Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài — một bên là người nước ngoài, hoặc cả hai đang cư trú ở nước ngoài — dùng tờ khai riêng với nhiều mục hơn tờ khai trong nước. Bài viết “mổ xẻ” 5 mục của tờ khai theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, checklist hồ sơ kèm theo, và đặc biệt là 3 thay đổi lớn từ năm 2025 mà 90% bài viết cũ trên mạng chưa cập nhật (vẫn ghi “UBND cấp huyện”, “phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”).
1. Giải phẫu tờ khai: 5 mục theo Thông tư 04/2020/TT-BTP
Mẫu tờ khai đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP (hiệu lực 16/7/2020, vẫn còn hiệu lực) gồm 5 mục:
Mục 1 & 2: Thông tin bên nam và bên nữ
Mỗi bên khai đầy đủ: họ tên (ghi đúng theo giấy tờ tùy thân; người nước ngoài ghi theo hộ chiếu), ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quốc tịch, dân tộc, giấy tờ tùy thân (số hộ chiếu/CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp), nơi cư trú (địa chỉ tại Việt Nam và/hoặc ở nước ngoài), tình trạng hôn nhân (độc thân/đã ly hôn/góa), nghề nghiệp, trình độ học vấn, nơi làm việc.
Lỗi hay gặp: ghi họ tên người nước ngoài sai thứ tự (họ/tên đệm/tên) so với hộ chiếu; ghi nơi cư trú mập mờ (“đang sống ở nước ngoài” mà không ghi địa chỉ cụ thể); bỏ trống mục tình trạng hôn nhân.
Mục 3: Con chung
Khai thông tin con chung của hai bên (nếu có): họ tên, ngày sinh. Mục này ảnh hưởng đến việc ghi chú trong Sổ đăng ký kết hôn.
Mục 4: Yêu cầu
Ghi rõ yêu cầu đăng ký kết hôn (ví dụ: đề nghị UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho chúng tôi). Nghe đơn giản nhưng nhiều người bỏ trống hoặc ghi chung chung.
Mục 5: Cam đoan và chữ ký
Hai bên cam đoan những lời khai là đúng sự thật, chịu trách nhiệm trước pháp luật, sau đó ký và ghi rõ họ tên. Chữ ký phải khớp với chữ ký trên hộ chiếu/giấy tờ tùy thân của người nước ngoài.
2. Checklist hồ sơ kèm theo tờ khai
Theo Điều 30 Nghị định 123/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi NĐ 87/2020/NĐ-CP, NĐ 104/2022/NĐ-CP và NĐ 07/2025/NĐ-CP — hiệu lực 09/01/2025), hồ sơ gồm:
- Tờ khai đăng ký kết hôn chung của hai bên (theo mẫu TT 04/2020);
- Giấy tờ tùy thân: hộ chiếu/CCCD của hai bên;
- Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài: do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp — lưu ý giấy tờ nước ngoài có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp (vì văn bản không ghi thời hạn);
- Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền (khám sức khỏe kết hôn) — giá trị 06 tháng;
- Giấy tờ của người nước ngoài phải qua hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên).
3. Ba thay đổi lớn từ năm 2025 (bảng trước/sau)
| Nội dung | Trước 2025 | Từ 2025 |
|---|---|---|
| Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (XNTTHN) | Phải nộp bản giấy | Không yêu cầu nộp khi ĐKKH trong nước — cơ quan đăng ký hộ tịch tra cứu trên cơ sở dữ liệu (NĐ 07/2025/NĐ-CP; Công văn 1186/BTP-HCTP ngày 03/3/2026) |
| Thẩm quyền đăng ký | UBND cấp huyện | UBND cấp xã nơi cư trú của công dân Việt Nam — từ 01/7/2025 (NĐ 120/2025/NĐ-CP, theo cải cách chính quyền 2 cấp) |
| Giá trị giấy tờ nước ngoài | Không quy định rõ thời hạn | 06 tháng kể từ ngày cấp |
Thời hạn xác minh: theo Điều 38 Luật Hộ tịch 60/2014/QH13, thời hạn xác minh hồ sơ kết hôn có yếu tố nước ngoài là 15 ngày.
4. Nộp hồ sơ ở đâu sau cải cách chính quyền 2 cấp?
Từ 01/7/2025, thẩm quyền đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài chuyển về UBND cấp xã nơi cư trú của công dân Việt Nam (Nghị định 120/2025/NĐ-CP). Người dân nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa cấp xã — không còn phải lên cấp huyện như trước. Lưu ý: nếu cả hai bên đều là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, xác định UBND cấp xã nơi một trong hai bên cư trú.
5. Năm lỗi khai tờ khai hay gặp nhất
- Sai thứ tự họ tên người nước ngoài so với hộ chiếu — cơ quan hộ tịch đối chiếu từng ký tự.
- Giấy tờ nước ngoài quá 06 tháng — phải xin cấp lại ở nước ngoài, mất nhiều tuần.
- Thiếu hợp pháp hóa lãnh sự: giấy tờ nước ngoài chưa qua HPLLS bị từ chối ngay.
- Bản dịch công chứng sai tên: tên trong bản dịch không khớp hộ chiếu — phải dịch lại.
- Nộp nhầm cấp: vẫn mang hồ sơ lên UBND cấp huyện trong khi thẩm quyền đã về cấp xã từ 01/7/2025.
6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Tờ khai ĐKKH có yếu tố nước ngoài khác gì tờ khai trong nước?
Mẫu theo TT 04/2020/TT-BTP có 5 mục chi tiết (thông tin 2 bên, con chung, yêu cầu, cam đoan), yêu cầu khai sâu hơn về quốc tịch, giấy tờ tùy thân nước ngoài và tình trạng hôn nhân.
Có cần nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nữa không?
Không — từ 09/01/2025 (NĐ 07/2025/NĐ-CP), cơ quan đăng ký hộ tịch tự tra cứu trên cơ sở dữ liệu khi ĐKKH trong nước.
Nộp hồ sơ ĐKKH có yếu tố nước ngoài ở đâu năm 2026?
UBND cấp xã nơi cư trú của công dân Việt Nam (từ 01/7/2025 theo NĐ 120/2025/NĐ-CP).
Giấy tờ nước ngoài có thời hạn bao lâu?
06 tháng kể từ ngày cấp (do văn bản không ghi thời hạn cụ thể).
7. Căn cứ pháp lý (tính đến 14/10/2026)
- Thông tư 04/2020/TT-BTP (hiệu lực 16/7/2020) — mẫu tờ khai đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài.
- Luật Hộ tịch 60/2014/QH13 — Điều 37–38 (thẩm quyền, thủ tục, thời hạn xác minh 15 ngày).
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP, sửa bởi NĐ 87/2020/NĐ-CP, NĐ 104/2022/NĐ-CP, NĐ 07/2025/NĐ-CP (hiệu lực 09/01/2025) — Điều 30 (thành phần hồ sơ).
- Nghị định 120/2025/NĐ-CP — thẩm quyền UBND cấp xã từ 01/7/2025.
- Công văn 1186/BTP-HCTP (03/3/2026) — tra cứu tình trạng hôn nhân trên CSDL.
Thông tin chung; giấy tờ của từng quốc gia có yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau — nên kiểm tra với cơ quan có thẩm quyền trước khi nộp.
Liên hệ tư vấn
FLAT Law Firm hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ và làm việc với cơ quan hộ tịch. Liên hệ qua trang liên hệ.
Nhãn minh bạch — FLAW AI Legal Council: Bài viết do FLAW AI Legal Council biên soạn, chưa được luật sư người thật rà soát. Nội dung mang tính thông tin chung, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.
Bài viết đã được Hội đồng QA rà soát.
