Trả lời ngắn gọn: pháp luật Việt Nam coi đào tạo người lao động vừa là trách nhiệm của người sử dụng lao động, vừa là chi phí kinh doanh được trừ thuế. Chi phí đào tạo — người dạy, tài liệu, thiết bị, vật tư thực hành, hỗ trợ người học — được trừ khi tính thuế TNDN nếu được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp (Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản 2 Điều 9). Thiếu điều kiện giấy tờ này, chi phí đào tạo có thật cũng bị loại khi quyết toán.
Nghĩa vụ đào tạo của người sử dụng lao động
Bộ luật Lao động 2019 (Điều 60) quy định trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề cho người lao động. Trên thực tế nghĩa vụ này thể hiện ở ba nơi: đào tạo hội nhập cho người mới tuyển, nâng cao tay nghề khi thay đổi công nghệ/quy trình (gắn trực tiếp với ưu tiên đào tạo lại khi tái cấu trúc theo Điều 44), và hợp đồng đào tạo nghề (Điều 61) khi người sử dụng lao động tài trợ cho người lao động học nghề. Luật 124/2025/QH15 đã sửa khoản 3 Điều 61, hiệu lực từ 01/01/2026 — mẫu hợp đồng đào tạo nghề nên được rà soát theo văn bản hiện hành.
Những khoản chi đào tạo nào được trừ thuế
Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các “khoản chi thực tế phát sinh khác” được trừ khi tính thuế TNDN bao gồm chi cho giáo dục nghề nghiệp, đào tạo người lao động: đào tạo nghề, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động đang làm việc hoặc được tuyển dụng vào doanh nghiệp; chi trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng cho giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành và các chi phí khác hỗ trợ người học. Điều kiện quyết định: các hoạt động này phải được quy định cụ thể trong một trong ba hồ sơ — hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp. Đào tạo do lãnh đạo quyết định miệng, chi tiền mà không có dấu vết giấy tờ này là lý do phổ biến nhất khiến chi phí bị loại.
Cấu trúc chính sách hỗ trợ đào tạo để “sống sót” qua thanh tra
- Đưa chính sách đào tạo vào thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính trước khi chi tiền — giấy tờ hồi tố không chữa được lỗi.
- Giữ đầy đủ chứng từ: hợp đồng/quyết định đào tạo, hóa đơn của đơn vị đào tạo, danh sách điểm danh, chứng từ thanh toán.
- Phân biệt đào tạo do doanh nghiệp yêu cầu (chi phí kinh doanh được trừ) với việc học cá nhân người lao động tự theo đuổi (xử lý thuế khác).
- Với cam kết hoàn trả chi phí đào tạo khi nghỉ việc sớm, điều khoản phải hợp pháp, tương xứng và bằng văn bản — điều khoản kiểu phạt thường bị tòa tuyên vô hiệu.
- Nơi Nhà nước có chương trình hỗ trợ đào tạo cho nhóm lao động cụ thể, kiểm tra điều kiện sớm; chi phí của doanh nghiệp và hỗ trợ của Nhà nước đôi khi kết hợp được.
Câu hỏi thường gặp
Đào tạo cán bộ chủ chốt ở nước ngoài có được trừ?
Được, nếu là đào tạo nghề thực chất gắn với hoạt động kinh doanh và đáp ứng điều kiện chứng từ nêu trên — địa điểm không loại trừ, nhưng mục đích kinh doanh sẽ bị soi kỹ hơn.
Có phải ký hợp đồng đào tạo với từng người lao động?
Không phải cho mọi khóa học. Điều kiện khấu trừ đòi hỏi hoạt động đào tạo được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước tập thể hoặc quy chế tài chính — chính sách cấp công ty trong một trong các văn bản đó đã bao phủ đào tạo thường xuyên. Hợp đồng đào tạo nghề cá nhân (Điều 61) dành cho các chương trình nghề có tài trợ, dài hạn.
Có thể buộc người lao động hoàn trả chi phí đào tạo khi nghỉ việc?
Chỉ theo hợp đồng đào tạo hợp pháp với cam kết hoàn trả hợp lý. Điều khoản đòi hoàn trả toàn bộ bất kể hoàn cảnh thường bị tuyên vô hiệu.
Đào tạo trong thời gian thử việc có được trừ?
Thời gian thử việc tính là thời gian làm việc thực tế, và chi phí đào tạo cho người được tuyển dụng được liệt kê rõ trong Nghị định 320/2025 — với điều kiện đáp ứng yêu cầu giấy tờ.
Đơn vị đào tạo không xuất được hóa đơn hợp lệ thì sao?
Khoản chi không đáp ứng điều kiện khấu trừ chung (chi thực tế + hóa đơn, chứng từ hợp pháp) bất kể quy định riêng về đào tạo. Hãy dùng đơn vị đào tạo có giấy phép.
Xây dựng chương trình đào tạo vừa đúng luật vừa tối ưu thuế? FLAT Law Firm hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế khung đào tạo tuân thủ — liên hệ với chúng tôi.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng