Nhân sự một doanh nghiệp FDI 300 lao động tại Hưng Yên bị nhắc nhở vì nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trễ một tuần so với hạn tháng 6. Câu hỏi đặt ra: báo cáo này nộp cho ai, theo mẫu nào, doanh nghiệp nhỏ dưới 10 lao động có được miễn không, và mức phạt nộp muộn tính theo khung nào sau khi Nghị định 12/2022 hết hiệu lực?
Khung pháp lý áp dụng
Nghĩa vụ báo cáo lao động bắt đầu từ khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14: người sử dụng lao động khai trình sử dụng lao động trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Thể thức tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP và Nghị định 129/2025/NĐ-CP): báo cáo 06 tháng trước ngày 05/6, báo cáo năm trước ngày 05/12, gửi Sở Nội vụ qua Cổng dịch vụ công quốc gia theo Mẫu số 01/PLI; doanh nghiệp trong khu công nghiệp còn gửi Ban quản lý khu.
Từ 01/7/2025, chức năng lao động cấp tỉnh chuyển về Sở Nội vụ (sáp nhập Sở Lao động — Thương binh và Xã hội). Xử phạt hành vi không báo cáo tình hình thay đổi lao động hiện áp dụng theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP — nghị định thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP từ 10/09/2026; trích dẫn 12/2022 như khung hiện hành sau mốc này là lỗi hiệu lực.
Trả lời chi tiết từng câu hỏi thực tế
Báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp khi nào, cho ai?
Hai kỳ: báo cáo 06 tháng đầu năm trước ngày 05/6 và báo cáo năm trước ngày 05/12, gửi Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở qua Cổng dịch vụ công quốc gia; nếu không nộp được trực tuyến thì gửi bản giấy Mẫu số 01/PLI. Đồng thời thông báo tình hình thay đổi lao động cho cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực; doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế gửi thêm Ban quản lý khu. Ngoài hai kỳ này, lần khai trình đầu tiên phải thực hiện trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
Báo cáo gồm những nội dung gì?
Theo Mẫu số 01/PLI: tổng số lao động và biến động trong kỳ (tuyển mới, thôi việc), phân loại theo vị trí việc làm (nhà quản lý; chuyên môn kỹ thuật bậc cao; chuyên môn kỹ thuật bậc trung; khác), giới tính, loại hợp đồng (không xác định thời hạn, xác định thời hạn, dưới 12 tháng theo khung mẫu hiện hành), lao động nước ngoài và lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội. Số liệu phải khớp sổ quản lý lao động và dữ liệu tăng/giảm bảo hiểm xã hội của cùng kỳ.
Công ty dưới 10 lao động có phải báo cáo không?
Có. Pháp luật không đặt ngưỡng miễn theo quy mô cho nghĩa vụ khai trình và báo cáo thay đổi lao động: mọi người sử dụng lao động có sử dụng lao động theo hợp đồng đều phải báo cáo, kể cả chỉ có vài lao động. Quy mô nhỏ cũng không miễn các kỳ báo cáo ‘không biến động’ — vẫn nộp báo cáo ghi rõ không thay đổi để hoàn tất nghĩa vụ kỳ đó.
Nộp muộn thì bị phạt bao nhiêu?
Hành vi không báo cáo hoặc báo cáo không đúng thời hạn tình hình thay đổi lao động bị phạt tiền theo khung xử phạt lao động hiện hành tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP (kế thừa khung của Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP trước đây: phạt tiền đối với người sử dụng lao động, tổ chức chịu mức gấp đôi cá nhân theo nguyên tắc chung của nghị định xử phạt lao động). Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp bị ghi nhận vi phạm trong hồ sơ lao động — bất lợi khi cơ quan lao động thanh tra hoặc khi xin xác nhận tuân thủ cho các thủ tục khác.
Checklist hành động
- Ghim hai mốc 05/6 và 05/12 vào lịch tuân thủ, nhắc trước 15 ngày; phân công HR chính và dự phòng.
- Khai trình lần đầu trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động nếu chưa từng thực hiện.
- Đối chiếu số liệu Mẫu 01/PLI với sổ quản lý lao động và báo cáo tăng/giảm BHXH cùng kỳ trước khi nộp.
- Nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia; lưu mã hồ sơ/biên nhận điện tử từng kỳ.
- Doanh nghiệp trong KCN: gửi thêm bản cho Ban quản lý khu theo yêu cầu của Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Câu hỏi thường gặp
Không có biến động lao động trong kỳ có phải nộp không?
Có. Báo cáo kỳ đó ghi nhận không biến động; bỏ nộp vì ‘không có gì thay đổi’ vẫn là không báo cáo theo quy định và bị xử phạt theo cùng khung.
Sở Nội vụ hay Sở Lao động — Thương binh và Xã hội là nơi nhận hiện nay?
Hiện nay là Sở Nội vụ: từ 01/7/2025 chức năng quản lý lao động cấp tỉnh được sáp nhập vào Sở Nội vụ theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp; văn bản cũ ghi Sở Lao động — Thương binh và Xã hội cần đọc theo thẩm quyền kế thừa này.
Báo cáo lao động trên Cổng dịch vụ công quốc gia có thay thế thông báo cho BHXH không?
Chưa hoàn toàn: doanh nghiệp vẫn phải thông báo tình hình thay đổi lao động đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trừ khi địa phương đã liên thông dữ liệu và hướng dẫn khác bằng văn bản.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng