Tuyển một chuyên gia nước ngoài vào làm việc tại doanh nghiệp FDI ở Việt Nam từng là hành trình qua ba “cửa ải”: đăng tuyển lao động Việt Nam, xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, rồi mới được nộp hồ sơ xin giấy phép lao động. Từ ngày 07/8/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã thay đổi căn bản quy trình này: thủ tục chấp thuận nhu cầu được tích hợp trực tiếp vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.
Bài viết này hướng dẫn doanh nghiệp FDI quy trình tuyển dụng lao động nước ngoài theo quy định mới: từ xác định vị trí – hình thức làm việc, nghĩa vụ đăng tuyển, đến nộp hồ sơ và nhận giấy phép.
1. Thay đổi lớn nhất: không còn thủ tục chấp thuận nhu cầu riêng biệt
Theo cơ chế cũ (Nghị định 152/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP), doanh nghiệp phải thực hiện tuần tự:
Đăng tuyển lao động Việt Nam (ít nhất 15 ngày) → báo cáo giải trình, xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài → nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 07/8/2025):
- Không còn bước “xin văn bản chấp thuận nhu cầu” riêng biệt trước khi nộp hồ sơ. Nội dung giải trình nhu cầu được tích hợp vào Mẫu số 03 — văn bản vừa báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, vừa đề nghị cấp/cấp lại/gia hạn giấy phép lao động (khoản 1 Điều 18).
- Cơ quan có thẩm quyền đồng thời xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động trong cùng một quy trình, với thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ (khoản 3 Điều 22). Trường hợp không chấp thuận hoặc không cấp phép, phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.
Nói ngắn gọn: Mẫu số 03 = giải trình nhu cầu + đề nghị cấp phép, nộp một lần, xét một lần.
2. Quy trình tuyển dụng lao động nước ngoài cho doanh nghiệp FDI
Bước 1 — Xác định vị trí công việc và hình thức làm việc
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp phải xác định chính xác hai yếu tố (sai một trong hai có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc sau này phải làm lại thủ tục cấp mới):
- Vị trí công việc (Điều 3 Nghị định 219): nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật — mỗi vị trí có tiêu chí riêng về bằng cấp, kinh nghiệm;
- Hình thức làm việc (khoản 1 Điều 2): 12 hình thức từ a đến m, phổ biến ở doanh nghiệp FDI là (a) thực hiện hợp đồng lao động, (b) di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, (l) chủ tịch/thành viên HĐQT, chủ sở hữu/thành viên góp vốn dưới 3 tỷ đồng.
Bước 2 — Đăng tuyển lao động Việt Nam (chỉ một số trường hợp)
Đây là điểm được đơn giản hóa mạnh. Không phải mọi trường hợp tuyển lao động nước ngoài đều phải đăng tuyển lao động Việt Nam trước. Nghĩa vụ này chỉ áp dụng với 03 hình thức làm việc:
- (a) thực hiện hợp đồng lao động;
- (i) tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;
- (m) thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.
Nếu thuộc diện phải đăng tuyển: thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam trước ít nhất 05 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ (không còn mốc 15 ngày như trước), và chỉ sử dụng lao động nước ngoài khi không tuyển được lao động Việt Nam đáp ứng yêu cầu. Doanh nghiệp được chủ động lựa chọn phương thức đăng tuyển phù hợp.
Lưu ý quan trọng: không tuyển được lao động Việt Nam phù hợp chỉ là một yếu tố trong quá trình xem xét — không đồng nghĩa với việc tự động được chấp thuận nhu cầu hay tự động được cấp giấy phép. Cơ quan có thẩm quyền vẫn đánh giá vị trí công việc, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và các điều kiện khác.
Bước 3 — Chuẩn bị hồ sơ (Điều 18)
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động gồm:
- Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu + đề nghị cấp GPLĐ theo Mẫu số 03 (Phụ lục Nghị định 219);
- Giấy khám sức khỏe (cấp trong vòng 12 tháng);
- Bản sao hộ chiếu còn thời hạn;
- Phiếu lý lịch tư pháp (cấp trong vòng 06 tháng) hoặc văn bản xác nhận tương đương;
- 02 ảnh màu 4×6 cm (phông trắng);
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc;
- Giấy tờ chứng minh vị trí công việc (là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật).
Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự (hoặc Apostille nếu áp dụng) và dịch công chứng sang tiếng Việt.
Bước 4 — Nộp hồ sơ đúng cửa sổ thời gian
Theo khoản 1 Điều 22, hồ sơ được nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc (cửa sổ T-60 đến T-10). Nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương — trực tiếp, qua bưu chính công ích, qua dịch vụ/ủy quyền, hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (được khuyến khích).
Bước 5 — Nhận kết quả
Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 04. Kết quả có thể nhận bản giấy hoặc bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương.
Sau khi được cấp phép (đối với hình thức thực hiện hợp đồng lao động), doanh nghiệp và người lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc (khoản 4 Điều 22), và tiếp tục làm thủ tục thẻ tạm trú tương ứng.
3. Những điểm doanh nghiệp FDI hay vướng
- Vẫn làm theo quy trình cũ 3 bước: nhiều đơn vị dịch vụ và cả cán bộ nhân sự còn quen với việc “xin chấp thuận nhu cầu trước” — thủ tục này đã không còn tồn tại độc lập.
- Đăng tuyển sai đối tượng: hoặc bỏ sót nghĩa vụ đăng tuyển khi thuộc diện a/i/m, hoặc đăng tuyển thừa cho các hình thức không bắt buộc (ví dụ di chuyển nội bộ doanh nghiệp) gây chậm trễ không cần thiết.
- Nộp hồ sơ ngoài cửa sổ T-60/T-10: nộp quá sớm (trước 60 ngày) hoặc quá muộn (sát ngày làm việc) đều không được tiếp nhận đúng quy định.
- Hồ sơ thiếu tính nhất quán: chức danh trong quyết định bổ nhiệm, kinh nghiệm trong thư xác nhận và vị trí đề nghị trong Mẫu 03 không khớp nhau — lỗi bị trả hồ sơ phổ biến nhất.
- Quên ký hợp đồng lao động sau cấp phép: với hình thức thực hiện HĐLĐ, đây là nghĩa vụ bắt buộc trước ngày dự kiến làm việc.
4. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp FDI có phải ưu tiên lao động Việt Nam không?
Về nguyên tắc, người sử dụng lao động chỉ được tuyển lao động nước ngoài vào vị trí mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được. Với 3 hình thức a/i/m, nguyên tắc này được cụ thể hóa bằng nghĩa vụ đăng tuyển trước 05 ngày. Với các hình thức khác, doanh nghiệp vẫn phải giải trình nhu cầu trong Mẫu 03.
Thay đổi vị trí công việc sau khi đã có GPLĐ thì sao?
Theo Nghị định 219, thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc (mà không đổi người sử dụng lao động) thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới — không dùng thủ tục cấp lại hay gia hạn.
Nộp hồ sơ trực tuyến có giá trị như nộp trực tiếp không?
Có. Hồ sơ nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia có giá trị pháp lý tương đương, và là phương thức được khuyến khích để rút ngắn thời gian, dễ theo dõi tiến độ.
Nguồn trích dẫn
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 (hiệu lực từ ngày ban hành) — Điều 2 khoản 1; Điều 3; Điều 18 khoản 1; Điều 22.
- Bộ luật Lao động 2019.
Bài viết mang tính thông tin tham khảo. Thủ tục hành chính có thể được hướng dẫn chi tiết theo từng địa phương; doanh nghiệp nên xác nhận với cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện.
Liên hệ FLAT Law Firm: chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp FDI toàn bộ quy trình tuyển dụng lao động nước ngoài — từ xác định vị trí, chuẩn bị Mẫu 03 đến theo dõi cấp phép. Xem thêm các bài viết về lao động trên flaw.vn.
Bài viết do FLAW AI Legal Council biên soạn, đã được Hội đồng QA nội bộ rà soát và đang chờ chủ sở hữu phê duyệt. Nội dung không phải ý kiến của luật sư người thật và không thay thế tư vấn pháp lý trực tiếp.
