Tình huống: sau 3 năm làm việc tại Việt Nam, anh James (người Anh) quyết định về nước hẳn. Hợp đồng lao động chấm dứt cuối tháng. Anh hỏi: có cần làm thủ tục “hủy” giấy phép lao động và thẻ tạm trú không, hay cứ thế xách vali ra sân bay? Câu trả lời: không thể cứ thế đi — có một chuỗi thủ tục “đóng” phải hoàn tất, và phần lớn thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp.
Giấy phép lao động: doanh nghiệp làm thủ tục thu hồi/nộp lại
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động thuộc các trường hợp thu hồi khi: hết thời hạn; chấm dứt hợp đồng lao động; người lao động về nước… Khi người lao động về nước hẳn, đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm làm thủ tục thu hồi/nộp lại giấy phép lao động cho cơ quan đã cấp — không phải “để đó cho nó tự hết hạn”. Lý do: giấy phép lao động là giấy tờ quản lý nhà nước; để một giấy phép “treo” không người sử dụng trong khi người lao động đã rời Việt Nam tạo ra dữ liệu sai lệch trong hệ thống quản lý, và có thể gây vướng mắc khi doanh nghiệp sau này xin cấp phép cho người khác (hồ sơ tồn đọng).
Thẻ tạm trú: không gia hạn, xuất cảnh lần cuối hợp lệ
Với thẻ tạm trú, không có thủ tục “hủy” theo nghĩa nộp lại để xóa như giấy phép lao động. Cách xử lý đúng: không gia hạn thẻ khi hết nhu cầu, và thực hiện lần xuất cảnh cuối cùng trong thời gian thẻ còn hiệu lực. Nếu thẻ đã hết hạn trước ngày dự định về nước, phải xin thị thực ngắn hạn để xuất cảnh hợp pháp — đừng để rơi vào quá hạn cư trú vào phút chót. Một số trường hợp, cơ quan xuất nhập cảnh có thể thu hồi thẻ khi xuất cảnh hẳn — tuân thủ hướng dẫn tại cửa khẩu.
Hai việc bắt buộc hay bị quên: quyết toán thuế và chốt sổ bảo hiểm
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân: người nước ngoài về nước hẳn phải quyết toán thuế TNCN trước khi xuất cảnh (hoặc ủy quyền cho đơn vị chi trả quyết toán thay) — bao gồm cả năm dương lịch chưa kết thúc. Không quyết toán có thể bị truy thu và ảnh hưởng nếu sau này quay lại Việt Nam làm việc. Chốt sổ bảo hiểm xã hội: doanh nghiệp chốt quá trình đóng BHXH cho người lao động; người lao động nước ngoài về nước có thể được xem xét hưởng BHXH một lần theo quy định (nếu đủ điều kiện về thời gian đóng) — đừng bỏ qua quyền lợi này. Ngoài ra: thanh lý hợp đồng lao động (trợ cấp thôi việc nếu có), tất toán các khoản công nợ, và bàn giao công việc theo quy định nội bộ.
Câu hỏi thường gặp
1. Người lao động tự đi nộp lại giấy phép được không?
Về nguyên tắc thủ tục thu hồi/nộp lại do đơn vị sử dụng lao động thực hiện (đơn vị là chủ thể được cấp). Người lao động nên đôn đốc và giữ biên nhận/xác nhận đã nộp lại để làm bằng chứng.
2. Về nước rồi mới phát hiện chưa quyết toán thuế thì sao?
Có thể ủy quyền cho đơn vị chi trả hoặc người đại diện tại Việt Nam thực hiện quyết toán thay. Để lâu không xử lý, rủi ro truy thu và phạt chậm nộp tăng dần.
3. BHXH một lần cho người nước ngoài về nước được bao nhiêu?
Mức hưởng tính theo thời gian đã đóng và mức bình quân tiền lương đóng BHXH, theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15 và văn bản hướng dẫn. Làm thủ tục tại cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đóng.
4. Có cần trả lại thẻ tạm trú tại cửa khẩu không?
Tuân thủ hướng dẫn của cán bộ xuất nhập cảnh tại thời điểm xuất cảnh. Chuẩn bị sẵn hộ chiếu + thẻ tạm trú còn hiệu lực để làm thủ tục suôn sẻ.
5. Sau này quay lại Việt Nam làm việc có bị ảnh hưởng vì lần về trước không?
Không — nếu lần về trước đã hoàn tất đúng thủ tục (thu hồi giấy phép, quyết toán thuế, xuất cảnh hợp pháp). Ngược lại, “về chui” (quá hạn mới về, nợ thuế) sẽ để lại dấu vết ảnh hưởng đến lần xin phép sau.
