Cổ phần của công ty cổ phần chưa niêm yết là loại tài sản được thiết kế để chuyển nhượng tự do — không qua sàn, không qua trung gian, không cần ai “cho phép” ở cấp độ nguyên tắc. Nhưng “tự do chuyển nhượng” không có nghĩa là “chuyển nhượng xong khi hai bên bắt tay”: hiệu lực của giao dịch gắn với một sự kiện rất cụ thể là việc ghi tên người mua vào sổ đăng ký cổ đông của công ty, và trên đường tới sự kiện đó vẫn còn các cổng kiểm soát — điều lệ công ty, quyền của cổ đông sáng lập trong 3 năm đầu, và chế độ chấp thuận khi người mua là nhà đầu tư nước ngoài trong lĩnh vực có điều kiện. Bài viết đi trọn thủ tục theo đúng thứ tự.
1. Nguyên tắc tự do chuyển nhượng và các ngoại lệ phải kiểm tra trước tiên
Điều 127 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 xác lập nguyên tắc: cổ phần được tự do chuyển nhượng, trừ hai ngoại lệ luật định — cổ phần ưu đãi biểu quyết (không được chuyển nhượng, theo Điều 119 khoản 3) và trường hợp pháp luật chứng khoán có quy định khác với cổ phiếu đã niêm yết/đăng ký giao dịch (không áp dụng ở đây vì công ty chưa niêm yết). Trước khi đàm phán bất kỳ giao dịch nào, bên bán phải kiểm tra ba lớp hạn chế trên chính số cổ phần của mình: lớp luật định — loại cổ phần có thuộc diện bị hạn chế không; lớp cổ đông sáng lập — theo Điều 119 khoản 2, trong 03 năm kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập chỉ được tự do chuyển nhượng cho cổ đông sáng lập khác, chuyển nhượng cho người không phải cổ đông sáng lập phải được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận; và lớp điều lệ — điều lệ của nhiều công ty cổ phần chưa niêm yết (đặc biệt công ty có yếu tố liên doanh) đặt thêm điều khoản hạn chế như quyền ưu tiên mua của cổ đông hiện hữu hoặc quyền đồng ý của Hội đồng quản trị. Một giao dịch bỏ qua bất kỳ lớp nào trong ba lớp này đều có nguy cơ bị tuyên không có hiệu lực đối với công ty.
2. Trình tự thủ tục: từ hợp đồng đến sổ đăng ký cổ đông
Bước 1 — Kiểm tra điều lệ và khóa giao dịch: rà soát điều lệ, sổ đăng ký cổ đông và các thỏa thuận cổ đông về hạn chế chuyển nhượng, quyền ưu tiên, quyền kéo theo/bán kèm (tag-along/drag-along) nếu có. Bước 2 — Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần: hợp đồng bằng văn bản giữa bên bán và bên mua ghi số lượng và loại cổ phần, giá chuyển nhượng, lịch thanh toán, điều kiện tiên quyết (chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông nếu là cổ đông sáng lập trong 3 năm đầu; chấp thuận mua cổ phần của cơ quan đăng ký đầu tư nếu bên mua là nhà đầu tư nước ngoài thuộc diện điều kiện — xem mục 4). Pháp luật không bắt buộc công chứng hợp đồng chuyển nhượng cổ phần — công chứng là lựa chọn tự nguyện để tăng sức chứng cứ, không phải điều kiện hiệu lực. Bước 3 — Thanh toán: giá chuyển nhượng được thanh toán theo hợp đồng; nếu một bên là nhà đầu tư nước ngoài, thanh toán phải đi qua tài khoản ICA của nhà đầu tư theo Thông tư 38/2026/TT-NHNN. Bước 4 — Ghi sổ đăng ký cổ đông: đây là bước tạo hiệu lực đối với công ty — theo Điều 122 và Điều 127 Luật Doanh nghiệp, người nhận chuyển nhượng chỉ chính thức trở thành cổ đông, với đầy đủ quyền cổ đông, từ thời điểm thông tin của họ được ghi vào sổ đăng ký cổ đông của công ty. Công ty phải thực hiện việc ghi sổ ngay khi nhận được yêu cầu hợp lệ của cổ đông. Bước 5 — Thủ tục kéo theo: công ty đăng ký thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có) với cơ quan đăng ký kinh doanh và điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư tương ứng; nghĩa vụ thuế thu nhập từ chuyển nhượng vốn của bên bán được kê khai/khấu trừ theo chế độ của bên bán — cổ đông cá nhân, tổ chức trong nước hay nhà đầu tư nước ngoài mỗi diện một cơ chế riêng.
3. Thời điểm chuyển nhượng được coi là hoàn tất về mặt pháp lý
Có ba “thời điểm hoàn tất” khác nhau thường bị nhầm lẫn làm một. Giữa bên bán và bên mua: hợp đồng có hiệu lực theo thỏa thuận của hai bên (thường từ ký kết hoặc khi điều kiện tiên quyết được thỏa mãn) — quyền đòi tiền và đòi giao cổ phần phát sinh từ đây. Đối với công ty: giao dịch chỉ được công ty và các cổ đông khác công nhận khi người mua được ghi vào sổ đăng ký cổ đông — trước thời điểm đó, công ty vẫn coi bên bán là cổ đông cho mọi việc: triệu tập họp, chi trả cổ tức, thực hiện quyền biểu quyết. Đối với cơ quan nhà nước: với cổ đông thường trong nước, không có thủ tục đăng ký nhà nước riêng cho việc chuyển nhượng cổ phần của công ty chưa niêm yết (công ty cổ phần không đăng ký danh sách cổ đông phổ thông như công ty TNHH đăng ký thành viên); chỉ khi bên mua là nhà đầu tư nước ngoài làm thay đổi tư cách nhà đầu tư nước ngoài của công ty thì mới phát sinh đăng ký thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài và điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư. Hệ quả thực hành: bên mua phải thúc đẩy việc ghi sổ ngay sau thanh toán, vì khoảng trống giữa “đã trả tiền” và “đã ghi sổ” là khoảng trống rủi ro — trong khoảng đó cổ tức có thể bị trả cho bên bán và thông báo họp vẫn gửi cho bên bán.
4. Bên mua là nhà đầu tư nước ngoài: những lớp thủ tục cộng thêm
Nhà đầu tư nước ngoài mua cổ phần công ty chưa niêm yết phải qua thêm tối đa ba lớp thủ tục so với người mua trong nước. Lớp 1 — Chấp thuận mua cổ phần: theo Luật Đầu tư 143/2025/QH15, nhà đầu tư nước ngoài mua cổ phần của tổ chức kinh tế hoạt động trong ngành, nghề có điều kiện tiếp cận thị trường đối với nhà đầu tư nước ngoài phải đăng ký và được cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận trước khi công ty thực hiện thay đổi cổ đông; đồng thời việc mua không được làm tỷ lệ sở hữu nước ngoài vượt mức trần của ngành đó. Ngoài lĩnh vực điều kiện, nhà đầu tư nước ngoài mua cổ phần công ty chưa niêm yết theo cơ chế thông thường không cần chấp thuận trước. Lớp 2 — Trần sở hữu theo ngành: mỗi ngành có điều kiện (ngân hàng, bảo hiểm, logistics, viễn thông…) có trần sở hữu nước ngoài riêng; giao dịch làm vượt trần là giao dịch không thể ghi sổ hợp lệ dù hai bên đã ký hợp đồng. Lớp 3 — Kênh tiền và chứng từ: thanh toán qua ICA, chứng từ thuế chuyển nhượng vốn của bên bán (nếu bên bán cũng là nhà đầu tư nước ngoài thì có cơ chế khấu trừ riêng), và sau giao dịch là điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư nếu công ty là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Ba lớp này không thay đổi nguyên tắc tự do chuyển nhượng — chúng là các cổng tuân thủ đặt trên hành trình của tiền và giấy tờ, và bỏ qua bất kỳ cổng nào đều khiến giao dịch bị treo ở ngân hàng hoặc ở cơ quan đăng ký đầu tư dù hợp đồng đã ký xong.
Bán cổ phần công ty chưa niêm yết thì cần làm những thủ tục gì?
Trình tự: (1) kiểm tra điều lệ, sổ đăng ký cổ đông và thỏa thuận cổ đông về hạn chế chuyển nhượng/quyền ưu tiên; (2) ký hợp đồng chuyển nhượng cổ phần bằng văn bản; (3) lấy chấp thuận cần thiết (Đại hội đồng cổ đông nếu là cổ đông sáng lập bán ra ngoài trong 3 năm đầu theo Điều 119 khoản 2 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14; chấp thuận mua cổ phần của cơ quan đăng ký đầu tư nếu bên mua là nhà đầu tư nước ngoài thuộc diện điều kiện); (4) thanh toán, qua ICA nếu có yếu tố nước ngoài (TT 38/2026/TT-NHNN); (5) công ty ghi tên người mua vào sổ đăng ký cổ đông — từ thời điểm này người mua chính thức là cổ đông (Điều 122, 127).
Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần có bắt buộc phải công chứng không?
Không. Pháp luật Việt Nam không bắt buộc công chứng hợp đồng chuyển nhượng cổ phần của công ty cổ phần chưa niêm yết; hợp đồng lập thành văn bản và ký kết hợp lệ là đã có hiệu lực ràng buộc hai bên. Công chứng là lựa chọn tự nguyện nhằm tăng sức chứng cứ của hợp đồng khi có tranh chấp, hoặc được các bên chủ động thỏa thuận đưa vào hợp đồng như một điều kiện. Yếu tố quyết định người mua được công ty công nhận là cổ đông là việc ghi vào sổ đăng ký cổ đông, không phải dấu công chứng.
Bên mua là người nước ngoài thì có thêm thủ tục gì so với người Việt?
Tối đa ba lớp cộng thêm: (1) chấp thuận mua cổ phần của cơ quan đăng ký đầu tư trước khi thay đổi cổ đông, nếu công ty mục tiêu hoạt động trong ngành có điều kiện tiếp cận thị trường với nhà đầu tư nước ngoài (Luật Đầu tư 143/2025/QH15); (2) kiểm tra trần sở hữu nước ngoài của ngành đó — giao dịch làm vượt trần không thể thực hiện; (3) thanh toán qua tài khoản ICA và sau giao dịch thực hiện đăng ký thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài cùng điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Ngoài lĩnh vực điều kiện, thủ tục về cơ bản như người mua trong nước.
Khi nào việc chuyển nhượng cổ phần được coi là hoàn tất về mặt pháp lý?
Có ba mốc khác nhau: hợp đồng có hiệu lực giữa bên bán và bên mua theo thỏa thuận (thường khi ký hoặc khi thỏa mãn điều kiện tiên quyết); đối với công ty và các cổ đông khác, chuyển nhượng chỉ hoàn tất khi thông tin người mua được ghi vào sổ đăng ký cổ đông của công ty — từ thời điểm này người mua mới có đầy đủ quyền cổ đông theo Điều 122 và 127 Luật Doanh nghiệp 2020; đối với cơ quan nhà nước, chỉ khi bên mua là nhà đầu tư nước ngoài mới phát sinh đăng ký thay đổi cổ đông nước ngoài và điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư.
