Doanh nghiệp mới thành lập phải hoàn thành ba lớp đăng ký nhân sự chồng lấn nhau: khai trình sử dụng lao động với cơ quan lao động, đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho đơn vị và người lao động, và cập nhật dữ liệu lao động trong suốt quá trình hoạt động. Từ 2026, Luật Việc làm 74/2025/QH15 (hiệu lực 01/01/2026) thúc đẩy đăng ký lao động trên hệ thống điện tử với dữ liệu liên thông giữa đăng ký doanh nghiệp, cơ quan lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội theo Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15. Bài viết trình bày kênh đăng ký lần đầu, dữ liệu nào được liên thông sẵn và dữ liệu nào doanh nghiệp vẫn phải tự khai, thời hạn khai trình và chế tài khi đăng ký chậm theo khung xử phạt lao động mới.
Kênh đăng ký lao động lần đầu cho doanh nghiệp mới
Nghĩa vụ nền tảng vẫn là khai trình việc sử dụng lao động lần đầu với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Nội vụ) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp bắt đầu hoạt động theo Điều 10 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Từ 2026, việc khai trình được thực hiện trực tuyến qua cổng dịch vụ công và hệ thống đăng ký lao động điện tử theo Luật Việc làm 74/2025/QH15: doanh nghiệp đăng nhập bằng mã số doanh nghiệp, xác nhận thông tin đơn vị và khai số lao động ban đầu, ngành nghề sử dụng lao động và kế hoạch tuyển dụng.
Song song, doanh nghiệp đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho đơn vị tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở để được cấp mã đơn vị, sau đó khai báo tăng lao động cho từng người lao động thuộc diện bắt buộc. Ba thao tác — khai trình lao động, cấp mã đơn vị bảo hiểm xã hội, khai tăng lao động — là điều kiện để doanh nghiệp ký hợp đồng lao động, trả lương qua ngân hàng và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân một cách hợp lệ ngay từ kỳ lương đầu tiên.
Liên thông dữ liệu: phần được điền sẵn và phần doanh nghiệp vẫn phải khai
Liên thông dữ liệu theo thiết kế của Luật Việc làm 74/2025/QH15 và Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15 nghĩa là thông tin tĩnh của doanh nghiệp — tên, mã số doanh nghiệp (đồng thời là mã số thuế), địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, người đại diện theo pháp luật — được chia sẻ từ cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp sang hệ thống lao động và bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp không phải khai lại các trường này khi đăng ký lao động. Khi doanh nghiệp thay đổi các thông tin trên tại đăng ký doanh nghiệp, dữ liệu liên thông được cập nhật theo, giảm hẳn lỗi lệch thông tin giữa ba hệ thống vốn là nguồn tranh chấp hành chính phổ biến trước đây.
Nhưng liên thông không thay thế khai báo lao động: số lượng người lao động thực tế, thời điểm bắt đầu làm việc của từng người, loại hợp đồng, mức lương đóng bảo hiểm và mọi biến động tăng giảm vẫn do doanh nghiệp khai và chịu trách nhiệm về tính chính xác. Hiểu lầm nguy hiểm nhất là cho rằng ‘đã đăng ký doanh nghiệp là xong đăng ký lao động’: liên thông chỉ chuyển thông tin doanh nghiệp, còn dữ liệu lao động cụ thể luôn phải do doanh nghiệp chủ động khai báo trên hệ thống trong các thời hạn luật định.
Thời hạn: đăng ký lần đầu và cập nhật khi tuyển thêm
Mốc thời hạn doanh nghiệp mới phải nhớ: khai trình sử dụng lao động lần đầu trong 30 ngày từ ngày bắt đầu hoạt động; đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động thuộc diện bắt buộc ngay khi ký hợp đồng lao động thuộc diện đóng (khai tăng trong tháng phát sinh); và báo cáo tình hình biến động lao động định kỳ sáu tháng một lần với cơ quan lao động theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đồng thời cập nhật dữ liệu trên hệ thống đăng ký lao động điện tử khi có thay đổi về số lượng, cơ cấu lao động. Doanh nghiệp FDI có kế hoạch tuyển dụng theo giai đoạn nên gắn các mốc này vào lịch tuân thủ ngay từ tháng đầu hoạt động.
Thực hành tốt là phân công một đầu mối nhân sự chịu trách nhiệm đồng bộ ba hệ thống: mọi quyết định tuyển dụng, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng phải đi kèm thao tác cập nhật tương ứng trên hệ thống lao động và bảo hiểm xã hội trong cùng tháng. Sự lệch pha giữa dữ liệu hợp đồng thực tế và dữ liệu trên hệ thống — người lao động đã làm việc nhiều tháng nhưng chưa khai tăng — là dấu hiệu đầu tiên cơ quan bảo hiểm xã hội và thanh tra lao động dùng để chọn doanh nghiệp kiểm tra.
Không đăng ký đúng hạn bị xử lý ra sao từ 2026
Không khai trình sử dụng lao động, khai trình chậm hoặc khai không đúng số lao động thực tế là hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bị phạt tiền theo khung xử phạt lao động hiện hành — Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/9/2026 thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP — với mức phạt tăng theo quy mô số lao động không khai trình, kèm biện pháp buộc khai trình bổ sung. Song song mặt tiền: lao động chưa đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bị truy thu toàn bộ số phải đóng cho thời gian chưa đóng kèm tiền chậm đóng theo Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15, và doanh nghiệp phải bồi hoàn các chế độ mà người lao động lẽ ra được hưởng trong thời gian chưa đóng.
Với doanh nghiệp mới, rủi ro lớn hơn nằm ở chuỗi hệ quả: dữ liệu lao động trống trên hệ thống khiến giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài, hồ sơ vay vốn ưu đãi duy trì việc làm và các thủ tục hành chính liên thông khác bị chậm theo. Đăng ký lao động trực tuyến đúng hạn vì vậy không phải thủ tục hình thức mà là điều kiện vận hành của toàn bộ hồ sơ nhân sự doanh nghiệp từ năm đầu tiên.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập đăng ký lao động lần đầu trực tuyến qua kênh nào?
Qua cổng dịch vụ công và hệ thống đăng ký lao động điện tử theo Luật Việc làm 74/2025/QH15, thực hiện nghĩa vụ khai trình sử dụng lao động lần đầu với cơ quan lao động cấp tỉnh trong 30 ngày từ ngày bắt đầu hoạt động; đồng thời đăng ký mã đơn vị bảo hiểm xã hội và khai tăng lao động tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở.
Dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, lao động và BHXH liên thông thế nào, doanh nghiệp có phải khai lại không?
Thông tin tĩnh của doanh nghiệp (tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, ngành nghề, người đại diện) được chia sẻ từ cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp sang hệ thống lao động và BHXH nên không phải khai lại. Nhưng dữ liệu lao động cụ thể — số người, thời điểm bắt đầu làm việc, loại hợp đồng, mức lương đóng bảo hiểm và biến động tăng giảm — doanh nghiệp vẫn phải tự khai và chịu trách nhiệm.
Thời hạn đăng ký lao động lần đầu và cập nhật khi tuyển thêm người lao động?
Khai trình lần đầu trong 30 ngày từ ngày bắt đầu hoạt động; khai tăng bảo hiểm xã hội trong tháng phát sinh khi ký hợp đồng thuộc diện đóng bắt buộc; báo cáo biến động lao động định kỳ 6 tháng và cập nhật hệ thống đăng ký lao động khi có thay đổi về số lượng, cơ cấu lao động.
Không đăng ký lao động đúng hạn doanh nghiệp bị xử lý ra sao từ 2026?
Bị phạt tiền theo khung xử phạt lao động hiện hành (Nghị định 283/2026/NĐ-CP hiệu lực từ 10/9/2026) với mức tăng theo số lao động không khai trình, kèm buộc khai trình bổ sung; đồng thời bị truy thu bảo hiểm xã đội cho thời gian chưa đóng kèm tiền chậm đóng và phải bồi hoàn chế độ cho người lao động theo Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15.
FLAT Law Firm hỗ trợ đăng ký lao động cho doanh nghiệp mới
FLAT hỗ trợ doanh nghiệp FDI mới thành lập hoàn thiện đăng ký lao động và bảo hiểm xã hội từ ngày đầu: khai trình lần đầu, mã đơn vị, khai tăng lao động và lịch cập nhật dữ liệu liên thông theo Luật Việc làm 74/2025/QH15.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng