Giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài

Dịch vụ dành cho ai?

Dịch vụ xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài của FLAT LAW FIRM phù hợp với:

• Doanh nghiệp FDI tuyển chuyên gia, kỹ sư, nhà quản lý người nước ngoài vào làm việc theo hợp đồng lao động.
• Công ty mẹ ở nước ngoài cử người sang điều hành, hỗ trợ kỹ thuật cho công ty con, chi nhánh tại Việt Nam (di chuyển nội bộ doanh nghiệp).
• Nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ đưa nhân sự nước ngoài vào thực hiện gói thầu, dự án, hợp đồng dịch vụ tại Việt Nam.
• Nhà máy, dự án sản xuất vận hành với đội ngũ chuyên gia, kỹ sư nước ngoài — xem thêm Pháp lý cho doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.
• Doanh nghiệp Việt Nam sử dụng lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật người nước ngoài dưới các hình thức làm việc khác nhau.
• Cá nhân là nhà đầu tư nước ngoài cần xác định mình thuộc diện phải xin giấy phép hay thuộc diện không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Khi nào phải xin giấy phép lao động, khi nào được miễn?

Nguyên tắc chung: người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động, trừ các trường hợp thuộc diện không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Một số trường hợp doanh nghiệp FDI hay gặp:

• Làm việc dưới 90 ngày trong một năm (tính từ ngày 01/01 đến hết năm dương lịch): chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật sang làm việc ngắn hạn thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động.
• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp: người lao động được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục trước khi sang Việt Nam, làm việc trong phạm vi 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO của Việt Nam.
• Nhà đầu tư góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên: chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH, Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động.
• Người vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại, người mang hộ chiếu công vụ làm việc cho cơ quan, tổ chức nước ngoài, và một số trường hợp theo điều ước quốc tế, ODA, báo chí, giáo dục.

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động gồm:

1. Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo, giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động (theo mẫu của Nghị định).
2. Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp; giấy khám sức khỏe của nước ngoài được chấp nhận nếu có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và còn trong thời hạn sử dụng.
3. Hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài.
4. Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động không trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
5. 02 ảnh màu 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: văn bản cử sang làm việc, hợp đồng cung cấp dịch vụ, văn bản của nhà cung cấp dịch vụ… tùy từng hình thức.
7. Giấy tờ chứng minh vị trí công việc là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo Điều 19 Nghị định.

Ngoài nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính, hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; Nghị định cũng cho phép liên thông thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp với thủ tục cấp giấy phép lao động trong một số trường hợp.

Đăng tuyển lao động Việt Nam: chỉ còn 03 trường hợp bắt buộc

Một điểm mới đáng chú ý của Nghị định 219/2025/NĐ-CP là giảm gánh nặng đăng tuyển lao động Việt Nam trước khi sử dụng lao động nước ngoài. Nghĩa vụ đăng tuyển hiện chỉ còn bắt buộc với ba trường hợp:

• Người lao động nước ngoài thực hiện hợp đồng lao động;
• Người lao động nước ngoài tham gia gói thầu, dự án tại Việt Nam;
• Người lao động nước ngoài giao kết hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.

Thời gian đăng tuyển được rút xuống còn 05 ngày làm việc và không giới hạn nền tảng đăng tuyển. Nếu hồ sơ của quý khách thuộc diện phải đăng tuyển, cần cộng thêm tối thiểu 05 ngày làm việc này vào tổng thời gian chuẩn bị.

FLAT LAW FIRM hỗ trợ những gì?

• Phân loại diện: xác định người lao động thuộc diện phải xin giấy phép, diện không thuộc diện cấp giấy phép (xin giấy xác nhận) hay diện chỉ cần thông báo — tránh làm thừa hoặc thiếu thủ tục.
• Xác định vị trí công việc: đối chiếu tiêu chí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật với hồ sơ thực tế của từng người.
• Soạn và rà soát hồ sơ: văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và vị trí công việc; hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật — chứng thực giấy tờ nước ngoài.
• Nộp và theo dõi hồ sơ: nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc qua Cổng Dịch vụ công, theo dõi tiến độ, bổ sung hồ sơ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
• Gia hạn, cấp lại, cấp mới: nhắc và xử lý kịp thời khi giấy phép sắp hết hạn, bị mất, hư hỏng hoặc khi có thay đổi về người lao động, vị trí, người sử dụng lao động.
• Tuân thủ sau cấp phép: tư vấn về ký kết hợp đồng lao động sau khi có giấy phép, nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng người lao động nước ngoài, thông báo khi người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố.

Với doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động nước ngoài, FLAT xây dựng quy trình nội bộ theo dõi thời hạn từng giấy phép, tránh tình trạng giấy phép hết hạn mà người lao động vẫn đang làm việc.

Tài liệu khách hàng cần chuẩn bị

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / giấy phép hoạt động của doanh nghiệp tại Việt Nam.
• Hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài.
• Văn bằng, chứng chỉ và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc (do tổ chức nước ngoài cấp — cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật, chứng thực).
• Giấy khám sức khỏe.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương.
• Văn bản cử sang làm việc / hợp đồng cung cấp dịch vụ / thỏa thuận — tùy hình thức làm việc.
• 02 ảnh 4×6 theo quy cách.

Luật sư của FLAT sẽ gửi checklist chi tiết theo từng trường hợp sau buổi tư vấn đầu tiên, để doanh nghiệp chuẩn bị đúng và đủ ngay từ đầu.

Lưu ý riêng cho doanh nghiệp FDI

• Công ty mẹ cử người sang: cần phân biệt di chuyển nội bộ doanh nghiệp với tuyển dụng mới — mỗi hình thức có bộ giấy tờ chứng minh khác nhau (văn bản cử kèm xác nhận thời gian tuyển dụng trước đó, hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ).
• Người lao động làm việc tại nhiều tỉnh: thẩm quyền cấp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính; khi người lao động làm việc tại địa phương khác, phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền tại địa phương đó trước ít nhất 03 ngày làm việc.
• Chuyên gia dự án ngắn hạn: nếu tổng thời gian làm việc dưới 90 ngày trong một năm, có thể thuộc diện không phải cấp giấy phép — nhưng vẫn cần kiểm tra nghĩa vụ thông báo.
• Đồng bộ với thủ tục khác: giấy phép lao động thường đi cùng thẻ tạm trú, và việc tuyển dụng chuyên gia nước ngoài cần gắn với thành lập công ty FDI tại Việt Nam hoặc cơ cấu hiện diện đã có của doanh nghiệp. Xem thêm: đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Cập nhật pháp lý đến tháng 9/2026

• Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/8/2025, thay thế khung quy định về người lao động nước ngoài tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
• Thẩm quyền cấp giấy phép lao động được giao cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc phân cấp cho cơ quan chuyên môn theo quy định), thay cho cơ chế trước đây.
• Báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được lồng ghép trong hồ sơ đề nghị cấp giấy phép, không còn là bước xin chấp thuận tách rời như trước.
• Nới điều kiện kinh nghiệm cho chuyên gia (02 năm thay vì 03 năm; 01 năm đối với lĩnh vực ưu tiên) và lao động kỹ thuật (03 năm kinh nghiệm thay cho yêu cầu đào tạo chuyên ngành trong một số trường hợp).
• Liên thông thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp với thủ tục cấp giấy phép lao động; cho phép nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Khung pháp lý nền: ngoài Nghị định 219, Bộ luật Lao động 2019 vẫn là cơ sở nền — Điều 151 về điều kiện làm việc của lao động nước ngoài, Điều 154 về các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, Điều 155 về thời hạn giấy phép lao động.
• Chính quyền địa phương 02 cấp vận hành từ ngày 01/7/2025: hồ sơ lao động nước ngoài cần được rà soát cùng tên địa chỉ hành chính mới sau sắp xếp. Tùy địa bàn, loại hồ sơ và phân cấp tại thời điểm nộp, cơ quan có thẩm quyền có thể khác nhau.

Toàn văn các văn bản nêu trên có thể tra cứu tại Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ.

Quy định có thể tiếp tục được hướng dẫn chi tiết và điều chỉnh trong quá trình triển khai tại từng địa phương. Nội dung trên phản ánh khung pháp lý tại thời điểm cập nhật; với hồ sơ cụ thể, doanh nghiệp nên trao đổi với luật sư để đối chiếu quy định hiện hành.

Câu hỏi thường gặp

Bạn nên trao đổi với luật sư nếu…

• Chưa chắc chắn người lao động thuộc diện phải xin giấy phép hay diện được miễn.
• Người lao động có bằng cấp, kinh nghiệm do nhiều quốc gia khác nhau cấp.
• Người lao động sẽ làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố trong thời gian ở Việt Nam.
• Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều lao động nước ngoài và cần hệ thống theo dõi thời hạn giấy phép.
• Đã có giấy phép nhưng sắp thay đổi vị trí, người sử dụng lao động hoặc cơ cấu tổ chức.