Điện thoại cá nhân là điểm căng thẳng âm ỉ ở hầu hết nhà máy và văn phòng: quản lý muốn cấm hẳn để giữ năng suất và bí mật, người lao động coi đó là tài sản và kênh liên lạc riêng. Pháp luật cho doanh nghiệp một khoảng tự chủ đáng kể trong việc đặt quy tắc — nhưng quy tắc đó chỉ có răng khi được xây dựng và thực thi đúng cách.
Cấm hoặc hạn chế dùng điện thoại: được, nếu nằm trong nội quy
Trật tự tại nơi làm việc và bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh là hai nhóm nội dung chủ yếu của nội quy lao động theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 — và quy định về thiết bị cá nhân nằm gọn trong hai nhóm này. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể quy định: cấm mang điện thoại vào khu vực sản xuất nhạy cảm hoặc phòng sạch; bắt buộc gửi điện thoại vào tủ cá nhân trong ca làm việc; chỉ được dùng điện thoại trong giờ nghỉ tại khu vực cho phép; cấm chụp ảnh, quay phim tài liệu, dây chuyền khi chưa được phép.
Điều kiện để các quy định này có giá trị xử lý là chúng phải xuất hiện trong nội quy lao động đã ban hành và đăng ký hợp lệ (hoặc trong hợp đồng lao động với doanh nghiệp dưới 10 lao động), kèm mức xử lý tương ứng cho từng hành vi. Một thông báo miệng của quản đốc hay dòng chữ dán trên tường nhà xưởng không tạo thành căn cứ kỷ luật. Mức xử lý vẫn phải đi trong thang bốn hình thức của Điều 124 và tuân thủ Điều 127: không phạt tiền, không trừ lương, và tuyệt đối không thu giữ luôn điện thoại của người lao động — doanh nghiệp chỉ được yêu cầu cất giữ theo quy định, tài sản cá nhân không phải công cụ để cưỡng chế.
Mạng xã hội và phát ngôn về công ty
Với hành vi đăng tải lên mạng xã hội, cần tách hai lớp. Lớp thứ nhất là hành vi trong quan hệ lao động: đăng hình ảnh, tài liệu nội bộ làm lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ có thể bị xử lý kỷ luật theo nội quy, và nếu gây thiệt hại nghiêm trọng thì chạm tới căn cứ sa thải tại Điều 125; làm lộ bí mật cũng phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại. Lớp thứ hai là trách nhiệm ngoài quan hệ lao động: thông tin sai sự thật gây hại cho doanh nghiệp có thể bị xử lý theo pháp luật về an ninh mạng và dân sự, độc lập với kỷ luật nội bộ.
Ranh giới doanh nghiệp không được vượt: nội quy không thể cấm người lao động bày tỏ quan điểm cá nhân ngoài giờ làm việc về các vấn đề không liên quan đến bí mật và uy tín được chứng minh của doanh nghiệp. Điều khoản kiểu “cấm nói xấu công ty trên mạng xã hội” viết chung chung, thiếu định nghĩa hành vi cụ thể, sẽ rất yếu khi bị thách thức — thay vào đó hãy quy định chính xác các hành vi bị cấm: tiết lộ tài liệu mật, sử dụng hình ảnh nội bộ chưa được phép, mạo danh doanh nghiệp phát ngôn.
Giám sát điện tử: camera, phần mềm và dữ liệu cá nhân
Nhiều doanh nghiệp muốn đi xa hơn việc cấm bằng cách giám sát: camera tại nơi làm việc, phần mềm theo dõi máy tính công ty, kiểm tra thiết bị khi ra vào. Các biện pháp này chạm vào pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân — khung hiện hành gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP (thay thế Nghị định 13/2023/NĐ-CP). Nguyên tắc xuyên suốt: xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động phải có căn cứ hợp pháp, thông báo rõ ràng về mục đích, phạm vi và thời gian lưu trữ, và thu thập không vượt quá mục đích đã thông báo.
Thực hành an toàn gồm: ghi nhận chính sách giám sát trong nội quy và thông báo cho người lao động; camera chỉ đặt tại khu vực làm việc chung, tuyệt đối tránh khu vực riêng tư; thiết bị và tài khoản công ty cấp phát có thể được quy định quyền kiểm tra, nhưng dữ liệu cá nhân trên thiết bị riêng của người lao động nằm ngoài tầm với hợp pháp của doanh nghiệp. Giám sát bí mật, không thông báo là cách nhanh nhất biến một vụ kỷ luật chính đáng thành một vụ vi phạm dữ liệu cá nhân của chính doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Cấm dùng điện thoại trong giờ làm được?
Được, với điều kiện quy định nằm trong nội quy lao động đã ban hành, đăng ký hợp lệ (hoặc trong hợp đồng lao động ở doanh nghiệp dưới 10 người): cấm mang vào khu vực nhạy cảm, phải gửi tủ trong ca, chỉ dùng giờ nghỉ tại khu vực cho phép, cấm chụp ảnh quay phim trái phép. Quy định miệng hay dán tường không tạo căn cứ kỷ luật.
Kỷ luật?
Theo thang Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 tùy mức độ và số lần vi phạm: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức; nặng nhất là lộ bí mật gây thiệt hại nghiêm trọng mới chạm căn cứ sa thải Điều 125. Không được phạt tiền, trừ lương (Điều 127) và không được thu giữ điện thoại cá nhân của người lao động.
Bảo mật?
Quy định bảo mật trong nội quy nên liệt kê hành vi cụ thể: tiết lộ tài liệu mật, dùng hình ảnh nội bộ chưa được phép, mạo danh công ty phát ngôn. Đăng tải làm lộ bí mật kinh doanh, công nghệ bị kỷ luật theo nội quy và có thể phải bồi thường; thông tin sai sự thật còn bị xử lý theo pháp luật an ninh mạng và dân sự, độc lập với kỷ luật nội bộ.
Giám sát?
Camera và phần mềm giám sát phải tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP: có căn cứ hợp pháp, thông báo mục đích và phạm vi cho người lao động, không đặt tại khu vực riêng tư, không xâm nhập dữ liệu trên thiết bị cá nhân. Chính sách giám sát nên ghi trong nội quy và phổ biến công khai.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng
