Tình huống: một công ty 100% vốn Nhật Bản, dự án sản xuất linh kiện ô tô đặt tại Khu công nghiệp Bá Thiện II (xã Thiện Kế, huyện Bình Xuyên, Vĩnh Phúc — nay thuộc tỉnh Phú Thọ sau sáp nhập theo Nghị quyết 202/2025/QH15, hiệu lực 12/6/2025), vừa nhận Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khác với cách liệt kê thông thường, ban dự án yêu cầu một danh sách 10 việc được xếp hạng theo mức độ khẩn cấp, mỗi việc gắn với mốc thời gian phải xong. Dưới đây là thứ tự ưu tiên được khuyến nghị.
Ưu tiên 1 — Ngay tuần đầu: con dấu, chữ ký số, tài khoản vốn
Ba việc này là “chìa khóa” mở mọi thủ tục còn lại nên không được trì hoãn. Việc 1: khắc con dấu và ban hành quy chế quản lý, sử dụng, lưu giữ dấu. Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung con dấu; thủ tục thông báo mẫu dấu đã bị bãi bỏ từ 01/01/2021. Việc 2: mua chữ ký số công cộng của nhà cung cấp được cấp phép — mọi tờ khai thuế điện tử, hóa đơn điện tử và hồ sơ nộp trực tuyến đều ký bằng chữ ký số. Việc 3: mở tài khoản vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam (tài khoản ICA) cùng tài khoản thanh toán VND tại ngân hàng được phép. Khung hiện hành là Thông tư 38/2026/TT-NHNN (hiệu lực 18/8/2026), đã thay thế toàn bộ Thông tư 06/2019/TT-NHNN; thuật ngữ “tài khoản vốn đầu tư trực tiếp (DICA)” cũ nay là “tài khoản vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam (ICA)”. Điểm mới: được mở tài khoản vốn ngay sau khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp thành lập doanh nghiệp trước khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Ưu tiên 2 — Trong 30 ngày đầu: thuế ban đầu, hóa đơn điện tử, góp vốn đợt 1
Việc 4: nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp địa bàn Bình Xuyên, trong đó có tờ khai lệ phí môn bài — nộp chậm nhất ngày 30/01 năm sau năm thành lập theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP; năm đầu được miễn theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP (sửa Nghị định 139/2016/NĐ-CP) nhưng vẫn phải nộp tờ khai — và đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng. Việc 5: đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (19/10/2020), đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025), qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế; chỉ xuất hóa đơn sau khi được chấp nhận. Việc 6: thực hiện đợt góp vốn đầu tiên. Khoản 2 Điều 47 (công ty TNHH hai thành viên trở lên), khoản 2 Điều 75 (công ty TNHH một thành viên), khoản 1 Điều 113 (công ty cổ phần) Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 cho 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để góp đủ vốn điều lệ đã cam kết (không tính thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn và làm thủ tục chuyển quyền sở hữu) — nhưng đừng để dồn cuối kỳ; góp đợt 1 sớm giúp báo cáo tài chính đẹp khi làm việc với ngân hàng.
Ưu tiên 3 — Trước khi tuyển công nhân: nội quy, bảo hiểm, giấy phép lao động
Việc 7: xây dựng nội quy lao động, thang lương, bảng lương và chuẩn bị mẫu hợp đồng lao động. Việc 8: đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp lần đầu tại cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương theo Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025) — hoàn tất trước đợt tuyển dụng đại trà cho nhà xưởng tại Bá Thiện II. Việc 9: xin giấy phép lao động cho chuyên gia Nhật Bản sang chuyển giao công nghệ theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP); hồ sơ có giấy tờ chuẩn bị từ Nhật Bản nên khởi động ngay từ tuần đầu. Người lao động nước ngoài thuộc diện phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2025, thay thế Nghị định 143/2018/NĐ-CP).
Ưu tiên 4 — Trước khi vận hành nhà xưởng: PCCC, môi trường, biển hiệu
Việc 10 thực chất là một nhóm giấy phép con phải xong trước ngày chạy thử: thẩm duyệt thiết kế và nghiệm thu phòng cháy, chữa cháy; hồ sơ môi trường theo quy mô dự án; nghiệm thu hoàn thành công trình xây dựng. Treo biển hiệu tại nhà xưởng trong khu công nghiệp ghi đúng tên và mã số doanh nghiệp. Lợi thế của vị trí này: Khu công nghiệp Bá Thiện II nằm tại Bình Xuyên, cách sân bay quốc tế Nội Bài một quãng đường ngắn, thuận tiện cho chuyên gia nước ngoài đi lại và cho chuỗi cung ứng linh kiện; chủ đầu tư hạ tầng khu công nghiệp có bộ phận hỗ trợ thủ tục sau cấp phép — liên hệ từ sớm để rút ngắn thời gian.
Câu hỏi thường gặp
Góp vốn nhiều đợt trong 90 ngày có được không?
Được. Pháp luật không giới hạn số đợt góp; mỗi đợt chuyển khoản ghi rõ nội dung “góp vốn điều lệ”, và tổng số vốn thực góp phải đủ mức đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (khoản 2 Điều 47, khoản 2 Điều 75, khoản 1 Điều 113 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14). Kế toán theo dõi lũy kế từng đợt để đối chiếu khi kiểm toán.
Thuê nhà xưởng xây sẵn trong KCN Bá Thiện II cần kiểm tra gì về pháp lý?
Kiểm tra biên bản nghiệm thu phòng cháy, chữa cháy của nhà xưởng, hồ sơ môi trường hiện có, và đọc kỹ hợp đồng thuê: bên nào chịu trách nhiệm điều chỉnh, bổ sung giấy phép con khi công ty thay đổi công năng, lắp thêm dây chuyền. Nhiều tranh chấp phát sinh vì hợp đồng thuê không phân định rõ trách nhiệm này.
Sáp nhập Vĩnh Phúc vào Phú Thọ: con dấu, biển hiệu ghi địa chỉ cũ có phải đổi?
Các giấy tờ đã cấp trước thời điểm sáp nhập giữ nguyên hiệu lực theo Nghị quyết 202/2025/QH15 (hiệu lực 12/6/2025). Khi doanh nghiệp có thay đổi nội dung đăng ký thì cập nhật theo địa danh hành chính mới. Thực tiễn nên chủ động rà soát con dấu, biển hiệu, hợp đồng mẫu để thống nhất địa chỉ, tránh vướng khi đối tác tra cứu.
Nên nộp hồ sơ giấy phép lao động cho chuyên gia khi nào?
Nộp trước khi chuyên gia nhập cảnh làm việc, vì hồ sơ gồm giấy tờ chuẩn bị từ nước ngoài (lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, văn bằng) cần thời gian hợp pháp hóa, dịch thuật. Chuẩn bị theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP); thời gian xử lý thực tế tùy từng địa phương nên nộp càng sớm càng tốt, đừng để chuyên gia đã sang mới bắt đầu.
