Mô hình văn phòng kết hợp showroom rất phổ biến với FDI ngành thiết bị, nội thất, xe và hàng tiêu dùng cao cấp: một mặt bằng vừa là trụ sở làm việc, vừa trưng bày sản phẩm cho khách hàng và đối tác. Ranh giới pháp lý của mô hình này nằm ở một câu hỏi: showroom chỉ trưng bày hay có bán hàng tại chỗ? Câu trả lời quyết định mặt bằng của bạn có bị coi là cơ sở bán lẻ hay không — kéo theo các điều kiện và giấy phép hoàn toàn khác.
1. Trưng bày thuần túy khác bán lẻ tại chỗ ở điểm nào
Hoạt động trưng bày, giới thiệu sản phẩm không kèm bán hàng tại địa điểm thuộc hoạt động xúc tiến thương mại theo Luật Thương mại 36/2005/QH11 và không biến địa điểm thành cơ sở bán lẻ. Ngược lại, khi khách hàng mua và thanh toán tại showroom — dù chỉ “bán mẫu” hay bán kèm theo đơn đặt tại chỗ — địa điểm đó trở thành cơ sở bán lẻ theo Nghị định 342/2026/NĐ-CP (hiệu lực 18/10/2026): với doanh nghiệp FDI, cơ sở bán lẻ ngoài cơ sở thứ nhất phải qua đánh giá nhu cầu kinh tế (ENT) trừ trường hợp được miễn, và cơ sở thứ nhất phải đáp ứng các điều kiện về địa điểm tại Điều 21 nghị định này. Việc “lách” bằng cách ký hợp đồng và xuất hóa đơn từ trụ sở khác trong khi giao dịch thực diễn ra tại showroom không xóa được bản chất bán lẻ tại chỗ nếu cơ quan kiểm tra xác định có hoạt động mua bán tại địa điểm.
2. Cấu trúc hợp đồng thuê cho mặt bằng hai công năng
Hợp đồng thuê mặt bằng kết hợp phải mô tả tách bạch hai khu vực: diện tích văn phòng và diện tích showroom, với sơ đồ kèm theo; công năng sử dụng ghi trong hợp đồng phải khớp công năng thiết kế và phê duyệt của mặt bằng (mặt bằng thiết kế thuần văn phòng có thể không được phép đón khách bán lẻ theo luồng giao thông và thoát nạn riêng). Về giá: tiền thuê showroom mặt tiền thường cao hơn văn phòng cùng tòa nhà — tách đơn giá hai khu vực trong hợp đồng giúp minh bạch chi phí và xử lý khi thu hẹp một phần. Lưu ý riêng: biển hiệu và trưng bày tại mặt tiền chịu quy định về quảng cáo ngoài trời và quy chế quản lý của tòa nhà/khu vực — quyền gắn biển tên, bảng hiệu sản phẩm phải ghi vào hợp đồng, vì đây là phần giá trị thương mại chính của showroom mà nhiều hợp đồng thuê văn phòng mặc định cấm.
3. PCCC và an toàn khi khu vực đón công chúng
Văn phòng làm việc nội bộ và showroom đón khách có yêu cầu an toàn khác nhau: mật độ người, lối thoát nạn, vật liệu trưng bày (mẫu sản phẩm dễ cháy, pin, hóa chất mẫu) đều ảnh hưởng thẩm duyệt và nghiệm thu phòng cháy chữa cháy theo Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 55/2024/QH15 và Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Nếu mặt bằng đã nghiệm thu theo công năng văn phòng và bạn chuyển một phần thành showroom có công chúng, việc thay đổi công năng sử dụng có thể phải thẩm duyệt lại phần liên quan. Thỏa thuận trong hợp đồng: bên nào chịu trách nhiệm và chi phí cho thẩm duyệt/nghiệm thu phần thay đổi, và thời hạn khai trương phụ thuộc mốc nghiệm thu thế nào.
4. Ranh giới hoạt động trong vận hành hằng ngày
Sau khi khai trương, kỷ luật vận hành giữ mô hình đúng bản chất đã khai: nếu khai trưng bày thuần túy — nhân viên showroom không thu tiền, không xuất hóa đơn tại chỗ, đơn hàng chuyển về trụ sở/chi nhánh có quyền bán lẻ để thực hiện; khu vực trải nghiệm sản phẩm (lái thử, dùng thử) cần quy trình an toàn và bảo hiểm trách nhiệm phù hợp. Nếu nhu cầu bán tại chỗ là thật và lâu dài, con đường đúng là làm thủ tục cơ sở bán lẻ cho địa điểm đó ngay từ đầu (điều kiện địa điểm Điều 21, ENT nếu thuộc diện Điều 22 của Nghị định 342/2026) thay vì vận hành “nửa showroom nửa cửa hàng” trong vùng xám — chi phí thủ tục nhỏ hơn nhiều so với rủi ro bị xử phạt và buộc ngừng hoạt động tại địa điểm khi bị kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Showroom có được đặt máy POS và thu tiền đặt cọc của khách tại chỗ không?
Thu tiền đặt cọc theo đơn hàng vẫn là một phần của giao dịch mua bán diễn ra tại địa điểm; về bản chất, địa điểm có hoạt động bán hàng. Nếu mô hình dự kiến thu tiền tại chỗ thường xuyên, nên xác định địa điểm là cơ sở bán lẻ và thực hiện điều kiện/giấy phép tương ứng thay vì dựa vào tên gọi “đặt cọc”.
Địa điểm showroom có cần đăng ký địa điểm kinh doanh riêng không?
Nếu showroom nằm tại chính địa chỉ trụ sở chính và thuộc hoạt động của trụ sở, không cần đăng ký thêm. Nếu showroom ở địa chỉ khác trụ sở chính, doanh nghiệp phải đăng ký địa điểm kinh doanh cho địa chỉ đó với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi hoạt động.
Trưng bày hàng mẫu nhập khẩu tại showroom có vướng thủ tục hải quan không?
Hàng mẫu nhập khẩu để trưng bày chịu thủ tục hải quan như hàng hóa nhập khẩu thông thường (trừ các trường hợp tạm nhập tái xuất triển lãm có thời hạn theo quy định hải quan). Hàng trưng bày lâu dài tại showroom nên làm thủ tục nhập khẩu chính thức và lưu ý nếu sau đó bán thanh lý tại Việt Nam thì hoạt động bán đó thuộc diện bán lẻ tại địa điểm.
Có được tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm có khách mời tại showroom không?
Được, trong phạm vi mặt bằng thuê và quy định của tòa nhà; sự kiện quy mô lớn đón công chúng có thể phát sinh yêu cầu thông báo với chính quyền địa phương và điều kiện an ninh, an toàn cháy nổ riêng. Nên báo trước cho ban quản lý tòa nhà và kiểm tra ngưỡng sự kiện phải thông báo tại địa phương.
