Câu hỏi này thường chỉ được đặt ra sau khi vụ việc đã xảy ra: nhân viên vi phạm rõ ràng, nhưng doanh nghiệp lục lại hồ sơ mới thấy mình chưa từng ban hành — hoặc ban hành rồi mà chưa đăng ký — nội quy lao động. Lúc đó, mọi quyết định xử lý đều đứng trên mặt băng mỏng, và cách xử lý khôn ngoan là hiểu đúng mình còn những công cụ nào.
Phân biệt hai tình huống “không có nội quy”
Tình huống thứ nhất: doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động. Nhóm này không bắt buộc có nội quy bằng văn bản, nhưng khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu thỏa thuận nội dung kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động. Nếu hợp đồng đã có điều khoản này, doanh nghiệp vẫn có căn cứ xử lý trong phạm vi đã thỏa thuận; nếu hợp đồng cũng im lặng về kỷ luật, thì căn cứ gần như bằng không.
Tình huống thứ hai, rủi ro hơn nhiều: doanh nghiệp từ 10 người trở lên nhưng chưa ban hành nội quy, hoặc đã ban hành mà chưa đăng ký theo Điều 119. Ở đây nghĩa vụ pháp lý đã bị vi phạm ngay từ đầu, và điều khoản kỷ luật trong bản nội quy chưa đăng ký chưa có hiệu lực thi hành. Mọi quyết định kỷ luật viện dẫn văn bản đó đều có thể bị thách thức về căn cứ, chưa kể doanh nghiệp còn đối mặt xử phạt hành chính về nội quy theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
Những gì vẫn làm được khi chưa có nội quy
Không có nội quy không có nghĩa doanh nghiệp phải đứng nhìn. Với hành vi vi phạm, các biện pháp quản lý không mang tính kỷ luật vẫn khả thi: nhắc nhở, trao đổi và lập biên bản ghi nhận sự việc (biên bản sự kiện, không phải quyết định kỷ luật); đánh giá không hoàn thành công việc theo quy chế đánh giá nếu có; bồi thường thiệt hại theo trách nhiệm vật chất nếu hành vi gây thiệt hại tài sản và có thỏa thuận hoặc căn cứ trong hợp đồng; và trong quan hệ dân sự, yêu cầu bồi thường theo Bộ luật Dân sự đối với thiệt hại do hành vi của người lao động gây ra cho bên thứ ba hoặc cho doanh nghiệp ngoài phạm vi kỷ luật.
Việc không nên làm là “mượn” các công cụ cấm: phạt tiền, trừ lương thay kỷ luật bị Điều 127 nghiêm cấm trong mọi trường hợp, có nội quy hay không. Cũng không nên ban hành nội quy cấp tốc rồi áp dụng ngược cho hành vi đã xảy ra trước đó — nguyên tắc không hồi tố bảo vệ người lao động, và tòa án sẽ áp nội quy có hiệu lực tại thời điểm xảy ra hành vi. Với hành vi thuộc nhóm sa thải của Điều 125, nếu chưa có nội quy thì đường sa thải kỷ luật gần như đóng; doanh nghiệp cần luật sư đánh giá các căn cứ chấm dứt khác trước khi hành động.
Lộ trình khắc phục và cách Tòa nhìn nhận
Thứ tự khắc phục đúng gồm: soạn thảo nội quy đáp ứng đủ nội dung chủ yếu tại khoản 2 Điều 118 (đặc biệt phần hành vi vi phạm, mức xử lý và điều khoản phòng chống quấy rối); tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có; ban hành và nộp hồ sơ đăng ký trong 10 ngày; chờ đủ 15 ngày để nội quy có hiệu lực; phổ biến và lấy xác nhận của người lao động. Từ thời điểm hiệu lực, hệ thống kỷ luật mới đứng vững cho các hành vi phát sinh về sau.
Khi tranh chấp kỷ luật ra Tòa án, thẩm phán gần như luôn bắt đầu từ câu hỏi căn cứ: hành vi bị xử lý có được quy định trong nội quy hợp lệ đang có hiệu lực tại thời điểm xảy ra hay không, và trình tự xử lý có đúng Điều 122 hay không. Doanh nghiệp không xuất trình được nội quy đã đăng ký thường thua ở ngay câu hỏi đầu tiên, đặc biệt với quyết định sa thải: hệ quả là phục hồi quan hệ lao động, trả lương thời gian không được làm việc và bồi thường theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019 — cái giá đắt hơn nhiều so với chi phí làm nội quy đúng ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Chưa đăng ký nội quy thì kỷ luật được?
Không an toàn. Doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên chưa ban hành hoặc chưa đăng ký nội quy thì điều khoản kỷ luật chưa có hiệu lực — quyết định xử lý dựa trên đó dễ bị tuyên trái pháp luật. Doanh nghiệp dưới 10 người chỉ xử lý được trong phạm vi điều khoản kỷ luật đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.
Rủi ro?
Ba lớp: xử phạt hành chính về nội quy theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP; quyết định kỷ luật (nhất là sa thải) bị tuyên vô hiệu/trái pháp luật, kéo theo phục hồi việc làm và bồi thường Điều 41 Bộ luật Lao động 2019; và bị cấm xử lý đối với hành vi không được quy định trong nội quy theo Điều 127.
Khắc phục?
Soạn nội quy đủ nội dung chủ yếu theo khoản 2 Điều 118, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động, ban hành và đăng ký trong 10 ngày theo Điều 119, chờ hiệu lực 15 ngày rồi phổ biến, lấy xác nhận của người lao động. Nội quy mới chỉ áp dụng cho hành vi xảy ra sau ngày có hiệu lực — không hồi tố.
Tòa?
Tòa án kiểm tra hai điểm: hành vi có được quy định trong nội quy hợp lệ đang có hiệu lực tại thời điểm xảy ra không, và trình tự xử lý có đúng Điều 122 không. Không xuất trình được nội quy đã đăng ký, doanh nghiệp thường thua ngay ở điểm căn cứ, đặc biệt ở các vụ sa thải.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng