Nhân sự là khối dữ liệu cá nhân lớn nhất mà hầu hết doanh nghiệp đang nắm giữ: hồ sơ ứng viên, hợp đồng lao động, bảng lương, thông tin bảo hiểm xã hội, dữ liệu chấm công, camera giám sát và cả thông tin sức khỏe trong hồ sơ khám sức khỏe định kỳ. Từ ngày 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (số 91/2025/QH15) dành riêng Điều 25 để điều chỉnh việc xử lý dữ liệu của người lao động, với những quy tắc chặt chẽ hơn hẳn thời Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
Điểm khó của mảng này là quan hệ lao động vốn bất cân xứng về vị thế: người lao động khó từ chối yêu cầu của người sử dụng lao động mà không lo ảnh hưởng công việc. Vì vậy pháp luật đặt ra các giới hạn đặc thù, từ thu thập, giám sát, lưu trữ đến xóa dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng.
Tóm tắt nhanh
| Căn cứ chính | Điều 25 Luật 91/2025/QH15; Nghị định 356/2025/NĐ-CP; Bộ luật Lao động 2019 |
|---|---|
| Điểm mới đáng chú ý | Xóa, hủy dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng; công nghệ giám sát chỉ dùng khi người lao động biết rõ và đồng ý |
| Đối tượng | Bộ phận nhân sự, pháp chế nội bộ, doanh nghiệp FDI sử dụng nhiều lao động |
Khung pháp lý riêng: Điều 25 Luật 91/2025/QH15
Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 là điều khoản chuyên biệt điều chỉnh việc xử lý dữ liệu của người lao động. Cách tiếp cận của nhà làm luật là rõ ràng: quan hệ lao động có những đặc thù không thể áp dụng máy móc các quy tắc chung về dữ liệu khách hàng, nên cần những giới hạn riêng về thu thập, giám sát, lưu trữ và xóa dữ liệu.
Ba trụ cột của Điều 25 mà bộ phận nhân sự cần nắm vững: dữ liệu người lao động chỉ được lưu giữ trong thời hạn theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận hợp pháp giữa hai bên; phải xóa, hủy dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định khác; và chỉ được áp dụng công nghệ, kỹ thuật giám sát khi người lao động biết rõ và đồng ý, không được sử dụng dữ liệu thu thập được vào mục đích khác nếu không có sự đồng ý.
Dữ liệu nhân sự trong vòng đời quan hệ lao động
Vòng đời dữ liệu nhân sự bắt đầu từ giai đoạn tuyển dụng: CV, đơn ứng tuyển, kết quả phỏng vấn, thông tin tham chiếu. Nhiều doanh nghiệp có thói quen lưu hồ sơ ứng viên không trúng tuyển “để dành cho đợt sau” mà không xin phép, đây là thực tiễn cần chấn chỉnh vì việc lưu giữ phải có cơ sở pháp lý rõ ràng. Sang giai đoạn giao kết hợp đồng, doanh nghiệp thu thập căn cước, bằng cấp, tài khoản ngân hàng để trả lương, thông tin người phụ thuộc để quyết toán thuế.
Trong quá trình làm việc, dữ liệu phát sinh liên tục: chấm công, đánh giá hiệu quả, kỷ luật lao động, khám sức khỏe định kỳ, dữ liệu từ camera và các công cụ giám sát. Nguyên tắc chung: chỉ thu thập những dữ liệu cần thiết cho từng mục đích cụ thể.
Sự đồng ý trong quan hệ lao động: vấn đề “tự nguyện” thực sự
Pháp luật yêu cầu sự đồng ý phải rõ ràng, tự nguyện và được thể hiện một cách khẳng định; sự im lặng hoặc ô đánh dấu sẵn không được coi là đồng ý. Trong quan hệ lao động, yêu cầu “tự nguyện” là điểm khó nhất: khi người sử dụng lao động đưa ra văn bản yêu cầu ký, người lao động rất khó từ chối. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định rằng chữ ký của người lao động trong mọi văn bản đồng ý đều đương nhiên hợp lệ.
Thực tiễn tốt là tách bạch các nội dung đồng ý theo từng mục đích cụ thể, thay vì gộp chung vào một điều khoản trong hợp đồng lao động hay nội quy. Ví dụ: đồng ý cung cấp thông tin để đóng bảo hiểm xã hội là một việc; đồng ý cho sử dụng hình ảnh trong ấn phẩm truyền thông nội bộ là việc khác; đồng ý cho thu thập dữ liệu sinh trắc học để chấm công lại là việc khác nữa. (xem thêm quản lý sự đồng ý của chủ thể dữ liệu).
Giám sát người lao động: camera, GPS, phần mềm chấm công
Khoản 3 Điều 25 Luật 91/2025/QH15 quy định doanh nghiệp chỉ được áp dụng công nghệ, kỹ thuật như GPS, camera, phần mềm chấm công khi người lao động biết rõ và đồng ý; đồng thời không được sử dụng dữ liệu thu thập được vào mục đích khác nếu không có sự đồng ý. Đây là quy định tác động trực tiếp đến thực tiễn phổ biến hiện nay.
“Biết rõ” cần được hiểu là người lao động được thông báo về loại công nghệ được sử dụng, phạm vi và mục đích giám sát, thời gian lưu trữ dữ liệu. Với các biện pháp giám sát có tính xâm phạm cao như theo dõi vị trí GPS của nhân viên kinh doanh hay ghi lại màn hình máy tính, doanh nghiệp nên có văn bản thông báo và xác nhận đồng ý riêng. Dữ liệu từ camera an ninh cũng không được dùng để đánh giá hiệu quả công việc vì đó là sử dụng sai mục đích (xem thêm camera, dữ liệu sinh trắc học và rủi ro tuân thủ).
Thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự: lưu bao lâu là đủ?
Điều 25 quy định dữ liệu người lao động chỉ được lưu giữ trong thời hạn theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận hợp pháp giữa hai bên. Trên thực tế, nhiều loại hồ sơ có thời hạn lưu trữ do pháp luật chuyên ngành ấn định: chứng từ thuế, hồ sơ kế toán, hồ sơ bảo hiểm xã hội đều có thời hạn lưu trữ tối thiểu theo quy định.
Vấn đề nằm ở các dữ liệu không có thời hạn luật định: hồ sơ đánh giá nội bộ, biên bản họp, email công việc, dữ liệu chấm công chi tiết. Với nhóm này, doanh nghiệp cần tự xây dựng lịch lưu trữ và xóa dữ liệu, trong đó mỗi loại dữ liệu được ấn định thời hạn gắn với mục đích cụ thể. Ví dụ: dữ liệu chấm công chi tiết chỉ cần lưu 1-2 năm để phục vụ quyết toán và giải quyết khiếu nại, không cần lưu vĩnh viễn.
Xóa, hủy dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng lao động
Điểm c khoản 2 Điều 25 quy định rõ: phải xóa, hủy dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác. Đây là một trong những quy định mới có tác động vận hành lớn nhất.
Triển khai quy định này đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng quy trình offboarding về dữ liệu: khi nhân viên nghỉ việc, bộ phận nhân sự phối hợp với IT rà soát các hệ thống đang lưu dữ liệu của người đó, phân loại dữ liệu phải xóa ngay, dữ liệu được giữ tiếp theo quy định pháp luật (thuế, bảo hiểm, kế toán), và dữ liệu giữ theo thỏa thuận với người lao động. Việc xóa cần thực hiện trên tất cả các bản sao trong khả năng kỹ thuật cho phép.
Dữ liệu nhạy cảm của người lao động: sức khỏe, sinh trắc học
Hồ sơ nhân sự chứa không ít dữ liệu nhạy cảm: kết quả khám sức khỏe định kỳ, thông tin thai sản, dữ liệu sinh trắc học dùng để chấm công bằng vân tay hoặc khuôn mặt. Theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP, dữ liệu sinh trắc học, tình trạng sức khỏe, vị trí cá nhân qua dịch vụ định vị đều thuộc danh mục dữ liệu nhạy cảm, chịu các biện pháp bảo vệ tăng cường.
Với dữ liệu nhạy cảm, doanh nghiệp cần xin sự đồng ý riêng biệt cho từng loại, hạn chế số người có quyền truy cập, áp dụng mã hóa, và cân nhắc phương án thay thế ít xâm phạm hơn như cho người lao động lựa chọn giữa chấm công sinh trắc học và thẻ từ (xem thêm xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm).
Chuyển dữ liệu nhân sự trong nội bộ tập đoàn và ra nước ngoài
Với doanh nghiệp FDI, dữ liệu nhân sự thường được đồng bộ về hệ thống quản trị nhân sự tập trung của tập đoàn đặt máy chủ ở nước ngoài. Đây là hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới. Đáng chú ý, pháp luật có quy định miễn thực hiện đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới đối với trường hợp cơ quan, tổ chức lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động thuộc cơ quan, tổ chức đó trên dịch vụ điện toán đám mây.
Tuy nhiên, miễn trừ này có phạm vi hẹp: nó áp dụng cho việc lưu trữ trên điện toán đám mây, không phải “thẻ miễn trừ” chung cho mọi hoạt động chuyển dữ liệu nhân sự ra nước ngoài. Doanh nghiệp vẫn phải có thỏa thuận ràng buộc trách nhiệm với bên nhận dữ liệu ở nước ngoài và bảo đảm quyền của người lao động. (xem thêm chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới).
Quyền của người lao động đối với dữ liệu của mình
Người lao động với tư cách chủ thể dữ liệu có đầy đủ các quyền theo Luật: quyền được biết, quyền xem, chỉnh sửa, cung cấp bản sao dữ liệu, quyền rút lại sự đồng ý, quyền yêu cầu xóa, hạn chế xử lý, phản đối xử lý và quyền khiếu nại. Nghị định 356/2025/NĐ-CP ấn định các mốc thời gian cụ thể: phản hồi yêu cầu trong 02 ngày làm việc, thực hiện chỉnh sửa hoặc cung cấp dữ liệu trong 10 ngày, ngừng xử lý trong 15 ngày, xóa dữ liệu trong 20 ngày.
Trong thực tiễn nhân sự, các yêu cầu thường gặp là người lao động xin bản sao hồ sơ khi nghỉ việc, yêu cầu chỉnh sửa thông tin sai lệch, hoặc yêu cầu xóa dữ liệu sau khi nghỉ việc. Doanh nghiệp cần có quy trình tiếp nhận và xử lý các yêu cầu này đúng thời hạn, với đầu mối rõ ràng.
Rủi ro thường gặp và cách phòng ngừa trong quản trị dữ liệu nhân sự
Rủi ro phổ biến nhất là thu thập quá mức ngay từ khâu tuyển dụng: biểu mẫu ứng tuyển yêu cầu cả thông tin về gia đình, tôn giáo, tình trạng hôn nhân chi tiết trong khi vị trí tuyển dụng không hề cần đến. Rủi ro thứ hai là sử dụng dữ liệu sai mục đích, ví dụ dùng thông tin liên lạc khẩn cấp của nhân viên cho mục đích marketing. Rủi ro thứ ba là bảo mật lỏng lẻo: file lương gửi qua email cá nhân, tài khoản hệ thống của người đã nghỉ việc không thu hồi kịp thời.
Doanh nghiệp nên để nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân tham gia ngay từ khâu thiết kế biểu mẫu và quy trình mới, định kỳ kiểm tra quyền truy cập hệ thống và diễn tập quy trình xóa dữ liệu khi offboarding.
FLAT LAW FIRM hỗ trợ doanh nghiệp những gì
FLAT LAW FIRM hỗ trợ rà soát toàn diện hoạt động xử lý dữ liệu nhân sự: đánh giá biểu mẫu tuyển dụng, hợp đồng lao động, nội quy, quy trình offboarding; xây dựng hệ thống văn bản xin sự đồng ý; thiết kế lịch lưu trữ và quy trình xóa dữ liệu; xây dựng quy trình xử lý yêu cầu của người lao động đúng thời hạn.
Với thế mạnh về tư vấn pháp luật lao động, chúng tôi bảo đảm các giải pháp về dữ liệu hài hòa với Bộ luật Lao động 2019. Chúng tôi làm việc bằng tiếng Việt, tiếng Trung và tiếng Anh. Tham khảo thêm hợp đồng lao động tại Việt Nam và checklist tuân thủ dữ liệu và công nghệ.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có được giữ hồ sơ của nhân viên đã nghỉ việc không?
Phải xóa, hủy dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng theo điểm c khoản 2 Điều 25 Luật 91/2025/QH15, trừ trường hợp có thỏa thuận với người lao động hoặc pháp luật có quy định khác (như thời hạn lưu trữ hồ sơ thuế, kế toán, bảo hiểm xã hội).
Lắp camera tại nơi làm việc có cần xin phép người lao động không?
Theo khoản 3 Điều 25, doanh nghiệp chỉ được dùng camera và các công nghệ giám sát khác khi người lao động biết rõ và đồng ý, không được dùng dữ liệu vào mục đích khác nếu không có sự đồng ý.
Chấm công bằng vân tay, khuôn mặt có rủi ro gì?
Dữ liệu sinh trắc học là dữ liệu nhạy cảm, cần sự đồng ý riêng biệt và biện pháp bảo vệ tăng cường. Doanh nghiệp nên cho người lao động lựa chọn phương thức thay thế ít xâm phạm hơn như thẻ từ.
Người lao động có quyền xem hồ sơ của mình không?
Có. Doanh nghiệp phải phản hồi yêu cầu trong 02 ngày làm việc và thực hiện yêu cầu xem, cung cấp dữ liệu trong 10 ngày theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Dữ liệu nhân sự đồng bộ về hệ thống tập đoàn ở nước ngoài có phải xin phép không?
Đây là hoạt động chuyển dữ liệu xuyên biên giới, cần có thỏa thuận ràng buộc với bên nhận và bảo đảm quyền của người lao động. Trường hợp lưu trữ trên điện toán đám mây có thể được miễn đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới.
Trao đổi với FLAT LAW FIRM
Nếu doanh nghiệp cần rà soát hoạt động xử lý dữ liệu nhân sự hoặc xây dựng quy trình tuân thủ Điều 25 Luật 91/2025/QH15, FLAT LAW FIRM sẵn sàng hỗ trợ bằng tiếng Việt, tiếng Trung và tiếng Anh.
