Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn hai nghĩa vụ hoàn toàn độc lập: (1) khai trình và báo cáo tình hình sử dụng lao động với cơ quan nhà nước — vẫn bắt buộc; và (2) xây dựng thang lương, bảng lương — vẫn bắt buộc xây dựng, nhưng không còn phải gửi hay đăng ký với cơ quan nhà nước từ năm 2021. Viết sai điểm này là viết sai luật.
1. Khai trình trong 30 ngày và báo cáo định kỳ theo Mẫu 01/PLI
Khai trình (khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019): người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động; đồng thời định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động.
Báo cáo định kỳ (khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sửa bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP):
- Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05/6) và hằng năm (trước ngày 05/12);
- Theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP;
- Nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia đến Sở Nội vụ (văn bản luật ghi “Sở Lao động – Thương binh và Xã hội”, thực tế sau sáp nhập 2025 là Sở Nội vụ); đồng thời thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện (nay là bảo hiểm xã hội khu vực); không báo cáo được qua Cổng Dịch vụ công quốc gia thì gửi bản giấy;
- Người sử dụng lao động trong khu công nghiệp, khu kinh tế báo cáo thêm cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.
Khai trình lần đầu thực hiện theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP (liên thông đăng ký thành lập doanh nghiệp, khai trình lao động, cấp mã đơn vị bảo hiểm xã hội).
Bẫy thời hạn cũ: thời hạn “trước 25/5, 25/11” của Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH đã hết hiệu lực — hiện hành là trước 05/6 và 05/12. Bẫy mẫu cũ: dùng Mẫu 01/PLI (Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP), không dùng mẫu thời Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH.
2. Sổ quản lý lao động
Song song với khai trình, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động — bản giấy hoặc điện tử (khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động; Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Nội dung bắt buộc chi tiết: họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số CCCD/CMND/hộ chiếu, trình độ chuyên môn, vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu làm việc, tham gia bảo hiểm xã hội, tiền lương, nâng bậc/nâng lương, số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm, học nghề/đào tạo, kỷ luật lao động/trách nhiệm vật chất, tai nạn lao động/bệnh nghề nghiệp, thời điểm chấm dứt hợp đồng và lý do.
3. Chế tài không khai trình, không báo cáo
Theo Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP: phạt 1–3 triệu đồng khi không khai trình việc sử dụng lao động; phạt 5–10 triệu đồng khi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động. Tổ chức bị phạt gấp 2 lần cá nhân (Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).
Quy định chuyển tiếp (Điều 67 Nghị định 283/2026/NĐ-CP): vi phạm hành chính xảy ra và kết thúc trước ngày 10/9/2026 thì xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP; vi phạm bắt đầu trước ngày 10/9/2026 nhưng vẫn đang diễn ra sau thời điểm này thì áp dụng Nghị định 283/2026/NĐ-CP; quyết định xử phạt đã ban hành trước 10/9/2026 còn đang khiếu nại thì áp dụng pháp luật tại thời điểm ban hành quyết định.
4. Thang bảng lương: bắt buộc xây dựng, KHÔNG còn phải đăng ký
Nghĩa vụ xây dựng (Điều 93 Bộ luật Lao động 2019): người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động; tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nơi có tổ chức này); công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện (điểm b khoản 1 Điều 43 Nghị định 145/2020/NĐ-CP liệt kê thang lương, bảng lương vào nội dung phải công khai với người lao động).
Bẫy lớn nhất — “nộp thang bảng lương cho Sở”: nghĩa vụ gửi/đăng ký thang bảng lương với cơ quan nhà nước đã bị bãi bỏ từ 01/02/2021 (Nghị định 145/2020/NĐ-CP thay thế Nghị định 49/2013/NĐ-CP). Tuyệt đối không viết “nộp/gửi thang bảng lương cho Sở” như một nghĩa vụ hiện hành.
Không còn bắt buộc: khoảng cách tối thiểu 5% giữa hai bậc lương liền kề; các quy định cũ của Nghị định 49/2013/NĐ-CP (lương đối với lao động qua đào tạo, phụ cấp nặng nhọc, độc hại…) — doanh nghiệp tự quyết định cơ cấu thang bảng lương, chỉ cần mức lương không thấp hơn lương tối thiểu vùng.
Không có mẫu thang bảng lương luật định — mẫu trong bài viết này là mẫu tham khảo, doanh nghiệp tự điều chỉnh cho phù hợp.
5. Mức sàn: lương tối thiểu vùng 2026
Nghị định 293/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/01/2026, thay Nghị định 74/2024/NĐ-CP), Điều 3:
- Vùng I: 5.310.000 đồng/tháng (25.500 đồng/giờ);
- Vùng II: 4.730.000 đồng/tháng (22.700 đồng/giờ);
- Vùng III: 4.140.000 đồng/tháng (20.000 đồng/giờ);
- Vùng IV: 3.700.000 đồng/tháng (17.800 đồng/giờ).
Tra vùng theo địa bàn hành chính mới (34 tỉnh, thành phố). Bẫy số liệu cũ: không dùng số liệu Nghị định 74/2024/NĐ-CP (4,96/4,41/3,86/3,45 triệu đồng).
Chế tài (khoản 1 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP): phạt 5–10 triệu đồng khi không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động; không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện; không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động.
6. Lưu ý phân biệt
- Hộ kinh doanh có sử dụng lao động vẫn phải báo cáo tình hình sử dụng lao động — không được miễn vì quy mô nhỏ.
- Không nhầm Mẫu 01/PLI (báo cáo tình hình sử dụng lao động) với tờ khai bảo hiểm xã hội hay báo cáo thuế — ba nghĩa vụ độc lập với nhau.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp khi nào, theo mẫu nào?
Trước 05/6 (6 tháng) và trước 05/12 (hằng năm), theo Mẫu 01/PLI Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia đến Sở Nội vụ.
Có phải nộp thang bảng lương cho Sở Nội vụ không?
Không. Nghĩa vụ gửi/đăng ký thang bảng lương với cơ quan nhà nước đã bị bãi bỏ từ 01/02/2021; chỉ còn: xây dựng, tham khảo ý kiến, công bố công khai tại nơi làm việc.
Thang bảng lương có bắt buộc chênh 5% giữa các bậc không?
Không. Quy định cũ của Nghị định 49/2013/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ 01/02/2021.
Lương tối thiểu vùng 2026 là bao nhiêu?
Vùng I: 5.310.000; Vùng II: 4.730.000; Vùng III: 4.140.000; Vùng IV: 3.700.000 đồng/tháng (Nghị định 293/2025/NĐ-CP).
Không khai trình lao động bị phạt bao nhiêu?
1–3 triệu đồng; không báo cáo tình hình thay đổi: 5–10 triệu đồng (Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP).
Nguồn trích dẫn
- Bộ luật Lao động 45/2019/QH14: Điều 12 (khai trình, sổ quản lý lao động), Điều 93 (thang lương, bảng lương, định mức).
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Điều 3 (sổ quản lý lao động), Điều 4 (khai trình, báo cáo — khoản 2 sửa bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP), điểm b khoản 1 Điều 43 (công khai thang bảng lương).
- Nghị định 122/2020/NĐ-CP (liên thông đăng ký doanh nghiệp, khai trình lao động).
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực 10/9/2026, thay thế toàn bộ Nghị định 12/2022/NĐ-CP): Điều 11 (chế tài khai trình, báo cáo lao động); khoản 1 Điều 23 (chế tài thang bảng lương); Điều 7 (tổ chức bị phạt gấp 2 lần cá nhân).
- Nghị định 293/2025/NĐ-CP về lương tối thiểu vùng 2026 (thay Nghị định 74/2024/NĐ-CP).
Doanh nghiệp cần tư vấn khai trình lao động, lập sổ quản lý lao động và xây dựng thang bảng lương đúng quy định mới? Liên hệ FLAT Law Firm qua trang Liên hệ để được hỗ trợ.
Thông tin trên chỉ mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý.
Ghi chú minh bạch: Bài viết do hệ thống sản xuất nội dung AI của FLAT Law Firm soạn thảo, đang chờ Hội đồng QA rà soát. Bài viết chưa được luật sư người thật rà soát.
