Trả lời nhanh: Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 (hiệu lực 01/7/2024) đặt nền pháp lý cho toàn bộ giao dịch số: thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị chỉ vì là điện tử, hợp đồng điện tử có hiệu lực khi đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn và khả năng truy cập, và hệ thống nghị định hướng dẫn đang cụ thể hóa từng mảng chữ ký số, định danh điện tử và lưu trữ chứng từ. Doanh nghiệp cần đọc luật cùng tầng hướng dẫn để biết quy trình số hóa của mình đứng ở đâu.
Hợp đồng điện tử: hiệu lực đến từ điều kiện, không đến từ nút bấm
Một hợp đồng điện tử có giá trị ràng buộc khi các yếu tố nền tảng của giao kết được bảo đảm trong môi trường số: xác định được chủ thể và thẩm quyền ký, nội dung thông điệp dữ liệu toàn vẹn từ khi tạo lập, và các bên truy cập, tra cứu được khi cần. Hình thức ký — chữ ký số, chữ ký điện tử khác hoặc cơ chế xác nhận trên hệ thống — phải tương xứng với giá trị và rủi ro của giao dịch: hợp đồng giá trị lớn, dài hạn nên dùng chữ ký số của tổ chức và người đại diện, trong khi giao dịch tiêu dùng hàng loạt vận hành bằng cơ chế đồng ý điện tử có ghi nhật ký. Lỗi phổ biến của doanh nghiệp là số hóa biểu mẫu giấy một cách hình thức: quét chữ ký tay vào file, ký qua tài khoản dùng chung, hoặc không lưu được bằng chứng về thời điểm và chủ thể ký — những hợp đồng như vậy yếu nhất đúng ở khâu chứng minh khi tranh chấp.
Định danh điện tử và lưu trữ chứng từ
Tầng hướng dẫn về định danh và xác thực điện tử gắn với hạ tầng VNeID cho cá nhân và cơ chế định danh cho tổ chức, phục vụ cả dịch vụ công trực tuyến lẫn giao dịch tư: danh tính đã xác thực ở mức độ bảo đảm tương ứng giúp bước ký và bước giao kết đứng vững hơn. Với lưu trữ, chứng từ điện tử gồm hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ giao dịch phải được lưu giữ bảo toàn tính toàn vẹn, tra cứu được trong thời hạn lưu trữ theo pháp luật chuyên ngành tương ứng như chứng từ giấy, và doanh nghiệp phải quản lý được rủi ro định dạng lỗi thời khi hệ thống thay đổi. Khi xây quy trình ký kết số, doanh nghiệp nên thiết kế đồng thời ba lớp: lớp danh tính (ai ký, thẩm quyền gì), lớp bằng chứng (nhật ký, dấu thời gian, chứng thư), và lớp lưu trữ (định dạng, thời hạn, khả năng xuất trình cho cơ quan quản lý và tòa án).
Việc cần làm cho hệ thống hợp đồng số
- Phân tầng hợp đồng theo giá trị và rủi ro để gán hình thức ký phù hợp.
- Loại bỏ tài khoản ký dùng chung; mỗi người ký có danh tính và ủy quyền riêng.
- Lưu trữ gói bằng chứng ký kết cùng hợp đồng: chứng thư, nhật ký, dấu thời gian.
- Rà soát thời hạn lưu trữ chứng từ điện tử theo từng lĩnh vực chuyên ngành.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký số công cộng và chữ ký điện tử chuyên dùng khác nhau thế nào?
Chữ ký số công cộng do tổ chức chứng thực công cộng cấp, dùng cho giao dịch với bên ngoài và cơ quan nhà nước trong chuỗi tin cậy quốc gia. Chữ ký điện tử chuyên dùng phục vụ trong phạm vi một hệ thống, tổ chức xác định, gồm cả cơ chế ký nội bộ đáp ứng điều kiện bảo đảm. Chọn loại nào phụ thuộc đối tác giao dịch và yêu cầu của thủ tục cụ thể.
Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi đáp ứng điều kiện gì?
Khi giao kết đáp ứng điều kiện chung về chủ thể, thẩm quyền và đồng thuận, đồng thời thông điệp dữ liệu bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy cập, tra cứu. Hình thức xác nhận phải tương xứng rủi ro giao dịch; khi tranh chấp, bên viện dẫn hợp đồng phải xuất trình được bằng chứng về chủ thể ký, thời điểm và tính toàn vẹn của nội dung.
Định danh điện tử VNeID cho doanh nghiệp dùng thế nào?
VNeID là hạ tầng định danh cho cá nhân và đang mở rộng liên thông tổ chức; doanh nghiệp dùng lớp định danh này để xác thực người đại diện và người được ủy quyền trong dịch vụ công trực tuyến và các giao dịch yêu cầu xác thực danh tính. Định danh xác thực danh tính, còn việc ký vẫn thực hiện bằng chữ ký số hoặc cơ chế ký điện tử theo yêu cầu của từng thủ tục.
Lưu trữ chứng từ điện tử có yêu cầu gì?
Chứng từ điện tử phải được lưu bảo toàn toàn vẹn, đúng định dạng có thể truy cập và tra cứu trong suốt thời hạn lưu trữ theo pháp luật chuyên ngành tương ứng, tương đương chứng từ giấy. Doanh nghiệp cần quản lý cả rủi ro công nghệ: chuyển đổi định dạng khi hệ thống thay đổi và khả năng xuất trình chứng từ cho cơ quan quản lý khi được yêu cầu.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng