Xin cấp giấy phép lao động lần đầu dưới Nghị định 219/2025/NĐ-CP là quy trình hai bước bắt buộc: (1) báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài + tuyển dụng trong nước, (2) nộp hồ sơ xin GPLĐ. Tổng thời gian thực tế 4–6 tuần nếu chuẩn bị tốt — và phần lớn hồ sơ trễ vì thiếu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc lý lịch tư pháp quá hạn 6 tháng.
Bước 1: báo cáo nhu cầu + tuyển người Việt trước
Doanh nghiệp phải thử tuyển lao động Việt Nam trước: đăng tin tuyển dụng trên cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh ít nhất 15 ngày (ghi rõ vị trí, chức danh, mô tả công việc, số lượng, trình độ, kinh nghiệm, lương, địa điểm). Chỉ khi tuyển không được mới lập báo cáo giải trình nhu cầu (Mẫu số 01/PLI hoặc 02/PLI) gửi cơ quan thẩm quyền ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài.
Cơ quan nhà nước có 10 ngày làm việc để ra văn bản chấp thuận hoặc từ chối có lý do. Lưu ý: hợp đồng cung cấp dịch vụ / ICT được miễn đăng tin tuyển dụng (chỉ áp dụng với hợp đồng lao động trong nước).
Bước 2: hồ sơ xin GPLĐ — Điều 18
Hồ sơ nộp ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến làm việc, gồm (Điều 18 Nghị định 219/2025):
1. Văn bản đề nghị cấp GPLĐ — báo cáo nhu cầu + đề nghị cấp theo Mẫu số 03 (kèm văn bản chấp thuận nhu cầu từ bước 1). 2. Giấy khám sức khỏe — trong 12 tháng, của cơ sở đủ điều kiện (miễn nộp bản giấy nếu dữ liệu đã liên thông hệ thống y tế). 3. Hộ chiếu còn hiệu lực (bản chứng thực). 4. Phiếu lý lịch tư pháp / xác nhận không tiền án — cấp trong 06 tháng (miễn nộp nếu đã liên thông thủ tục theo khoản 3 Điều 6). 5. 02 ảnh 4×6 nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đội mũ, không đeo kính, chụp trong 6 tháng. 6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc — hợp đồng lao động / quyết định bổ nhiệm / hợp đồng hợp tác. 7. Giấy tờ chứng minh vị trí công việc — bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm (chuyên gia: đại học + 2 năm; lĩnh vực ưu tiên: 1 năm).
Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ (khoản 3 Điều 22). GPLĐ có thời hạn tối đa 2 năm, được gia hạn một lần tối đa 2 năm — sau đó phải xin cấp mới.
Bẫy hồ sơ thường gặp
Bẫy 1 — hợp pháp hóa lãnh sự: mọi giấy tờ cấp ở nước ngoài (bằng cấp, kinh nghiệm, LLTP) phải hợp pháp hóa lãnh sự + dịch công chứng tiếng Việt (Việt Nam đã gia nhập Công ước Apostille La Haye cuối 2025 — đơn giản hóa cho nước thành viên). Bẫy 2 — đồng hồ 6 tháng: LLTP quá 6 tháng là hồ sơ bị trả; nên xin LLTP sau cùng trong các giấy tờ. Bẫy 3 — khám sức khỏe nước ngoài: chỉ dùng được nếu có hiệp định tương nhận với Việt Nam — thực tế nên khám tại Việt Nam (doanh nghiệp thường tổ chức, ~50 USD). Bẫy 4 — nộp muộn 15 ngày: trễ 1 ngày là toàn bộ timeline lùi.
Khuyến nghị thực hành
Thứ nhất, khởi động trước 6–8 tuần — đăng tin tuyển dụng 15 ngày + 10 ngày chấp thuận + chuẩn bị hồ sơ + 10 ngày cấp GPLĐ. Thứ hai, làm hợp pháp hóa lãnh sự trước — đây là khâu lâu nhất (2–4 tuần); song song cho khám sức khỏe tại Việt Nam. Thứ ba, xin LLTP sau cùng — để đồng hồ 6 tháng còn dài nhất khi nộp; và kiểm tra liên thông thủ tục (khoản 3 Điều 6) có miễn nộp LLTP không.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ xin GPLĐ lần đầu gồm những gì?
Theo Điều 18 Nghị định 219/2025: văn bản đề nghị (Mẫu 03) + chấp thuận nhu cầu; giấy khám sức khỏe (12 tháng); hộ chiếu; lý lịch tư pháp (06 tháng); 02 ảnh 4×6; giấy tờ chứng minh hình thức làm việc; giấy tờ chứng minh vị trí (bằng cấp/kinh nghiệm).
Phải nộp hồ sơ trước bao lâu?
Ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến làm việc. Trước đó còn bước báo cáo nhu cầu (đăng tin 15 ngày + 10 ngày làm việc chấp thuận) — tổng thực tế 4–6 tuần.
Xử lý GPLĐ mất bao lâu?
10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ (khoản 3 Điều 22 Nghị định 219/2025).
Giấy tờ nước ngoài cần hợp pháp hóa?
Có — hợp pháp hóa lãnh sự + dịch công chứng tiếng Việt, trừ trường hợp được miễn theo điều ước. Việt Nam đã gia nhập Công ước Apostille cuối 2025, đơn giản hóa cho nước thành viên.
GPLĐ lần đầu có thời hạn bao lâu?
Tối đa 2 năm; được gia hạn một lần tối đa 2 năm nữa (tổng 4 năm) — sau đó phải xin cấp mới hoàn toàn.
Để được tư vấn chi tiết về xin cấp GPLĐ lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ FLAT Law Firm.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng. Nội dung do AI Legal Council của FLAT Law Firm soạn thảo, chưa được luật sư người thật rà soát.
