Tình huống: một công ty TNHH 100% vốn Hàn Quốc, dự án sản xuất linh kiện điện tử đặt tại cụm khu công nghiệp Đức Hòa (huyện Đức Hòa, Long An — nay thuộc tỉnh Tây Ninh sau sáp nhập theo Nghị quyết 202/2025/QH15, hiệu lực 12/6/2025), vừa nhận Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Bài viết trả lời bằng lộ trình 4 tuần, sắp xếp theo logic phụ thuộc lẫn nhau của các thủ tục.
Tuần đầu tiên: con dấu, chữ ký số, biển hiệu — nền móng để ký mọi hồ sơ sau này
Việc đầu tiên không phải là thuế, mà là công cụ để thực hiện mọi thủ tục khác. Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của mình; từ 01/01/2021 đã bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như Luật Doanh nghiệp 2014 từng yêu cầu. Thực tiễn tại Đức Hòa: khắc dấu tròn tại cơ sở khắc dấu hợp pháp, đồng thời ban hành quy chế nội bộ về quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu (ai giữ dấu, ai được phép đóng, sổ theo dõi) — thứ cơ quan thuế, ngân hàng và đối tác sẽ hỏi khi có tranh chấp chữ ký. Song song, mua chữ ký số công cộng của nhà cung cấp được cấp phép: không có chữ ký số thì không ký được tờ khai thuế điện tử, không phát hành được hóa đơn điện tử. Cuối tuần đầu, treo biển hiệu tại trụ sở trong khu công nghiệp, ghi đúng tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
Tuần thứ hai: thuế ban đầu và hóa đơn — nhóm việc có mốc thời gian do pháp luật ấn định
Ngay khi có mã số doanh nghiệp (đồng thời là mã số thuế), công ty đã là người nộp thuế. Hồ sơ khai thuế ban đầu nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo địa bàn đặt trụ sở — với dự án tại Đức Hòa là cơ quan thuế quản lý địa bàn huyện Đức Hòa thuộc tỉnh Tây Ninh. Ba mốc cần nhớ: thứ nhất, tờ khai lệ phí môn bài nộp chậm nhất ngày 30/01 năm sau năm thành lập theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP; năm đầu thành lập được miễn lệ phí môn bài theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 139/2016/NĐ-CP) — nhưng vẫn phải nộp tờ khai. Thứ hai, đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng áp dụng. Thứ ba, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (19/10/2020), đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025): nộp tờ khai đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chỉ được xuất hóa đơn sau khi được chấp nhận. Lưu ý: đừng để đăng ký hóa đơn điện tử kéo sang tuần thứ ba, vì mọi khoản chi từ tuần thứ hai đều cần hóa đơn đầu vào hợp lệ.
Tuần thứ hai đến thứ ba: ngân hàng và dòng vốn — mở đúng tài khoản, góp đúng hạn
Công ty có vốn đầu tư nước ngoài phải mở hai loại tài khoản: tài khoản thanh toán bằng đồng Việt Nam và tài khoản vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam (tài khoản ICA) tại ngân hàng được phép. Khung pháp lý hiện hành là Thông tư 38/2026/TT-NHNN (hiệu lực 18/8/2026), đã thay thế toàn bộ Thông tư 06/2019/TT-NHNN — lưu ý thuật ngữ cũ “tài khoản vốn đầu tư trực tiếp (DICA)” nay được thay bằng “tài khoản vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam (ICA)”, mọi biểu mẫu, hợp đồng mở tài khoản ký từ nay phải dùng đúng thuật ngữ mới. Điểm mới: được mở tài khoản vốn ngay sau khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp thành lập doanh nghiệp trước khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư; mọi giao dịch góp vốn, chuyển lợi nhuận đều phải đi qua tài khoản này. Về góp vốn: khoản 2 Điều 47 (công ty TNHH hai thành viên trở lên), khoản 2 Điều 75 (công ty TNHH một thành viên) và khoản 1 Điều 113 (công ty cổ phần) Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 quy định thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để góp đủ vốn điều lệ đã cam kết, không tính thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn và làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản. Thực tiễn: chuyển khoản góp vốn ghi rõ nội dung “góp vốn điều lệ”, giữ ủy nhiệm chi làm chứng từ kế toán — cơ quan thuế và kiểm toán sẽ đối chiếu số này.
Tuần thứ ba đến thứ tư: lao động và bảo hiểm — hoàn tất trước khi tuyển công nhân đại trà
Trước khi tuyển dụng hàng loạt cho nhà xưởng tại Đức Hòa, công ty cần xây dựng nội quy lao động, thang lương, bảng lương và ký hợp đồng lao động đúng loại. Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp lần đầu tại cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương theo Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025). Với chuyên gia, kỹ thuật viên người Hàn Quốc sang vận hành dây chuyền: xin giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (đã thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP) — hồ sơ cần chuẩn bị từ nước ngoài (lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, văn bằng) nên khởi động ngay từ tuần đầu, đừng đợi đến khi chuyên gia đã sang. Lưu ý: người lao động nước ngoài thuộc diện phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2025, thay thế Nghị định 143/2018/NĐ-CP) — nhiều doanh nghiệp FDI bỏ sót nghĩa vụ này.
Giấy phép con: thẩm duyệt PCCC, môi trường, nghiệm thu xây dựng trước khi chạy thử
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đã ghi tiến độ thực hiện dự án, nên mọi giấy phép con chậm trễ đều đẩy tiến độ cam kết vào thế rủi ro. Với nhà xưởng sản xuất linh kiện điện tử trong khu công nghiệp Đức Hòa, danh mục tối thiểu gồm: thẩm duyệt thiết kế và nghiệm thu về phòng cháy, chữa cháy; hồ sơ môi trường theo quy mô dự án (đánh giá tác động môi trường hoặc đăng ký môi trường); nghiệm thu hoàn thành công trình xây dựng trước khi đưa vào sử dụng. Chủ đầu tư hạ tầng các khu công nghiệp Đức Hòa thường có bộ phận hỗ trợ một cửa cho các thủ tục này — tận dụng ngay từ tuần đầu.
Câu hỏi thường gặp
Long An nay thuộc tỉnh Tây Ninh, nộp hồ sơ thuế và bảo hiểm ở đâu?
Các giấy tờ đã cấp trước thời điểm sáp nhập vẫn giữ nguyên hiệu lực. Thủ tục mới nộp tại cơ quan thuế và cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý địa bàn Đức Hòa thuộc tỉnh Tây Ninh theo Nghị quyết 202/2025/QH15 (hiệu lực 12/6/2025). Khi đi nộp, kiểm tra tên cơ quan mới trên giấy hẹn hoặc trang thông tin điện tử của địa phương để ghi đúng nơi nhận.
Chưa góp đủ vốn điều lệ có được xuất hóa đơn, ký hợp đồng không?
Được. Trong thời hạn 90 ngày, thành viên, cổ đông có các quyền và nghĩa vụ tương ứng với phần vốn đã cam kết theo Luật Doanh nghiệp 2020. Tuy nhiên, ngân hàng xét cho vay và đối tác ký hợp đồng lớn thường kiểm tra vốn thực góp, nên doanh nghiệp nên góp vốn sớm thay vì để dồn cuối kỳ.
Công ty mới thành lập, chưa phát sinh doanh thu có phải kê khai thuế không?
Có. Từ thời điểm được cấp mã số doanh nghiệp (đồng thời là mã số thuế), công ty đã là người nộp thuế và phải thực hiện nghĩa vụ kê khai theo kỳ quy định của pháp luật quản lý thuế hiện hành (Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, hiệu lực 01/7/2026, thay thế Luật 38/2019/QH14), kể cả kỳ không phát sinh số thuế phải nộp, trừ trường hợp được miễn kê khai theo quy định.
Tài khoản vốn đầu tư (ICA) mở tại ngân hàng nào cũng được?
Phải mở tại ngân hàng được phép hoạt động ngoại hối tại Việt Nam. Thực tiễn nên dùng một tài khoản ICA cho một dự án đầu tư để dễ đối chiếu dòng tiền góp vốn, chuyển lợi nhuận và báo cáo với Ngân hàng Nhà nước; mở nhiều tài khoản cho cùng một dự án chỉ làm phức tạp việc giải trình sau này.
