Hồ sơ lao động — sổ quản lý lao động, hợp đồng lao động, thang bảng lương — doanh nghiệp phải lưu trữ trong bao lâu? Câu trả lời đúng có thể khiến nhiều người bất ngờ: pháp luật không ấn định một con số cứng duy nhất. Bộ luật Lao động 2019 chỉ đặt ra nghĩa vụ lập và lưu giữ hồ sơ; còn thời hạn cụ thể do chính doanh nghiệp tự quy định trong khung của Luật Lưu trữ 2024. Bài viết này làm rõ khung pháp lý và các mức tham khảo thực tế.
1. Bộ luật Lao động 2019: chỉ quy định nghĩa vụ, không ấn định thời hạn
- Điều 12 BLLĐ 2019: người sử dụng lao động có nghĩa vụ lập sổ quản lý lao động — ghi đầy đủ thông tin người lao động, cập nhật khi có thay đổi;
- Điều 93 BLLĐ 2019: người sử dụng lao động phải xây dựng thang, bảng lương và công khai tại nơi làm việc;
- Cả hai điều luật đều không quy định thời hạn lưu trữ cụ thể là bao nhiêu năm. Đây là điểm khác biệt với nhiều văn bản chuyên ngành khác vốn ấn định số năm rõ ràng.
2. Khung pháp lý: Luật Lưu trữ 2024 — doanh nghiệp tự quy định
Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 quy định khung thời hạn lưu trữ tài liệu là từ 02 năm đến 70 năm tùy loại tài liệu. Quan trọng hơn, khoản 6 Điều 15 giao cho doanh nghiệp tự quy định danh mục và thời hạn lưu trữ cụ thể đối với tài liệu của mình.
Nghĩa là: với hồ sơ lao động, thang bảng lương, hợp đồng lao động, doanh nghiệp được (và phải) tự ban hành quy định nội bộ về thời hạn lưu trữ, nằm trong khung 02–70 năm. Không có chuyện “luật bắt doanh nghiệp tư nhân lưu đúng X năm” — mọi khẳng định kiểu đó đều là suy diễn, không có căn cứ.
3. Các mức tham khảo thực tế
Dù luật không ấn định số cứng, doanh nghiệp có thể tham khảo các mức sau khi xây dựng quy định nội bộ:
- Thang, bảng lương: 20 năm — theo Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 08/2025/TT-BNV;
- Hợp đồng lao động điện tử: 10 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng — theo khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV (có hiệu lực từ 01/7/2026);
- Hồ sơ gốc của người lao động: 70 năm — mức tham khảo từ khu vực nhà nước, phù hợp với các tài liệu có giá trị lâu dài (quyết định tuyển dụng, hồ sơ bảo hiểm xã hội…).
Lưu ý về văn bản hết hiệu lực: Thông tư 10/2022/TT-BCT trước đây từng được viện dẫn cho nội dung này, nhưng phần chuyên môn của Thông tư đã hết hiệu lực từ 01/7/2025 — không trích dẫn như văn bản hiện hành.
4. Doanh nghiệp nên làm gì? Xây dựng quy định lưu trữ nội bộ
- Ban hành danh mục tài liệu lao động cần lưu trữ: sổ quản lý lao động, HĐLĐ (bản giấy + điện tử), thang bảng lương, quyết định lương/thưởng, hồ sơ BHXH, biên bản kỷ luật, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động;
- Ấn định thời hạn cho từng nhóm trong khung 02–70 năm, tham khảo các mức 10/20/70 năm nêu trên và tính chất từng loại tài liệu;
- Quy định hình thức lưu trữ: bản giấy, bản điện tử hay cả hai; với HĐLĐ điện tử, bảo đảm đáp ứng yêu cầu về tính toàn vẹn dữ liệu trong 10 năm;
- Phân công trách nhiệm: ai lưu, lưu ở đâu, ai được truy cập, quy trình tiêu hủy khi hết hạn;
- Rà soát định kỳ: khi văn bản pháp luật thay đổi (như Thông tư 08/2026/TT-BNV có hiệu lực 01/7/2026), cập nhật quy định nội bộ cho phù hợp.
5. Rủi ro khi không có quy định lưu trữ rõ ràng
- Tranh chấp lao động: không xuất trình được HĐLĐ, bảng lương khi thanh tra hoặc khi người lao động khởi kiện — doanh nghiệp chịu bất lợi về chứng cứ;
- Thanh tra lao động/BHXH: bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý lao động khi không có sổ quản lý lao động, thang bảng lương;
- Quyết toán thuế: thiếu chứng từ chi phí tiền lương, tiền công dẫn đến rủi ro bị loại chi phí;
- Mất dữ liệu điện tử: HĐLĐ điện tử không bảo đảm toàn vẹn trong 10 năm thì giá trị chứng cứ suy giảm.
6. Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ lao động phải lưu bao nhiêu năm theo luật?
Luật không ấn định một con số cứng. BLLĐ 2019 chỉ quy định nghĩa vụ lập sổ quản lý lao động (Điều 12) và xây dựng thang bảng lương (Điều 93); thời hạn cụ thể do doanh nghiệp tự quy định trong khung 02–70 năm của Luật Lưu trữ 2024 (khoản 6 Điều 15).
Thang bảng lương lưu bao nhiêu năm?
Mức tham khảo là 20 năm (Phụ lục I TT 08/2025/TT-BNV). Doanh nghiệp căn cứ mức này để đưa vào quy định nội bộ.
Hợp đồng lao động điện tử lưu bao lâu?
Tham khảo 10 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng (khoản 3 Điều 18 TT 08/2026/TT-BNV, hiệu lực 01/7/2026).
Thông tư 10/2022/TT-BCT còn hiệu lực không?
Phần chuyên môn liên quan đã hết hiệu lực từ 01/7/2025 — không dùng làm căn cứ hiện hành.
Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc ban hành quy định lưu trữ không?
Luật giao doanh nghiệp tự quy định (khoản 6 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024) mà không phân biệt quy mô. Dù quy mô nhỏ, doanh nghiệp vẫn nên có quy định bằng văn bản để bảo vệ mình khi thanh tra, tranh chấp.
Nguồn trích dẫn
- Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14) — còn hiệu lực tại ngày 14/10/2026: Điều 12 (nghĩa vụ lập sổ quản lý lao động); Điều 93 (xây dựng và công khai thang, bảng lương);
- Luật Lưu trữ 2024 — còn hiệu lực: Điều 15 (khung thời hạn lưu trữ 02–70 năm; khoản 6: doanh nghiệp tự quy định danh mục, thời hạn cụ thể);
- Thông tư 08/2025/TT-BNV — còn hiệu lực: Phụ lục I (thang bảng lương: 20 năm);
- Thông tư 08/2026/TT-BNV — có hiệu lực từ 01/7/2026: khoản 3 Điều 18 (HĐLĐ điện tử: 10 năm kể từ ngày chấm dứt).
Thông tin tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Bài viết do AI soạn thảo và được AI Legal Council của FLAT Law Firm kiểm tra chất lượng; chưa được luật sư người thật xem xét, duyệt. Quy định pháp luật có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành trước khi áp dụng.
Bài viết liên quan
Doanh nghiệp của bạn cần xây dựng quy định lưu trữ hồ sơ lao động hoặc rà soát tuân thủ lao động? Liên hệ FLAT Law Firm để được tư vấn.
