Doanh nghiệp nào cũng muốn ràng buộc rõ ràng: KPI thấp thì trừ thưởng, thấp nữa thì xử lý kỷ luật, thấp mãi thì sa thải. Ý định quản trị này va phải một thực tế pháp lý: trong luật lao động Việt Nam, “không đạt KPI” không phải là một hành vi vi phạm kỷ luật — và con đường xử lý nó nằm ở một cơ chế khác hẳn.
KPI nên nằm ở đâu: nội quy, quy chế đánh giá hay hợp đồng
Nội quy lao động theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 chứa các hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý tương ứng — tức là những hành vi “làm sai quy tắc” như đi muộn, tiết lộ bí mật, không tuân thủ quy trình an toàn. KPI, ngược lại, đo kết quả đầu ra chứ không đo hành vi. Đưa một chỉ tiêu kết quả (doanh số, sản lượng, tiến độ) vào nội quy rồi gắn hình thức kỷ luật là cách làm sai cấu trúc: khi tranh chấp, doanh nghiệp sẽ không chứng minh được “lỗi” của người lao động theo đúng nghĩa kỷ luật, vì kết quả thấp có thể đến từ thị trường, nguồn lực hoặc mục tiêu đặt ra không thực tế.
Vị trí đúng của KPI là quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do người sử dụng lao động ban hành sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, kết hợp với điều khoản trong hợp đồng lao động và quy chế thưởng riêng. Quy chế đánh giá này là căn cứ pháp lý cho cơ chế tại điểm a khoản 1 Điều 36: người lao động “thường xuyên không hoàn thành công việc” theo tiêu chí trong quy chế thì người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, sau khi báo trước 45 ngày (hợp đồng không xác định thời hạn) hoặc 30 ngày (hợp đồng xác định thời hạn).
Vì sao không sa thải kỷ luật vì KPI thấp
Sa thải là hình thức kỷ luật tại Điều 125 với danh mục trường hợp đóng: trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc; tiết lộ bí mật kinh doanh, công nghệ hoặc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ gây thiệt hại nghiêm trọng; hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy; tái phạm hành vi đã bị kéo dài nâng lương hoặc cách chức khi chưa xóa kỷ luật; và tự ý bỏ việc đủ số ngày luật định. “Đạt doanh số thấp” không nằm trong bất kỳ nhóm nào — một quyết định sa thải viện dẫn KPI sẽ bị coi là sa thải trái pháp luật với toàn bộ hệ quả phục hồi việc làm và bồi thường.
Điều này không có nghĩa doanh nghiệp bất lực trước hiệu quả thấp. Chuỗi công cụ hợp lệ gồm: trừ hoặc không chi thưởng theo quy chế thưởng (thưởng là khoản theo chính sách, gắn điều kiện đạt chỉ tiêu là hợp lệ); đánh giá không hoàn thành nhiệm vụ và không nâng lương theo quy chế; đào tạo lại, thuyên chuyển công việc phù hợp; và cuối cùng là đơn phương chấm dứt theo Điều 36 nếu tình trạng “thường xuyên không hoàn thành” được chứng minh bằng dữ liệu đánh giá nhiều kỳ theo quy chế đã ban hành hợp lệ. Kỷ luật chỉ bước vào khi hiệu quả thấp đi kèm hành vi vi phạm cụ thể — ví dụ gian dối số liệu KPI, từ chối thực hiện công việc được giao.
Minh bạch: điều kiện để hệ thống KPI đứng vững khi tranh chấp
Một quy chế đánh giá bị thách thức thường gục ở ba điểm: tiêu chí không được ban hành theo đúng trình tự (thiếu tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động); chỉ tiêu bị thay đổi giữa kỳ hoặc áp hồi tố; và dữ liệu đánh giá không nhất quán, không được thông báo cho người lao động. Muốn hệ thống đứng vững, doanh nghiệp cần: văn bản quy chế phổ biến trước kỳ đánh giá; chỉ tiêu định lượng rõ ràng, đo được, có nguồn dữ liệu khách quan; biên bản trao đổi kết quả từng kỳ có xác nhận của người lao động; và cơ hội cải thiện được ghi nhận trước khi đi đến chấm dứt.
Với khiếu nại của người lao động về kết quả đánh giá, doanh nghiệp nên có kênh phản hồi nội bộ hai cấp (quản lý trực tiếp, rồi nhân sự/giám đốc) trước khi vụ việc trở thành tranh chấp chính thức qua hòa giải viên lao động và Tòa án. Thực tiễn xét xử cho thấy tòa án đặc biệt coi trọng tính “thường xuyên” và tính đã được cảnh báo: một kỳ KPI thấp đơn lẻ, không có trao đổi cải thiện, gần như không bao giờ đủ căn cứ chấm dứt hợp đồng hợp pháp.
Câu hỏi thường gặp
KPI có đưa vào nội quy?
Không nên đưa chỉ tiêu kết quả vào nội quy để gắn kỷ luật. Nội quy theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định hành vi vi phạm và hình thức xử lý; KPI thuộc về quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do người sử dụng lao động ban hành sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động, kết hợp hợp đồng lao động và quy chế thưởng. Chỉ hành vi vi phạm cụ thể (gian dối số liệu, từ chối công việc) mới xử lý kỷ luật được.
Sa thải vì KPI thấp?
Không thể sa thải theo diện kỷ luật: Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 là danh mục đóng và không có “KPI thấp”. Lộ trình đúng là đơn phương chấm dứt hợp đồng theo điểm a khoản 1 Điều 36 khi người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí trong quy chế đánh giá hợp lệ, với báo trước 45 hoặc 30 ngày tùy loại hợp đồng.
Khiếu nại?
Người lao động có thể phản hồi qua kênh nội bộ của doanh nghiệp, rồi khiếu nại theo trình tự tranh chấp lao động cá nhân (hòa giải viên, trọng tài lao động hoặc Tòa án). Khi chấm dứt hợp đồng bị xác định trái pháp luật, doanh nghiệp phải nhận lại người lao động và bồi thường theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019.
Minh bạch?
Quy chế đánh giá phải được ban hành và phổ biến trước kỳ áp dụng, có tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động; chỉ tiêu phải đo được bằng dữ liệu khách quan, không thay đổi giữa kỳ hay áp hồi tố; kết quả từng kỳ cần được trao đổi và xác nhận với người lao động kèm cơ hội cải thiện được ghi nhận.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng