FLAT LAW FIRM
Yêu cầu tư vấn

Lao động

Checklist hồ sơ giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài

21 phút đọcFLAT LAW FIRM
Sảnh văn phòng hiện đại không người, mái kính lấy sáng và nhiều cây xanh trang trí

Tuyển được chuyên gia giỏi mới chỉ là một nửa chặng đường. Nửa còn lại — và cũng là nửa dễ vấp nhất — là hoàn tất hồ sơ giấy phép lao động đúng hạn để chuyên gia có thể bắt đầu làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Từ ngày 07/8/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành và thay thế toàn bộ khung pháp lý cũ (Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP), trong đó điểm mới quan trọng nhất là thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đã được lồng ghép vào cùng một bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động — doanh nghiệp không còn phải thực hiện hai bước rời rạc như trước (báo cáo nhu cầu riêng trước ít nhất 30 ngày theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP cũ).

Checklist này dành cho bộ phận nhân sự, pháp chế và ban lãnh đạo doanh nghiệp đang chuẩn bị đón chuyên gia, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật nước ngoài sang Việt Nam làm việc. Mỗi mục đều kèm căn cứ pháp lý cụ thể và lưu ý thực tế. Nếu thiếu một giấy tờ, hồ sơ có thể bị trả về và doanh nghiệp mất thêm ít nhất một vòng bổ sung — trong khi ngày chuyên gia dự kiến bắt đầu làm việc thì không chờ ai.

Mục lục

1. Checklist này dành cho ai và dùng khi nào

Checklist này phục vụ ba nhóm đối tượng chính: (i) doanh nghiệp FDI hoặc doanh nghiệp trong nước sắp ký hợp đồng lao động với chuyên gia nước ngoài; (ii) công ty mẹ ở nước ngoài cử nhân sự sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam (văn phòng đại diện, chi nhánh, công ty con); (iii) nhà thầu nước ngoài đưa chuyên gia sang thực hiện gói thầu, dự án tại Việt Nam.

Thời điểm dùng checklist là ngay khi doanh nghiệp xác định được ứng viên, trước khi ấn định ngày bắt đầu làm việc. Lý do rất thực tế: hồ sơ phải được nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc (khoản 1 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng với chuyên gia xong mới bắt đầu chuẩn bị hồ sơ, để rồi phát hiện giấy khám sức khỏe ở nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự mất vài tuần — và ngày bắt đầu làm việc ghi trong hợp đồng trở thành bất khả thi.

Cách đánh dấu: ☐ chưa làm · ☑ đã xong · ⚠ nên nhờ luật sư kiểm tra lại.

2. Bước 0: xác định người lao động có thuộc diện phải xin giấy phép không

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, hãy chắc chắn người lao động không rơi vào các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động quy định tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Những trường hợp doanh nghiệp hay gặp nhất gồm: người lao động nước ngoài vào Việt Nam làm việc với thời gian dưới 90 ngày trong một năm; chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên; thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.

Nếu người lao động thuộc diện miễn, doanh nghiệp không phải xin giấy phép lao động nhưng vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan có thẩm quyền — bỏ qua bước này vẫn có thể bị xử phạt. Nếu không thuộc diện miễn, tiếp tục với checklist 10 mục dưới đây, được xây dựng theo đúng thành phần hồ sơ tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

3. Checklist 10 mục hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Lưu ý: 7 nhóm đầu tương ứng với 7 nhóm giấy tờ tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP; mục 8–10 là các mục vận hành bổ sung theo thực tế nộp hồ sơ, không thuộc 7 nhóm của Điều 18.

Mục 1: Văn bản giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03) ☐

  • Làm gì: Người sử dụng lao động lập văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, do người đại diện theo pháp luật ký và đóng dấu.
  • Tại sao: Đây là điểm mới lớn nhất của Nghị định 219/2025/NĐ-CP: thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu (trước đây phải thực hiện riêng, trước ít nhất 15 ngày) nay được lồng ghép vào cùng hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động (khoản 1 Điều 18). Một văn bản thể hiện đồng thời hai nội dung: giải trình nhu cầu và đề nghị cấp phép.
  • Làm thế nào: Kê khai đầy đủ vị trí công việc, chức danh, hình thức làm việc, thời hạn làm việc dự kiến, địa điểm làm việc. Thông tin kê khai phải thống nhất với các tài liệu chứng minh kèm theo — cơ quan có thẩm quyền sẽ đối chiếu chéo.
  • Lưu ý: ⚠ Mẫu số 03 là văn bản do doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính chính xác. Khai vị trí công việc không khớp với giấy tờ chứng minh (ví dụ khai chuyên gia nhưng chỉ nộp được giấy tờ lao động kỹ thuật) là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu giải trình bổ sung.

Mục 2: Giấy khám sức khỏe ☐

  • Làm gì: Chuẩn bị giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp.
  • Tại sao: Đây là giấy tờ bắt buộc chứng minh người lao động đủ sức khỏe làm việc, được liệt kê tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
  • Làm thế nào: Có thể dùng giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp, nếu Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ đó có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau, và thời hạn sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày cấp. Trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế thì không phải nộp bản giấy.
  • Lưu ý: Kiểm tra kỹ ngày cấp — giấy khám sức khỏe quá 12 tháng là hết giá trị và phải khám lại. Với chuyên gia đang ở nước ngoài, nên xác nhận trước với doanh nghiệp về điều kiện thừa nhận lẫn nhau để tránh khám ở cơ sở không được công nhận.

Mục 3: Hộ chiếu còn thời hạn ☐

  • Làm gì: Nộp bản sao hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài.
  • Tại sao: Hộ chiếu là giấy tờ nhân thân bắt buộc trong mọi hồ sơ hành chính liên quan đến người nước ngoài.
  • Làm thế nào: Đối chiếu bản chính khi nộp trực tiếp hoặc nộp bản sao có chứng thực. Đảm bảo hộ chiếu còn đủ thời hạn bao phủ toàn bộ thời gian làm việc dự kiến tại Việt Nam — hộ chiếu sắp hết hạn đồng nghĩa với việc sau khi có giấy phép lao động, người lao động vẫn phải làm lại hộ chiếu và cập nhật giấy tờ cư trú.
  • Lưu ý: Nếu chuyên gia đổi hộ chiếu mới trong quá trình chờ cấp phép, phải kịp thời cập nhật cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ để thông tin trên giấy phép khớp với hộ chiếu hiện hành.

Mục 4: Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương ☐

  • Làm gì: Chuẩn bị phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự, do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp.
  • Tại sao: Đây là căn cứ để cơ quan cấp phép đánh giá tư cách đạo đức, nhân thân của người lao động — một trong các điều kiện cấp giấy phép lao động.
  • Làm thế nào: Văn bản phải được cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Trường hợp người lao động đã cư trú tại Việt Nam, có thể xin phiếu lý lịch tư pháp tại Việt Nam. Đặc biệt, nếu đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo khoản 3 Điều 6 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì không phải nộp giấy tờ này trong hồ sơ.
  • Lưu ý: ⚠ Đây là giấy tờ tốn thời gian nhất trong bộ hồ sơ nếu phải xin ở nước ngoài (thường kèm hợp pháp hóa lãnh sự). Nên khởi động ngay từ khi xác định ứng viên, đừng đợi các giấy tờ khác xong mới làm.

Mục 5: 02 ảnh màu 4×6 ☐

  • Làm gì: Chuẩn bị 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
  • Tại sao: Ảnh dán trên giấy phép lao động và lưu hồ sơ quản lý.
  • Làm thế nào: Chụp mới, đúng quy cách. Ảnh chụp quá cũ, sai kích thước hoặc đeo kính râm đều có thể bị yêu cầu chụp lại.
  • Lưu ý: Nghe đơn giản nhưng không ít hồ sơ bị trả về vì ảnh nền xanh hoặc kích thước 3×4. Kiểm tra đúng quy cách trước khi nộp.

Mục 6: Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc ☐

  • Làm gì: Tùy hình thức làm việc của người lao động nước ngoài mà chuẩn bị giấy tờ tương ứng.
  • Tại sao: Nghị định phân loại nhiều hình thức làm việc (làm việc theo hợp đồng lao động, di chuyển nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng kinh tế, chào bán dịch vụ…), mỗi hình thức có giấy tờ chứng minh riêng tại Điều 18.
  • Làm thế nào: Ví dụ, trường hợp người lao động được cử sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam cần văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử sang và xác nhận đã tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng ngay trước khi vào Việt Nam (điểm b khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Trường hợp dự kiến ký hợp đồng lao động trực tiếp, giấy tờ chứng minh là hợp đồng lao động dự kiến (dự thảo), không phải hợp đồng đã ký — hợp đồng chính thức được ký sau khi cấp giấy phép lao động và trước ngày người lao động bắt đầu làm việc.
  • Lưu ý: Xác định đúng hình thức làm việc ngay từ đầu vì nó quyết định toàn bộ nhóm giấy tờ ở mục 6 và mục 7. Nhầm lẫn hình thức là lỗi khó sửa nhất khi hồ sơ đã nộp.

Mục 7: Giấy tờ chứng minh đáp ứng vị trí công việc (Điều 19) ☐

  • Làm gì: Chuẩn bị giấy tờ chứng minh người lao động đáp ứng tiêu chuẩn của vị trí công việc đăng ký: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
  • Tại sao: Đây là nhóm giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn — cơ quan cấp phép căn cứ vào đó để xác định vị trí công việc ghi trên giấy phép lao động.
  • Làm thế nào: Đối chiếu tiêu chí cụ thể tại Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP cho từng vị trí (bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, giấy phép hành nghề chuyên môn nếu có). Giấy tờ do nước ngoài cấp phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng (xem phần 4 bên dưới).
  • Lưu ý: ⚠ Vị trí công việc ghi trên giấy phép lao động ràng buộc phạm vi công việc hợp pháp của người lao động tại Việt Nam. Đăng ký vị trí thấp hơn thực tế để dễ đậu hồ sơ có thể gây rắc rối khi cơ quan chức năng kiểm tra việc sử dụng lao động nước ngoài.

Mục 8: Giấy tờ của người sử dụng lao động ☐

  • Làm gì: Chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc giấy phép hoạt động tương đương) của doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài.
  • Tại sao: Chứng minh tư cách pháp nhân và ngành nghề hoạt động của người sử dụng lao động — cơ sở để cơ quan cấp phép đánh giá tính phù hợp của nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Đây không thuộc 7 nhóm giấy tờ của Điều 18 mà là giấy tờ thực tế cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu để xác minh người sử dụng lao động.
  • Làm thế nào: Bản sao có chứng thực còn hiệu lực, thể hiện đúng tên, địa chỉ trụ sở và người đại diện theo pháp luật hiện tại. Nếu doanh nghiệp vừa thay đổi đăng ký kinh doanh, dùng bản mới nhất.
  • Lưu ý: Địa điểm làm việc của người lao động đăng ký trong hồ sơ phải phù hợp với địa điểm hoạt động đã đăng ký của doanh nghiệp.

Mục 9: Lệ phí cấp giấy phép lao động ☐

  • Làm gì: Nộp lệ phí theo quy định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh nơi tiếp nhận hồ sơ.
  • Tại sao: Hồ sơ chỉ được thụ lý giải quyết sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
  • Làm thế nào: Mức lệ phí do từng tỉnh, thành phố quy định nên cần tra cứu biểu phí hiện hành tại địa phương nộp hồ sơ. Giữ lại biên lai nộp lệ phí để đối chiếu khi cần. Lệ phí không thuộc 7 nhóm giấy tờ của Điều 18 và nghị định không quy định con số thống nhất.
  • Lưu ý: Nộp thiếu hoặc nộp sai mức lệ phí là lý do hành chính nhưng khá phổ biến khiến hồ sơ bị treo.

