Tuyển chuyên gia nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam không chỉ là câu chuyện thỏa thuận lương, thưởng. Doanh nghiệp phải đi qua một chuỗi thủ tục hành chính bắt buộc — từ xin chấp thuận nhu cầu sử dụng, xác định diện miễn giấy phép lao động, đến khớp thời hạn hợp đồng với giấy phép và tính đúng nghĩa vụ bảo hiểm, thuế. Dưới đây là 6 lưu ý theo pháp luật hiện hành (cập nhật đến ngày 14/10/2026), với nhiều quy định mới có hiệu lực từ năm 2025–2026.
1. Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng trước khi tuyển — giấy phép lao động trước, hợp đồng lao động sau
Điều 152 Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14, hiệu lực 01/01/2021): người sử dụng lao động phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trước khi tuyển dụng. Không có văn bản chấp thuận thì không được tuyển người lao động nước ngoài.
Thứ tự bắt buộc: xin giấy phép lao động trước, ký hợp đồng lao động sau. Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng 4 điều kiện tại khoản 1 Điều 151: đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc và có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế; không đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam; có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp quy định tại Điều 154.
2. Check diện miễn giấy phép lao động trước khi làm thủ tục
Đừng mặc định mọi chuyên gia nước ngoài đều phải xin giấy phép lao động. Điều 154 Bộ luật Lao động liệt kê các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, gồm: chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn; Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần; Trưởng văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam; vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ; vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để xử lý sự cố kỹ thuật, tình huống kỹ thuật phức tạp phát sinh; luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam; trường hợp theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam; nhân lực công nghiệp công nghệ số chất lượng cao (khoản 8a, bổ sung bởi Luật Công nghiệp công nghệ số); và các trường hợp khác do Chính phủ quy định.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/8/2025, thay thế toàn bộ Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP) chi tiết hóa tại Điều 7, với các mốc số đáng chú ý: chủ sở hữu, thành viên góp vốn công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên (tương tự đối với Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần) — khoản 2 Điều 7; vào Việt Nam làm việc với tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm — điểm a khoản 13 Điều 7; di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO, đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục — điểm b khoản 13 Điều 7.
Lưu ý: thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động với cơ quan có thẩm quyền — không phải “được miễn là không cần làm gì”.
3. Chuẩn “chuyên gia” đã nới lỏng: đại học + 02 năm kinh nghiệm — không còn 03 năm
Bẫy phổ biến: nhiều doanh nghiệp vẫn áp chuẩn cũ “03 năm kinh nghiệm” của Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực. Chuẩn hiện hành tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP: có bằng đại học trở lên và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc; hoặc có bằng đại học đúng chuyên ngành đào tạo và có ít nhất 01 năm kinh nghiệm đối với các lĩnh vực tài chính, khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và lĩnh vực ưu tiên.
Chuẩn bị hồ sơ: bằng cấp và văn bản xác nhận kinh nghiệm được hợp pháp hóa theo quy định — thiếu giấy tờ chứng minh kinh nghiệm là lý do phổ biến khiến hồ sơ xin giấy phép lao động bị trả lại.
4. Khớp thời hạn hợp đồng với giấy phép lao động — tối đa 02 năm, chỉ gia hạn 01 lần
Khoản 2 Điều 151 Bộ luật Lao động: thời hạn của hợp đồng lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp; hai bên có thể giao kết nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn — hệ quả là không ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn với người lao động nước ngoài.
Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm theo thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ giao kết, và chỉ được gia hạn 01 lần duy nhất với thời hạn tối đa 02 năm (Điều 155 Bộ luật Lao động; khoản 1 Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Doanh nghiệp cần quy hoạch nhân sự dài hạn ngay từ đầu thay vì mặc định “gia hạn nhiều lần”.
5. Bảo hiểm xã hội bắt buộc khi hợp đồng từ đủ 12 tháng trở lên — tính vào chi phí nhân sự
Khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15, hiệu lực 01/7/2025) và Nghị định 158/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2025, thay thế Nghị định 143/2018/NĐ-CP và Nghị định 115/2015/NĐ-CP): người lao động là công dân nước ngoài thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc khi làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên.
Các trường hợp loại trừ: di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; người lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm giao kết hợp đồng lao động; điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác. Doanh nghiệp cần tính cả chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế khi lập ngân sách tuyển chuyên gia nước ngoài (mức đóng cụ thể đối chiếu Nghị định 158/2025/NĐ-CP).
6. Thuế thu nhập cá nhân theo tình trạng cư trú — và cái giá của việc dùng “chui”
Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (số 109/2025/QH15, hiệu lực 01/7/2026) phân biệt hai nhóm: cá nhân không cư trú — thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công bằng tổng thu nhập do thực hiện công việc tại Việt Nam nhân (x) 20%, không phân biệt nơi trả thu nhập (Điều 21); cá nhân cư trú — tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần, với mức giảm trừ gia cảnh mới 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 (áp dụng từ 01/01/2026).
Cảnh báo: sử dụng người lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (ngoài trường hợp được miễn) bị xử phạt vi phạm hành chính — khung phạt tiền kèm hình thức xử phạt bổ sung là trục xuất người lao động — theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực 10/9/2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP). Tuyệt đối không trích các nghị định đã hết hiệu lực (152/2020, 70/2023, 143/2018, 115/2015, 12/2022) làm căn cứ hiện hành.
Lưu ý thêm về cho thuê lại lao động: từ 01/7/2026 đến 28/02/2027, Nghị quyết 66.18/2026/NQ-CP tạm ngưng thủ tục cấp, gia hạn Giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động và Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm; trong thời gian này áp dụng cơ chế ký quỹ kèm thông báo, báo cáo và hậu kiểm — doanh nghiệp sử dụng lao động thuê lại cần cập nhật kịp thời.
Kết luận
Ký hợp đồng lao động với chuyên gia nước ngoài là một quy trình tuân thủ nhiều lớp: chấp thuận nhu cầu, giấy phép lao động (hoặc xác nhận miễn), chuẩn chuyên gia, khớp thời hạn hợp đồng, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân. Làm đúng trình tự ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh phạt vi phạm, tránh gián đoạn nhân sự và tính đúng tổng chi phí tuyển dụng.
Liên hệ FLAT Law Firm
Nếu doanh nghiệp của quý vị đang chuẩn bị tuyển chuyên gia nước ngoài và cần rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động hoặc xây dựng hợp đồng lao động đúng chuẩn, vui lòng liên hệ đội ngũ của chúng tôi tại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.
Bài viết cung cấp thông tin pháp lý tổng quát, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Nội dung đã qua kiểm tra chất lượng của AI Legal Council (panel 2 chuyên gia độc lập + chủ biên đối chiếu) và được chủ sở hữu phê duyệt trước khi công bố; không phải do luật sư người thật rà soát.
