Pháp luật lao động Việt Nam không ban hành một mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động bắt buộc duy nhất áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Nhưng điều đó không có nghĩa doanh nghiệp được viết tùy ý: một quyết định chấm dứt thiếu căn cứ pháp lý, viện dẫn sai điều luật về lý do chấm dứt, hoặc tính sai thời gian báo trước có thể bị coi là đơn phương chấm dứt trái pháp luật — với nghĩa vụ bồi thường nặng nề theo Điều 40–41 Bộ luật Lao động. Bài viết liệt kê 9 nội dung bắt buộc của quyết định chấm dứt HĐLĐ, checklist 5 điểm trước khi ký, và phân biệt thông báo/quyết định/thỏa thuận chấm dứt theo Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 (hiệu lực 01/01/2021) và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
1. Chín nội dung bắt buộc của quyết định chấm dứt HĐLĐ
- Căn cứ pháp lý: viện dẫn Bộ luật Lao động 45/2019/QH14, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động/thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp;
- Thông tin người lao động: họ tên, ngày sinh, số CCCD, chức danh, bộ phận, mã nhân viên, số hợp đồng lao động;
- Lý do chấm dứt — viện dẫn đúng điều luật: đây là nội dung quan trọng nhất. Lý do phải tương ứng với một trong các trường hợp tại Điều 34 Bộ luật Lao động (hết hạn hợp đồng, hoàn thành công việc, hai bên thỏa thuận, người lao động/người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt…). Viện dẫn sai điều luật là nguồn kiện tụng lớn nhất;
- Thời điểm chấm dứt có hiệu lực: ngày cụ thể quyết định có hiệu lực, bảo đảm tuân thủ thời gian báo trước theo Điều 35 (người lao động đơn phương) và khoản 2 Điều 36 (người sử dụng lao động đơn phương: 45 ngày đối với HĐLĐ không xác định thời hạn, 30 ngày đối với HĐLĐ xác định thời hạn, 03 ngày làm việc trong một số trường hợp đặc biệt);
- Quyền lợi của người lao động: trợ cấp thôi việc theo Điều 46 (1/2 tháng tiền lương cho mỗi năm làm việc, trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp) hoặc trợ cấp mất việc theo Điều 47 (01 tháng tiền lương cho mỗi năm làm việc, tối thiểu 02 tháng tiền lương) — tùy trường hợp chấm dứt;
- Thanh toán và chốt sổ BHXH: thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan trong 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt (trường hợp đặc biệt không quá 30 ngày); hoàn thành thủ tục chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội theo Điều 48;
- Bàn giao công việc, tài sản: nghĩa vụ bàn giao công việc đang thực hiện, tài liệu, công cụ, tài sản của doanh nghiệp;
- Trách nhiệm thi hành: phân công phòng/ban, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện quyết định;
- Chữ ký của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền hợp lệ) và con dấu doanh nghiệp.
2. Checklist 5 điểm trước khi ký quyết định
- Lý do chấm dứt có thuộc Điều 34 không? Đối chiếu từng chữ của lý do với điều luật viện dẫn — không dùng lý do “chung chung” như “không đáp ứng yêu cầu công việc” mà không qua đúng trình tự xử lý;
- Có rơi vào trường hợp cấm đơn phương chấm dứt? Điều 37 cấm người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt khi người lao động đang ốm đau, điều trị tai nạn lao động, đang nghỉ thai sản…;
- Thời gian báo trước đã đủ chưa? Tính đúng 45/30/03 ngày làm việc theo khoản 2 Điều 36, tính từ ngày thông báo;
- Trợ cấp tính đúng chưa? Phân biệt trợ cấp thôi việc (Điều 46) và trợ cấp mất việc (Điều 47); xác định đúng thời gian tính trợ cấp (trừ thời gian đã đóng BHTN);
- Người ký có thẩm quyền? Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản hợp lệ.
3. Phân biệt: thông báo chấm dứt, quyết định chấm dứt và thỏa thuận chấm dứt
- Thông báo đơn phương chấm dứt: văn bản thể hiện ý chí đơn phương của một bên, phải bảo đảm thời gian báo trước; bên nhận thông báo không cần “đồng ý”;
- Quyết định chấm dứt: văn bản hành chính nội bộ của người sử dụng lao động, là căn cứ để thực hiện các thủ tục tiếp theo (thanh toán, chốt sổ BHXH, bàn giao);
- Thỏa thuận chấm dứt: hai bên cùng thống nhất chấm dứt (một trong các trường hợp tại Điều 34) — ít rủi ro tranh chấp nhất, nhưng cần văn bản thỏa thuận rõ ràng về quyền lợi.
4. Chế tài khi đơn phương chấm dứt trái pháp luật
Theo Điều 40–41 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật phải: nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương, đóng BHXH, BHYT, BHTN trong thời gian không được làm việc, cộng ít nhất 02 tháng tiền lương — và thêm bồi thường nếu người lao động không muốn trở lại làm việc. Về xử phạt vi phạm hành chính: áp dụng Nghị định 283/2026/NĐ-CP (thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP từ 10/9/2026) — không trích dẫn Nghị định 12/2022/NĐ-CP làm căn cứ hiện hành.
Câu hỏi thường gặp
Có mẫu quyết định chấm dứt HĐLĐ bắt buộc của Nhà nước không?
Không. Pháp luật không ban hành mẫu bắt buộc duy nhất; doanh nghiệp tự xây dựng theo 9 nội dung trên.
Thời gian báo trước khi người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt?
Ít nhất 45 ngày (HĐLĐ không xác định thời hạn), 30 ngày (HĐLĐ xác định thời hạn), 03 ngày làm việc (trường hợp đặc biệt) — khoản 2 Điều 36.
Phân biệt trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc?
Trợ cấp thôi việc (Điều 46): 1/2 tháng lương/năm, trừ thời gian đã đóng BHTN. Trợ cấp mất việc (Điều 47): 01 tháng lương/năm, tối thiểu 02 tháng lương.
Thời hạn thanh toán sau chấm dứt?
Trong 07 ngày làm việc; trường hợp đặc biệt không quá 30 ngày (Điều 48).
Nguồn trích dẫn
- Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 (hiệu lực 01/01/2021): Điều 34 (các trường hợp chấm dứt), Điều 35–36 (báo trước), Điều 37 (cấm đơn phương), Điều 40–41 (trái pháp luật), Điều 42–44, 125 (kỷ luật, thôi việc hàng loạt), Điều 46–48 (trợ cấp, thanh toán, sổ BHXH);
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP: hướng dẫn Bộ luật Lao động;
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP (thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP từ 10/9/2026): xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
Doanh nghiệp cần rà soát quy trình chấm dứt hợp đồng lao động hoặc xử lý tranh chấp lao động? Liên hệ FLAT Law Firm để được tư vấn.
Bài viết do FLAW AI Legal Council soạn thảo và đã được Hội đồng QA rà soát trước khi trình chủ sở hữu phê duyệt. Thông tin chung tại ngày 14/10/2026, không phải tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể và không phải ý kiến của luật sư người thật. Trường hợp kỷ luật sa thải hoặc cho thôi việc hàng loạt cần thủ tục riêng (Điều 42–44, 125 Bộ luật Lao động).