Mục 10: Rà soát chéo toàn bộ hồ sơ trước khi nộp ☐

  • Làm gì: Đối chiếu chéo toàn bộ giấy tờ: tên người lao động thống nhất trên mọi giấy tờ; vị trí công việc trên Mẫu số 03 khớp với giấy tờ chứng minh; thời hạn các giấy tờ (khám sức khỏe 12 tháng, lý lịch tư pháp 6 tháng) còn hiệu lực tại ngày nộp; bản dịch công chứng đầy đủ.
  • Tại sao: Đa số hồ sơ bị trả về không phải vì thiếu giấy tờ mà vì thông tin không khớp nhau giữa các giấy tờ — ví dụ tên phiên âm trên hộ chiếu khác với tên trên bằng cấp, hoặc chức danh trên Mẫu số 03 khác với quyết định bổ nhiệm.
  • Làm thế nào: Lập bảng đối chiếu một trang, liệt kê từng giấy tờ với các trường thông tin chính và đánh dấu đã khớp. Người rà soát nên là người khác với người chuẩn bị hồ sơ.
  • Lưu ý: ⚠ Một vòng rà soát chéo 30 phút có thể tiết kiệm 10 ngày bổ sung hồ sơ.

4. Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật: làm đúng ngay từ đầu

Các giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp — bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm, phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài, giấy khám sức khỏe nước ngoài — phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Sau hợp pháp hóa, toàn bộ giấy tờ tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.

Trình tự đúng là: hợp pháp hóa tại nước cấp giấy tờ trước, sau đó mới dịch công chứng tại Việt Nam. Làm ngược trình tự (dịch trước, hợp pháp hóa sau) sẽ phải làm lại. Với chuyên gia đang ở nước ngoài, doanh nghiệp nên gửi trước danh mục giấy tờ cần hợp pháp hóa và mẫu văn bản ủy quyền (nếu cần người đại diện thực hiện thủ tục), vì mỗi quốc gia có quy trình hợp pháp hóa khác nhau và thời gian xử lý thường từ 1 đến 3 tuần.

5. Nộp hồ sơ ở đâu, thời hạn bao lâu

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động được nộp tại cơ quan có thẩm quyền về lao động nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc — hiện nay là Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố sau khi sắp xếp bộ máy (trước đây là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội). Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến qua cổng dịch vụ công, tùy địa phương.

Về thời hạn: hồ sơ phải được nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc (khoản 1 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan tiếp nhận thông báo để doanh nghiệp bổ sung — mỗi vòng bổ sung đều tính lại thời gian, vì vậy mục 10 của checklist không phải là thủ tục hình thức.

Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm và có thể được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 02 năm (Điều 155 Bộ luật Lao động 2019). Sau khi được cấp, người lao động nước ngoài cần tiếp tục làm thủ tục về thị thực và thẻ tạm trú để cư trú hợp pháp — giấy phép lao động chỉ hợp pháp hóa việc làm việc, không thay thế giấy tờ cư trú.

6. Bốn lỗi khiến hồ sơ bị trả về nhiều nhất

Lỗi 1: Bỏ qua bước xác định diện miễn. Doanh nghiệp chuẩn bị cả bộ hồ sơ cấp phép cho người lao động thuộc diện không phải cấp giấy phép (ví dụ chuyên gia làm việc dưới 90 ngày), vừa tốn thời gian vừa sai thủ tục — trường hợp này chỉ cần làm thủ tục thông báo.

Lỗi 2: Giấy tờ hết hiệu lực tại ngày nộp. Phiếu lý lịch tư pháp xin từ 8 tháng trước, giấy khám sức khỏe cấp đã 13 tháng — cả hai đều không còn giá trị. Luôn tính ngược từ ngày dự kiến nộp hồ sơ để ấn định thời điểm đi xin từng loại giấy tờ.

Lỗi 3: Thông tin không khớp giữa các giấy tờ. Tên trên hộ chiếu, bằng cấp và Mẫu số 03 phiên âm khác nhau; chức danh không thống nhất. Lỗi này đặc biệt phổ biến với chuyên gia có tên dài hoặc nhiều tên đệm.

Lỗi 4: Nộp hồ sơ quá sát ngày bắt đầu làm việc. Nộp đúng ngày thứ 10 trước ngày dự kiến làm việc thì chỉ cần một vòng bổ sung hồ sơ là trễ hẹn. Thực tế an toàn là nộp trong khoảng ngày thứ 30 đến ngày thứ 45 của khung 60 ngày.

7. Sau khi được cấp: gia hạn, cấp lại và nghĩa vụ thông báo

Giấy phép lao động hết hạn mà doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng người lao động thì phải làm thủ tục gia hạn: hồ sơ gia hạn nộp trước ít nhất 10 ngày và không quá 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn (Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Quá thời hạn này thì không còn gia hạn được nữa mà phải thực hiện thủ tục cấp mới từ đầu.

Giấy phép lao động hết hiệu lực trong các trường hợp quy định tại Điều 156 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm hết thời hạn, chấm dứt hợp đồng lao động, nội dung không đúng với thực tế, và các trường hợp khác theo quy định. Khi giấy phép hết hiệu lực, người sử dụng lao động có trách nhiệm thu hồi và nộp lại cho cơ quan đã cấp.

Một nghĩa vụ hay bị quên: khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan đến việc chấm dứt hiệu lực giấy phép và thông báo theo quy định, đồng thời lưu ý nghĩa vụ về cư trú của người lao động sau khi không còn làm việc tại doanh nghiệp.

8. Câu hỏi thường gặp

Xin giấy phép lao động cho chuyên gia mất bao lâu thì có kết quả?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc (khoản 1 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thực tế nên nộp sớm trong khung này để dự phòng thời gian bổ sung hồ sơ.

Giấy khám sức khỏe ở nước ngoài có dùng được không?

Được, nếu Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau, và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp (Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Phiếu lý lịch tư pháp cấp quá 6 tháng có còn giá trị không?

Không. Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương phải được cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp với cấp giấy phép lao động theo khoản 3 Điều 6 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì không phải nộp giấy tờ này.

Chuyên gia chỉ sang Việt Nam làm việc 2 tháng có phải xin giấy phép lao động không?

Không, nếu tổng thời gian làm việc dưới 90 ngày trong một năm (điểm a khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP) và thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Tuy nhiên người sử dụng lao động vẫn phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 3 ngày làm việc.

Quên gia hạn giấy phép lao động thì xử lý thế nào?

Hồ sơ gia hạn phải nộp trước ít nhất 10 ngày và không quá 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn. Quá hạn thì không gia hạn được nữa, phải làm thủ tục cấp mới. Người lao động làm việc khi giấy phép đã hết hạn có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính.

Bằng cấp của chuyên gia có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?

Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp (bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm, phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài) phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, sau đó dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.

9. Khi nào nên nhờ luật sư kiểm tra lại hồ sơ

Với các hồ sơ tiêu chuẩn — chuyên gia ký hợp đồng lao động trực tiếp, giấy tờ đầy đủ — bộ phận nhân sự hoàn toàn có thể tự thực hiện theo checklist này. Nhưng có ba tình huống nên nhờ luật sư kiểm tra lại trước khi nộp: (i) hình thức làm việc phức tạp (di chuyển nội bộ tập đoàn, chuyên gia thực hiện nhiều dự án tại nhiều tỉnh); (ii) vị trí công việc ở ranh giới giữa các nhóm (ví dụ giữa chuyên gia và lao động kỹ thuật) vì nó quyết định nhóm giấy tờ chứng minh; (iii) doanh nghiệp từng bị xử phạt vi phạm hành chính về sử dụng lao động nước ngoài và đang trong diện được chú ý.

FLAT Law Firm hỗ trợ doanh nghiệp FDI kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ giấy phép lao động trước khi nộp: đối chiếu vị trí công việc với tiêu chí tại Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ nước ngoài và lộ trình hợp pháp hóa lãnh sự, xây dựng timeline nộp hồ sơ khớp với ngày chuyên gia dự kiến bắt đầu làm việc. Liên hệ hotline 0988424851 để được đánh giá nhanh bộ hồ sơ hiện tại của doanh nghiệp.

Tài liệu tham khảo

  • Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
  • Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 07/8/2025.
  • Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP: văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động.

—