Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam bắt buộc phải xin giấy phép lao động (trừ các trường hợp được miễn). Một trong những câu hỏi thực tế nhất là: giấy phép lao động có thời hạn bao lâu, và được gia hạn mấy lần? Câu trả lời: tối đa 02 năm, và chỉ được gia hạn 01 lần duy nhất.
Lưu ý văn bản áp dụng: Nghị định 152/2020/NĐ-CP (về lao động nước ngoài) đã hết hiệu lực từ 07/8/2025, được thay thế bởi Nghị định 219/2025/NĐ-CP — bài viết dưới đây trích dẫn theo văn bản hiện hành.
Quy định về thời hạn giấy phép lao động
Theo Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 07/8/2025, thay thế các quy định về lao động nước ngoài của Nghị định 152/2020/NĐ-CP), thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây, nhưng không quá 02 năm:
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết;
- Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam;
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;
- Thời hạn đã được xác định trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
- Các trường hợp khác theo quy định.
Nói cách khác, thời hạn thực tế của giấy phép lao động "ăn theo" thời hạn của hợp đồng hoặc văn bản làm căn cứ, với trần cứng là 02 năm.
Được gia hạn mấy lần?
Theo Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần, với thời hạn tối đa là 02 năm.
Điều kiện gia hạn (Nghị định 219/2025/NĐ-CP):
1. Nộp hồ sơ đúng "cửa sổ" gia hạn: trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn (khoản 1 Điều 28); 2. Nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận khi xem xét hồ sơ (khoản 3 Điều 28 — xử lý trong 10 ngày làm việc); 3. Hồ sơ gia hạn đầy đủ theo Điều 27 (văn bản giải trình nhu cầu + đề nghị gia hạn theo Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, 02 ảnh 4×6, giấy phép lao động còn thời hạn, hộ chiếu còn thời hạn, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc).
Lưu ý thực hành cho doanh nghiệp
- Lên lịch gia hạn sớm: nộp hồ sơ trong "cửa sổ" 10–45 ngày trước khi hết hạn (khoản 1 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Nộp quá sớm hoặc quá muộn đều không được chấp nhận.
- Hết 02 lần cấp (cấp mới + 01 lần gia hạn): nếu vẫn tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp mới giấy phép lao động từ đầu.
- Thay đổi vị trí công việc: giấy phép lao động gắn với vị trí công việc đã đăng ký; đổi vị trí đồng nghĩa với phải xin cấp mới.
- Trường hợp miễn giấy phép lao động (ví dụ thành viên góp vốn, chuyên gia vào làm việc dưới 90 ngày/năm…) vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp phép theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP — không đồng nghĩa với "không cần làm gì".
Câu hỏi thường gặp
Giấy phép lao động hết hạn mà chưa gia hạn thì sao? Người lao động nước ngoài không được tiếp tục làm việc khi giấy phép đã hết hiệu lực; doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về lao động.
Thời hạn trên giấy phép có tự động bằng thời hạn hợp đồng lao động không? Không tự động — cơ quan cấp phép căn cứ hồ sơ để quyết định, với trần tối đa 02 năm.
Kết luận
Nhớ hai con số: 02 năm tối đa cho mỗi lần cấp và 01 lần gia hạn duy nhất. Doanh nghiệp nên đưa mốc hết hạn giấy phép lao động vào lịch tuân thủ (compliance calendar) để không bị động.
*Bài viết mang tính tham khảo chung, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Nội dung đã được Hội đồng QA rà soát.*
Xem thêm: Checklist hồ sơ giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài · Liên hệ FLAT Law Firm
