Chi phí dịch thuật, hợp pháp hóa hồ sơ công ty mẹ nước ngoài khi đầu tư vào Việt Nam

Đưa hồ sơ công ty mẹ nước ngoài vào Việt Nam để đầu tư tốn bao nhiêu tiền dịch thuật và hợp pháp hóa? Đây là khoản chi phí “ẩn” mà nhiều nhà đầu tư FDI không dự toán từ đầu — để rồi bất ngờ khi một bộ hồ sơ vài chục trang “ngốn” hàng chục triệu đồng qua 5 chặng thủ tục ở hai quốc gia. Bài viết này dẫn toàn bộ chuỗi thủ tục, bảng phí nhà nước từng chặng và 3 cách tiết kiệm chi phí hợp pháp.

1. Vì sao hồ sơ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật?

Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, quyết định cử người đại diện…) chỉ được công nhận tại Việt Nam sau khi đã hợp pháp hóa lãnh sự (HPLLS) theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG, đồng thời phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch để nộp cho cơ quan nhà nước Việt Nam.

Các hồ sơ công ty mẹ thường phải HPLLS khi đầu tư vào Việt Nam:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh / giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của công ty mẹ;
Điều lệ công ty mẹ;
Quyết định cử người đại diện theo ủy quyền;
Báo cáo tài chính (tùy yêu cầu của từng thủ tục).

Các giấy tờ này phục vụ thủ tục thành lập doanh nghiệp (Nghị định 168/2025/NĐ-CP) hoặc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp (Luật Đầu tư 143/2025/QH15).

2. Chuỗi 5 bước và bảng phí từng chặng

Bước	Nội dung	Phí nhà nước
1. Công chứng tại nước ngoài	Công chứng giấy tờ tại tổ chức công chứng nước sở tại	Theo biểu phí nước sở tại (thị trường)
2. Hợp pháp hóa tại Bộ Ngoại giao nước đó	Cơ quan ngoại giao nước sở tại chứng nhận chữ ký, con dấu của công chứng viên	Theo biểu phí nước sở tại
3. HPLLS tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài	Đại sứ quán / Lãnh sự quán Việt Nam chứng nhận	10 USD/bản (Thông tư 264/2016/TT-BTC)
4. Chứng nhận lãnh sự / HPLLS trong nước (nếu cần)	Trường hợp giấy tờ chưa hoàn tất chuỗi ở nước ngoài	30.000 đồng/lần (Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC)
5. Dịch thuật công chứng tại Việt Nam	Dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch	10.000 đồng/trang (bản dịch thứ nhất); bản thứ 2 trở đi: 5.000 đồng/trang (trang 1–2), 3.000 đồng/trang từ trang thứ 3, tối đa 200.000 đồng/bản (khoản 6 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC)

Lưu ý: phí dịch thuật (công dịch) do tổ chức dịch thuật báo giá theo thị trường — không có giá nhà nước. Phí công chứng bản dịch nêu trên là phí nhà nước thu cho việc công chứng, chưa bao gồm tiền công dịch.

3. Lưu ý đặc biệt: Việt Nam chưa tham gia Công ước Apostille

Tính đến tháng 10/2026, Việt Nam chưa tham gia Công ước La Hay về Apostille. Hệ quả: không có “tem Apostille” rút gọn — hồ sơ bắt buộc phải đi đủ chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự 5 bước nêu trên.

Ngoại lệ duy nhất: miễn HPLLS theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại (Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP). Trước khi làm thủ tục, hãy kiểm tra xem quốc gia cấp giấy tờ có thuộc diện miễn trừ không — đây là cách tiết kiệm lớn nhất nếu đủ điều kiện.

4. Ba cách tiết kiệm chi phí hợp pháp

Cách 1 — Gộp bản, làm một lần

Chuẩn bị đầy đủ danh mục giấy tờ cần HPLLS ngay từ đầu và thực hiện gộp trong một đợt: mỗi lần gửi hồ sơ đi nước ngoài tốn phí chuyển phát nhanh quốc tế và thời gian chờ đợi. Làm lẻ tẻ 2–3 đợt có thể đội chi phí lên gấp đôi.

Cách 2 — Kiểm tra điều ước miễn trừ trước

Tra cứu điều ước quốc tế song phương về tương trợ tư pháp giữa Việt Nam và quốc gia cấp giấy tờ. Nếu thuộc diện miễn HPLLS, toàn bộ chi phí các bước 1–4 được loại bỏ — chỉ còn chi phí dịch thuật công chứng trong nước.

Cách 3 — Chuẩn bị bản dịch trước, kiểm tra kỹ bản gốc

Sai một dấu trong bản dịch công chứng đồng nghĩa với làm lại và trả phí lại từ đầu. Hãy dịch nháp, đối chiếu kỹ với bản gốc đã HPLLS, rồi mới mang đi công chứng bản dịch chính thức.

5. Lưu ý về thời hạn sử dụng giấy tờ

Một số giấy tờ (như giấy xác nhận tư cách pháp lý, báo cáo tài chính) có “tuổi thọ” thực tế: cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu giấy tờ được cấp trong một khoảng thời gian gần (thường là 3–6 tháng tùy thủ tục). Đừng HPLLS quá sớm rồi để hồ sơ “nằm chờ” — giấy tờ hết “hạn mềm” sẽ phải làm lại toàn bộ chuỗi.

6. Câu hỏi thường gặp

Bản dịch có cần công chứng không, hay chỉ cần dịch thuật?

Đối với hồ sơ nộp cho cơ quan nhà nước Việt Nam, bản dịch phải được công chứng (hoặc chứng thực chữ ký người dịch tại tổ chức có thẩm quyền). Bản dịch không công chứng thường không được chấp nhận.

Có thể HPLLS tại Việt Nam thay vì tại nước ngoài không?

Về nguyên tắc, chuỗi HPLLS bắt đầu từ nước cấp giấy tờ. Trường hợp đặc biệt (giấy tờ đã mang về Việt Nam), có thể thực hiện chứng nhận lãnh sự trong nước theo Thông tư 157/2016/TT-BTC — nhưng cần đối chiếu kỹ điều kiện áp dụng.

Mất bao lâu cho toàn bộ chuỗi?

Thực tế thường từ 3–6 tuần tùy quốc gia, do phụ thuộc vào thời gian xử lý của cơ quan nước ngoài và vận chuyển quốc tế. Nên khởi động thủ tục HPLLS song song với việc chuẩn bị các hồ sơ khác của dự án.

7. Kết luận

Dự toán cho một bộ hồ sơ công ty mẹ: phí HPLLS tại cơ quan đại diện Việt Nam 10 USD/bản, chứng nhận trong nước 30.000 đồng/lần, công chứng bản dịch 10.000 đồng/trang — cộng với phí công chứng, ngoại giao ở nước ngoài và tiền công dịch theo thị trường. Nắm đúng chuỗi 5 bước và áp dụng 3 cách tiết kiệm trên, nhà đầu tư sẽ không còn bị “sốc” chi phí.

Xem thêm: Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cá nhân dùng tại Việt Nam.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đầu tư từ công ty mẹ nước ngoài, liên hệ FLAT Law Firm để được tư vấn.

Bài viết đã được Hội đồng QA rà soát.

Ghi chú minh bạch: bài viết do FLAW AI Legal Council biên soạn dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm viết (14/10/2026), chỉ mang tính thông tin tham khảo, không phải văn bản chính thức và không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Mức phí nước ngoài và giá dịch thuật thị trường chỉ mang tính tham khảo tại thời điểm viết.