Văn phòng đại diện là hình thức hiện diện nhẹ nhất của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, và cũng là hình thức bị hiểu sai nhiều nhất. Không ít văn phòng hoạt động nhiều năm trong vùng xám — ký hợp đồng bán hàng ‘hộ’ công ty mẹ, thu tiền khách hàng, triển khai dự án như một công ty thật — cho đến kỳ kiểm tra đầu tiên của Sở Công Thương. Ranh giới pháp lý của văn phòng đại diện thực ra rất rõ trong Nghị định 07/2016/NĐ-CP: nó là văn phòng liên lạc, không phải đơn vị kinh doanh, và mọi hoạt động vượt ranh giới đó đều có giá của nó.
Ba việc được làm: liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến
Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP về văn phòng đại diện và chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác, cơ hội đầu tư, kinh doanh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Dịch ra hoạt động thực tế: gặp gỡ đối tác và khách hàng tiềm năng để giới thiệu sản phẩm, năng lực của công ty mẹ; thu thập thông tin thị trường, đối thủ, chính sách; hỗ trợ công ty mẹ đàm phán và giám sát việc thực hiện các hợp đồng mà công ty mẹ ký trực tiếp với đối tác Việt Nam; tham gia hội chợ, triển lãm với tư cách quảng bá. Văn phòng được thuê trụ sở, tuyển dụng lao động Việt Nam và người nước ngoài theo quy định, mở tài khoản tại ngân hàng Việt Nam để chi cho hoạt động của chính văn phòng, và trưởng văn phòng được ký các văn bản phục vụ vận hành văn phòng trong phạm vi ủy quyền. Điểm cần thuộc lòng là mọi hoạt động được phép đều hướng về công ty mẹ: văn phòng là tai mắt và cánh tay liên lạc của công ty mẹ tại Việt Nam, không phải chủ thể tạo doanh thu.
Vùng cấm: kinh doanh sinh lời trực tiếp và cái giá của vượt ranh giới
Nghị định 07/2016/NĐ-CP cấm văn phòng đại diện thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Cụ thể hóa, văn phòng không được đứng tên ký hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với khách hàng như một bên kinh doanh; không được thu tiền hàng, tiền dịch vụ của khách hàng về tài khoản của mình như doanh thu; không được xuất hóa đơn bán hàng; không được thuê kho, mặt bằng để tự vận hành hoạt động phân phối, sản xuất. Khi bị phát hiện hoạt động vượt phạm vi, văn phòng đối mặt xử phạt hành chính trong lĩnh vực thương mại theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP — mức phạt tiền theo hành vi, kèm các biện pháp như buộc chấm dứt hành vi vi phạm — và nghiêm trọng hơn là nguy cơ bị thu hồi giấy phép thành lập, đồng thời toàn bộ doanh thu ‘chạy qua’ văn phòng có thể bị cơ quan thuế xem xét như hoạt động kinh doanh chưa kê khai của công ty mẹ tại Việt Nam. Ranh giới thực tế nằm ở dòng tiền và hợp đồng: nếu tiền của khách hàng cuối chảy vào văn phòng và hợp đồng với khách hàng do văn phòng ký với tư cách bên bán, đó là kinh doanh. Mô hình an toàn đã được kiểm chứng là: hợp đồng ký giữa công ty mẹ (hoặc doanh nghiệp phân phối được cấp phép) với khách hàng, văn phòng chỉ hỗ trợ liên lạc và giám sát thực hiện — tài liệu nội bộ của văn phòng nên thể hiện đúng vai trò hỗ trợ đó để khi đoàn kiểm tra đến, hồ sơ tự nó kể đúng câu chuyện.
Câu hỏi thường gặp
1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được làm những gì và bị cấm những gì?
Được làm: văn phòng liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến cơ hội hợp tác và đầu tư cho công ty mẹ, hỗ trợ giám sát hợp đồng của công ty mẹ, thuê trụ sở và tuyển lao động cho chính văn phòng. Bị cấm: mọi hoạt động sinh lợi trực tiếp — ký hợp đồng kinh doanh đứng tên mình, thu tiền hàng của khách, xuất hóa đơn bán hàng, tự vận hành phân phối hay sản xuất.
2. Vượt quá phạm vi hoạt động thì bị phạt thế nào?
Xử phạt hành chính trong lĩnh vực thương mại theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP tùy hành vi, kèm buộc chấm dứt vi phạm; trường hợp nghiêm trọng hoặc tái phạm có thể bị thu hồi giấy phép thành lập văn phòng. Doanh thu chạy qua hoạt động vượt phạm vi còn có nguy cơ bị cơ quan thuế xử lý như kinh doanh chưa kê khai.
3. Ranh giới giữa xúc tiến thương mại và kinh doanh ở đâu?
Ở hợp đồng và dòng tiền: giới thiệu sản phẩm, gặp khách, hỗ trợ đàm phán cho công ty mẹ ký hợp đồng là xúc tiến. Văn phòng tự ký hợp đồng bán với tư cách bên bán và thu tiền khách hàng về mình là kinh doanh. Khi phân vân, hãy hỏi: nếu kiểm tra viên đọc hợp đồng và sao kê, họ sẽ thấy ai là người bán — đó là đáp án.
4. Văn phòng đại diện có được giám sát hợp đồng của công ty mẹ tại Việt Nam không?
Được — đây là một trong các chức năng chính thức: theo dõi, đôn đốc và hỗ trợ việc thực hiện các hợp đồng, thỏa thuận mà công ty mẹ đã ký với đối tác Việt Nam. Giám sát không bao gồm việc thay công ty mẹ nhận tiền hoặc ký phụ lục thay đổi nghĩa vụ kinh tế của hợp đồng.
5. Văn phòng đại diện có được tham gia hội chợ, quảng cáo sản phẩm không?
Được, với tư cách xúc tiến thương mại cho công ty mẹ — trưng bày, giới thiệu sản phẩm và năng lực của công ty mẹ. Nhưng hoạt động quảng cáo phải tuân thủ pháp luật quảng cáo của Việt Nam, và việc bán hàng trực tiếp tại hội chợ với tư cách người bán thì nằm ngoài phạm vi được phép của văn phòng.
Điểm mấu chốt cho nhà đầu tư
- Ba chức năng hợp lệ duy nhất: liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến cơ hội cho công ty mẹ.
- Cấm tuyệt đối hoạt động sinh lợi trực tiếp: ký hợp đồng bán, thu tiền khách, xuất hóa đơn đều nằm ngoài phạm vi.
- Ranh giới nằm ở hợp đồng và dòng tiền — ai là người bán trên giấy tờ và tiền chảy về đâu.
- Vượt phạm vi đối mặt phạt theo Nghị định 98/2020, thu hồi giấy phép và rủi ro thuế cho công ty mẹ.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng