thành lập từ năm 2026 không cần nộp tờ khai lệ phí môn bài và không phải nộp tiền lệ phí môn bài cho năm 2026 và các năm tiếp theo.

Lưu ý: Việc bãi bỏ chỉ áp dụng từ 01/01/2026 trở đi. Nếu công ty có nghĩa vụ lệ phí môn bài còn tồn đọng của các năm trước 2026 (ví dụ trong trường hợp mua lại công ty đã thành lập trước đó), nghĩa vụ đó vẫn phải được xử lý. Khi rà soát tuân thủ cho công ty mới thành lập năm 2026, đây là một đầu việc được "gỡ bỏ" khỏi checklist so với các năm trước, nhưng cần ghi nhận rõ căn cứ để giải trình khi cần.

Căn cứ: Khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15; Nghị định 362/2025/NĐ-CP.

6. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn

Việc gì: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi công ty phát hành hóa đơn cho bất kỳ giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nào.

Tại sao: Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, tổ chức, doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua. Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế chấp nhận trước khi sử dụng. Xuất hóa đơn khi chưa đăng ký hoặc sử dụng hóa đơn không hợp lệ là vi phạm về hóa đơn, có thể bị xử phạt nặng.

Làm thế nào: Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐK-HĐĐT) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, lựa chọn hình thức hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã tùy thuộc đối tượng áp dụng, đồng thời đăng ký chữ ký số sử dụng trên hóa đơn.

Lưu ý: Ngay cả khi năm đầu công ty chủ yếu chi tiêu đầu tư và chưa có doanh thu, vẫn nên hoàn tất đăng ký hóa đơn điện tử sớm để sẵn sàng khi phát sinh giao dịch đầu tiên. Hóa đơn đầu vào hợp lệ trong giai đoạn đầu tư là điều kiện để khấu trừ, hoàn thuế giá trị gia tăng sau này.

Căn cứ: Nghị định 254/2026/NĐ-CP; Thông tư 91/2026/TT-BTC.

7. Đăng ký chữ ký số và tài khoản giao dịch điện tử

Việc gì: Mua chữ ký số (token/USB hoặc chữ ký số từ xa) cho công ty và đăng ký sử dụng trong các giao dịch điện tử với cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội và hệ thống ngân hàng.

Tại sao: Hầu hết nghĩa vụ tuân thủ của doanh nghiệp hiện nay được thực hiện trực tuyến: nộp tờ khai thuế điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội, nộp báo cáo. Không có chữ ký số, công ty không thể hoàn thành các thủ tục này đúng hạn.

Làm thế nào: Ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép, đăng ký thông tin chữ ký số với cơ quan thuế qua hệ thống thuế điện tử, đồng thời đăng ký tài khoản giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

Lưu ý: Chữ ký số phải đứng tên công ty (mã số thuế của công ty), không dùng chữ ký số cá nhân của giám đốc để ký tờ khai thuế của công ty. Phân quyền người sử dụng chữ ký số trong nội bộ và có quy trình bảo quản thiết bị lưu trữ khóa bí mật.

Căn cứ: Khung pháp lý về giao dịch điện tử và các quy định hướng dẫn của Tổng cục Thuế, Bảo hiểm xã hội Việt Nam về kê khai điện tử.

8. Khai trình sử dụng lao động trong 30 ngày; báo cáo định kỳ 6 tháng và hằng năm

Việc gì: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Sau đó, thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ 06 tháng và hằng năm.

Tại sao: Đây là nghĩa vụ tại khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14). Khai trình lao động là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước nắm thông tin về lực lượng lao động của doanh nghiệp, đồng thời là đầu mối liên thông với nghĩa vụ bảo hiểm xã hội và báo cáo thống kê. Không khai trình hoặc báo cáo sai sự thật có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Làm thế nào: Lập sổ quản lý lao động ghi đầy đủ thông tin người lao động theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP; nộp khai trình sử dụng lao động và báo cáo định kỳ 06 tháng (trước ngày 05/6) và hằng năm (trước ngày 05/12) theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hiện nay thực hiện trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Sở Nội vụ địa phương.

Lưu ý: Nghĩa vụ này áp dụng ngay cả khi công ty mới chỉ có một vài lao động đầu tiên, bao gồm cả người quản lý là người nước ngoài. Mỗi lần tuyển mới, chấm dứt hợp đồng lao động đều phải cập nhật vào sổ quản lý lao động.

Căn cứ: Khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019; Điều 3, Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

9. Đăng ký bảo hiểm xã hội bắt buộc trong 30 ngày; áp đúng lương tối thiểu vùng 2026

Việc gì: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc tuyển dụng người lao động, người sử dụng lao động phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động và hằng tháng trích đóng đầy đủ.

Tại sao: Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (41/2024/QH15, hiệu lực 01/7/2025) quy định thời hạn đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tính theo số lao động và số tháng vi phạm, đồng thời phải đóng đủ số tiền chậm đóng kèm tiền lãi.

Làm thế nào: Đăng ký đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở; hằng tháng kê khai lao động tăng, giảm và nộp tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đúng hạn qua hệ thống giao dịch điện tử.

Lưu ý: Mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại nơi người lao động làm việc. Từ 01/01/2026, áp dụng mức lương tối thiểu vùng mới theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP: Vùng I 5.310.000 đồng/tháng, Vùng II 4.730.000 đồng/tháng, Vùng III 4.140.000 đồng/tháng, Vùng IV 3.700.000 đồng/tháng. Công ty FDI đặt nhà máy, văn phòng tại địa bàn nào thì tra cứu đúng vùng của địa bàn đó theo phụ lục của nghị định.

Căn cứ: Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024; Nghị định 293/2025/NĐ-CP.

10. Giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Việc gì: Trước khi người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc tại công ty, phải xin giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động, tùy từng trường hợp.

Tại sao: Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động hợp lệ thì cả người lao động và người sử dụng lao động đều có thể bị xử phạt vi phạm hành chính; trường hợp nghiêm trọng, người nước ngoài có thể bị trục xuất. Đây là một trong những vi phạm phổ biến nhất của công ty FDI trong năm đầu, khi chuyên gia, quản lý từ công ty mẹ sang làm việc nhưng thủ tục giấy phép chưa hoàn tất.

Làm thế nào: Xác định vị trí công việc (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật) và kiểm tra xem có thuộc trường hợp miễn giấy phép lao động không — ví dụ người nước ngoài vào Việt Nam làm việc dưới 90 ngày trong một năm ở vị trí quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động. Nếu không thuộc diện miễn, nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động tại cơ quan có thẩm quyền. Từ ngày 07/8/2025, thẩm quyền và trình tự thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (thay thế các quy định về lao động nước ngoài tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP), trong đó thẩm quyền cấp giấy phép lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thủ tục đã được tích hợp, rút ngắn so với trước đây.

Lưu ý: Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm và phải làm thủ tục gia hạn hoặc cấp lại khi hết hạn, thay đổi vị trí công việc. Người nước ngoài cần có giấy phép lao động hợp lệ trước khi ký hợp đồng lao động chính thức và trước khi đăng ký tạm trú dài hạn.

Căn cứ: Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/8/2025).

11. Rà soát ngành nghề kinh doanh có điều kiện và xin giấy phép con

Việc gì: Đối chiếu toàn bộ ngành nghề đã đăng ký trên ERC với danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, xác định những ngành nghề cần giấy phép con (giấy phép đủ điều kiện kinh doanh, chứng nhận, chấp thuận chuyên ngành) và hoàn tất trước khi triển khai hoạt động kinh doanh thực tế.

Tại sao: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ ghi nhận quyền kinh doanh ngành nghề; với ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được hoạt động khi đáp ứng điều kiện và có giấy phép chuyên ngành. Kinh doanh ngành có điều kiện mà chưa có giấy phép con là vi phạm hành chính chuyên ngành, có thể bị đình chỉ hoạt động.

Làm thế nào: Lập danh sách ngành nghề theo mã VSIC đã đăng ký; đối chiếu với Phụ lục IV Luật Đầu tư 2025 (danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện) và văn bản pháp luật chuyên ngành tương ứng (an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, an toàn thực phẩm, y tế, giáo dục, logistics, thương mại điện tử…); lập lộ trình xin từng giấy phép con theo thứ tự ưu tiên gắn với kế hoạch vận hành.

Lưu ý: Danh mục ngành nghề có điều kiện và điều kiện cụ thể thay đổi theo từng văn bản chuyên ngành, không nên áp dụng máy móc danh sách cũ từ các năm trước. Với công ty FDI, một số ngành còn chịu hạn chế tiếp cận thị trường theo cam kết quốc tế, cần kiểm tra song song cả điều kiện đầu tư và điều kiện kinh doanh.

Căn cứ: Phụ lục IV Luật Đầu tư 2025; các văn bản pháp luật chuyên ngành theo từng lĩnh vực.

12. Hoàn thành nghĩa vụ phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ

Việc gì: Đáp ứng đầy đủ yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ (PCCC & CNCH) đối với trụ sở, nhà xưởng, kho bãi của công ty theo quy mô và tính chất nguy hiểm cháy, nổ của cơ sở.

Tại sao: Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024 (55/2024/QH15, hiệu lực 01/7/2025, thay thế Luật PCCC 2001) quy định khung nghĩa vụ PCCC & CNCH của cơ sở. Với công ty sản xuất FDI xây dựng nhà xưởng, việc thẩm duyệt thiết kế về PCCC và nghiệm thu về PCCC là điều kiện bắt buộc trước khi đưa công trình vào sử dụng. Đưa cơ sở vào hoạt động khi chưa nghiệm thu PCCC có thể bị đình chỉ hoạt động và xử phạt nặng.

Làm thế nào: Xác định cơ sở có thuộc diện phải thẩm duyệt thiết kế, nghiệm thu về PCCC không; lập hồ sơ đề nghị thẩm duyệt trước khi thi công; sau khi hoàn thành xây lắp, đề nghị nghiệm thu về PCCC; ban hành nội quy, thành lập đội PCCC cơ sở, trang bị phương tiện chữa cháy và tổ chức diễn tập theo quy định.

Lưu ý: Nghĩa vụ PCCC không chỉ là thủ tục một lần khi xây dựng. Trong suốt quá trình hoạt động, công ty phải duy trì điều kiện an toàn PCCC, bảo dưỡng phương tiện, huấn luyện định kỳ và chịu kiểm tra của cơ quan Cảnh sát PCCC. Mọi cải tạo, thay đổi công năng nhà xưởng đều phải đánh giá lại về PCCC.

Căn cứ: Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024 (55/2024/QH15).

13. Giấy phép môi trường hoặc đăng ký môi trường trước khi vận hành

Việc gì: Hoàn thành thủ tục môi trường theo quy định — giấy phép môi trường hoặc đăng ký môi trường tùy theo quy mô, công suất và loại hình dự án — trước khi đưa dự án vào vận hành chính thức.

Tại sao: Luật Bảo vệ môi trường 2020 (72/2020/QH14) và Nghị định 08/2022/NĐ-CP phân loại dự án đầu tư thành các nhóm phải có giấy phép môi trường, phải đăng ký môi trường hoặc được miễn trừ. Vận hành dự án khi chưa hoàn thành thủ tục môi trường là vi phạm hành chính về môi trường, có thể bị đình chỉ và buộc khắc phục với chi phí lớn.

Làm thế nào: Căn cứ quy mô, công suất, ngành nghề và yếu tố nhạy cảm về môi trường của dự án để xác định thuộc đối tượng nào; lập hồ sơ đề nghị cấp giấy phép môi trường hoặc thực hiện đăng ký môi trường tại cơ quan có thẩm quyền (Bộ Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc Ban quản lý khu công nghiệp theo phân cấp); hoàn thành trước khi vận hành thử nghiệm và vận hành chính thức.

Lưu ý: Thủ tục môi trường thường tốn nhiều thời gian chuẩn bị (quan trắc, lập báo cáo, lấy ý kiến), nên cần khởi động song song với quá trình xây dựng, không để đến khi nhà xưởng hoàn thành mới bắt đầu làm. Việc phân loại dự án thuộc diện nào cần đối chiếu kỹ quy định, không tự kết luận.

Căn cứ: Luật Bảo vệ môi trường 2020; Nghị định 08/2022/NĐ-CP.

14. Tuân thủ nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân

Việc gì: Thiết lập các biện pháp tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với dữ liệu của người lao động, khách hàng, đối tác mà công ty thu thập và xử lý trong năm đầu hoạt động.

Tại sao: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (91/2025/QH15, hiệu lực 01/01/2026) quy định nghĩa vụ của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân và bên xử lý dữ liệu cá nhân, bao gồm nguyên tắc xử lý, thông báo cho chủ thể dữ liệu, bảo đảm an toàn dữ liệu và xử lý sự cố. Công ty FDI ngay từ năm đầu đã xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động (hồ sơ nhân sự, sinh trắc học chấm công), khách hàng và nhà cung cấp; vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt đáng kể.

Làm thế nào: Rà soát các luồng dữ liệu cá nhân công ty đang xử lý; ban hành chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân nội bộ; bổ sung điều khoản chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân trong hợp đồng lao động và hợp đồng với đối tác; phân quyền truy cập dữ liệu; xây dựng quy trình ứng phó sự cố rò rỉ dữ liệu.

Lưu ý: Với công ty FDI có công ty mẹ ở nước ngoài, việc chuyển dữ liệu cá nhân của người lao động, khách hàng tại Việt Nam ra nước ngoài (ví dụ lưu trữ trên hệ thống quản trị tập đoàn) thuộc diện điều chỉnh đặc biệt của luật, cần đánh giá kỹ trước khi thực hiện.

Căn cứ: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (91/2025/QH15).

15. Báo cáo hoạt động đầu tư hằng quý và hằng năm

Việc gì: Hằng quý và hằng năm, báo cáo cơ quan đăng ký đầu tư và cơ quan thống kê trên địa bàn về tình hình thực hiện dự án đầu tư.

Tại sao: Điều 47 Luật Đầu tư 2025 (143/2025/QH15, hiệu lực 01/3/2026) quy định nhà đầu tư, tổ chức kinh tế thực hiện dự án đầu tư phải báo cáo định kỳ hằng quý, hằng năm về vốn đầu tư thực hiện, kết quả hoạt động đầu tư kinh doanh, thông tin về lao động, nộp ngân sách nhà nước, đầu tư cho nghiên cứu và phát triển, xử lý và bảo vệ môi trường, các chỉ tiêu chuyên ngành theo lĩnh vực hoạt động. Đây là nghĩa vụ riêng của pháp luật đầu tư, độc lập với nghĩa vụ báo cáo thuế và báo cáo thống kê của pháp luật doanh nghiệp.

Làm thế nào: Thực hiện báo cáo bằng văn bản và thông qua Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký đầu tư (Sở Tài chính hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế nơi đặt dự án). Thiết lập lịch báo cáo nội bộ theo quý ngay từ quý đầu tiên sau khi có IRC.

Lưu ý: Nghĩa vụ báo cáo áp dụng ngay cả khi dự án đang trong giai đoạn xây dựng, chưa có doanh thu — nội dung báo cáo khi đó tập trung vào vốn đầu tư thực hiện và tiến độ triển khai. Không báo cáo hoặc báo cáo không đúng hạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đầu tư và ảnh hưởng đến việc điều chỉnh, gia hạn IRC sau này.

Căn cứ: Điều 47 Luật Đầu tư 2025.

16. Kiểm toán báo cáo tài chính của năm tài chính đầu tiên

Việc gì: Thuê tổ chức kiểm toán độc lập kiểm toán báo cáo tài chính năm của công ty ngay trong năm tài chính đầu tiên.

Tại sao: Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thuộc diện bắt buộc phải kiểm toán báo cáo tài chính hằng năm theo Điều 15 Nghị định 17/2012/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Kiểm toán độc lập 2011. Báo cáo tài chính đã kiểm toán là tài liệu bắt buộc khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, chuyển lợi nhuận ra nước ngoài và là căn cứ để cơ quan quản lý đánh giá tình hình tài chính của dự án.

Làm thế nào: Ký hợp đồng kiểm toán với doanh nghiệp kiểm toán được chấp thuận trong năm tài chính (không để đến sát thời hạn nộp báo cáo); phối hợp cung cấp chứng từ, sổ sách kế toán theo chuẩn mực; nhận báo cáo kiểm toán và lưu trữ cùng báo cáo tài chính.

Lưu ý: Năm tài chính đầu tiên của công ty mới thành lập có thể ngắn hơn 12 tháng (nếu thành lập sau quý I) hoặc được gộp vào năm sau theo quy định của Luật Kế toán trong một số trường hợp, nhưng nghĩa vụ kiểm toán vẫn áp dụng cho kỳ báo cáo tài chính đã lập. Nên trao đổi sớm với đơn vị kiểm toán về kỳ kế toán áp dụng cho năm đầu.

Căn cứ: Luật Kiểm toán độc lập 2011; Điều 15 Nghị định 17/2012/NĐ-CP.

Những lỗi thường gặp nhất trong năm đầu

Qua thực tiễn tư vấn, các công ty FDI mới thành lập thường vấp phải năm nhóm lỗi sau. Thứ nhất, để quá hạn 30 ngày công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp vì cho rằng đã có ERC là xong. Thứ hai, chuyển tiền góp vốn không qua tài khoản vốn đầu tư hoặc góp vốn chậm quá 90 ngày mà không điều chỉnh vốn điều lệ. Thứ ba, tuyển lao động và cho người nước ngoài vào làm việc khi chưa hoàn tất khai trình lao động, bảo hiểm xã hội và giấy phép lao động. Thứ tư, xuất hóa đơn khi chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Thứ năm, bỏ sót báo cáo hoạt động đầu tư hằng quý vì nhầm lẫn với báo cáo thuế — đây là hai hệ thống báo cáo hoàn toàn khác nhau, gửi đến hai cơ quan khác nhau.

Điểm chung của các lỗi này là chi phí khắc phục luôn cao hơn nhiều chi phí làm đúng ngay từ đầu: tiền phạt vi phạm hành chính, thời gian giải trình với cơ quan nhà nước và nguy cơ ách tắc hoạt động kinh doanh. Đây chính là lý do checklist tuân thủ năm đầu công ty FDI cần được chuyển thành lịch tuân thủ nội bộ ngay từ tuần đầu tiên sau khi có ERC.

Câu hỏi thường gặp

Công ty mới thành lập năm 2026 có phải nộp tờ khai lệ phí môn bài không?

Không. Từ ngày 01/01/2026, việc thu, nộp lệ phí môn bài đã chấm dứt theo khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, và Nghị định 362/2025/NĐ-CP đã bãi bỏ các nghị định quy định về lệ phí môn bài. Doanh nghiệp thành lập từ năm 2026 không phải kê khai, không phải nộp lệ phí môn bài. Trong checklist tuân thủ năm đầu công ty FDI áp dụng từ năm 2026, đây là đầu việc được gỡ bỏ khỏi danh sách bắt buộc.

Quên công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong 30 ngày thì xử lý thế nào?

Thực hiện công bố bổ sung ngay trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và nộp phí công bố theo quy định. Việc công bố muộn không làm mất hiệu lực của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về đăng ký doanh nghiệp. Quan trọng hơn, cần rà soát xem trong thời gian chưa công bố có phát sinh thay đổi nội dung đăng ký nào cần công bố đồng thời hay không.

Hết 90 ngày mà nhà đầu tư chưa góp đủ vốn thì sao?

Công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ theo số vốn thực góp, đồng thời rà soát lại tổng vốn đầu tư ghi trên IRC nếu việc giảm vốn điều lệ làm thay đổi cơ cấu vốn của dự án. Thành viên, cổ đông chưa góp đủ vẫn chịu trách nhiệm tương ứng với phần vốn đã cam kết. Về lâu dài, việc góp vốn không đủ cam kết ảnh hưởng đến uy tín của nhà đầu tư trước cơ quan quản lý và có thể gây khó khăn khi xin điều chỉnh, mở rộng dự án.

Công ty chưa có doanh thu có phải báo cáo hoạt động đầu tư hằng quý không?

Có. Điều 47 Luật Đầu tư 2025 không miễn trừ nghĩa vụ báo cáo cho dự án chưa phát sinh doanh thu. Trong giai đoạn xây dựng cơ bản, nội dung báo cáo tập trung vào vốn đầu tư đã thực hiện, tiến độ triển khai dự án, tình hình lao động và các nội dung liên quan khác. Đây là nghĩa vụ độc lập với kê khai thuế — nộp tờ khai thuế đầy đủ không thay thế được báo cáo đầu tư.

Khi nào nên làm việc với luật sư

Không phải công ty FDI nào cũng cần luật sư đồng hành toàn bộ năm đầu, nhưng có những thời điểm sự tham gia của luật sư giúp tránh rủi ro lớn với chi phí hợp lý. Thứ nhất, ngay sau khi có ERC: rà soát một lượt toàn bộ 16 đầu việc của checklist tuân thủ năm đầu công ty FDI, xác định thời hạn áp dụng cho trường hợp cụ thể của công ty và thiết lập lịch tuân thủ nội bộ. Thứ hai, khi cơ cấu vốn, nhà đầu tư hoặc địa điểm dự án có thay đổi so với IRC đã cấp: đánh giá xem thay đổi có thuộc diện phải điều chỉnh IRC hay không. Thứ ba, khi tuyển dụng người nước ngoài đầu tiên hoặc triển khai ngành nghề kinh doanh có điều kiện: xác định đúng loại giấy phép cần xin và trình tự thực hiện. Thứ tư, khi nhận được yêu cầu giải trình, thanh tra, kiểm tra từ bất kỳ cơ quan nhà nước nào: chuẩn bị hồ sơ và phương án làm việc thay vì phản ứng bị động.

Tuân thủ năm đầu tiên làm đúng sẽ tạo nền nếp vận hành cho nhiều năm sau; làm sai sẽ để lại những khoản phạt và hồ sơ xấu khó khắc phục. Nếu doanh nghiệp cần rà soát tình trạng tuân thủ hiện tại, lập lịch tuân thủ 12 tháng hoặc xử lý các vi phạm đã phát sinh, hãy liên hệ FLAT Law Firm qua hotline 0988424851 để được tư vấn.

Tài liệu tham khảo

  • Luật Đầu tư 2025 (143/2025/QH15), Quốc hội thông qua ngày 11/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/3/2026.
  • Luật Doanh nghiệp 2020 (59/2020/QH14).
  • Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14).
  • Luật Quản lý thuế 2025 (108/2025/QH15), có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế Luật Quản lý thuế 2019.
  • Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (41/2024/QH15), có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.
  • Luật Bảo vệ môi trường 2020 (72/2020/QH14).
  • Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024 (55/2024/QH15), có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.
  • Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (91/2025/QH15), có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.
  • Luật Kiểm toán độc lập 2011 (67/2011/QH12).
  • Nghị quyết 198/2025/QH15 về một số cơ chế, chính sách đặc biệt phát triển kinh tế tư nhân.
  • Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
  • Nghị định 362/2025/NĐ-CP bãi bỏ các nghị định quy định về lệ phí môn bài.
  • Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
  • Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
  • Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 07/8/2025.
  • Nghị định 293/2025/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.
  • Nghị định 08/2022/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ môi trường.
  • Nghị định 17/2012/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kiểm toán độc lập.
  • Thông tư 38/2026/TT-NHNN hướng dẫn về quản lý ngoại hối đối với hoạt động đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 18/8/2026.
  • Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 252/2026/NĐ-CP về giao dịch điện tử, khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế, miễn giảm thuế và kiểm tra thuế (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Thông tư 80/2021/TT-BTC).
  • Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (hiệu lực 01/7/2026, thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC).