Đại lý hải quan là doanh nghiệp được chủ hàng ủy quyền đứng tên khai báo và làm thủ tục hải quan thay cho hàng trăm lô hàng mỗi tháng — một nghề mà một lỗi mã HS gõ sai có thể biến thành truy thu thuế và tiền phạt cho cả đại lý lẫn chủ hàng. Khác với người khai thuê tự phát, đại lý hải quan là chủ thể được cơ quan hải quan công nhận sau khi đáp ứng điều kiện về nhân sự có chứng chỉ nghiệp vụ, và chính tư cách được công nhận đó định hình trách nhiệm pháp lý của họ trên mỗi tờ khai.
Điều kiện công nhận đại lý hải quan
Để được công nhận là đại lý làm thủ tục hải quan theo Luật Hải quan 54/2014/QH13 và Nghị định 08/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP), doanh nghiệp phải có đăng ký ngành nghề phù hợp, có nhân viên đại lý hải quan được đào tạo và cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan theo quy định, đáp ứng điều kiện về cơ sở vật chất và kết nối hệ thống xử lý dữ liệu điện tử với cơ quan hải quan. Nhân viên trực tiếp khai báo phải là người có chứng chỉ và được doanh nghiệp đăng ký với cơ quan hải quan. Đăng ký sử dụng chữ ký số và tài khoản trên hệ thống thông quan điện tử là điều kiện vận hành thực tế để tờ khai được truyền đi dưới danh nghĩa đại lý.
Đại lý hải quan có chịu trách nhiệm về tờ khai sai mã HS không
Có — trong phạm vi nghĩa vụ của người khai hải quan, đại lý chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung khai báo mà mình thực hiện: khi mã HS sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, cơ quan hải quan truy thu thuế và tính tiền chậm nộp đối với chủ hàng với tư cách người nộp thuế, đồng thời xử phạt vi phạm hành chính về hành vi khai sai theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP đối với chủ thể có lỗi — mà trên tờ khai mang danh nghĩa đại lý, đại lý khó đứng ngoài cuộc. Trong quan hệ nội bộ, hợp đồng dịch vụ giữa đại lý và chủ hàng phân bổ lại rủi ro này: nếu sai sót xuất phát từ chứng từ và thông tin hàng hóa do chủ hàng cung cấp sai, trách nhiệm bồi hoàn chuyển về chủ hàng; nếu đại lý tự phân loại sai mã dù hồ sơ đầy đủ, đại lý phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng theo hợp đồng.
Ranh giới giữa đại lý và chủ hàng trên một tờ khai
Nguyên tắc cốt lõi là đại lý hành động theo ủy quyền và trên cơ sở chứng từ của chủ hàng: chủ hàng chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hàng hóa và tính trung thực của chứng từ gốc; đại lý chịu trách nhiệm về nghiệp vụ biến chứng từ thành tờ khai — phân loại mã HS, xác định trị giá, áp dụng chính sách thuế và kiểm tra tính nhất quán của bộ hồ sơ. Ủy quyền khai hải quan cần được lập bằng văn bản hoặc hợp đồng dịch vụ ghi rõ phạm vi, và hai bên nên có quy trình đối chiếu hồ sơ trước khi truyền tờ khai cho các nhóm hàng có rủi ro phân loại cao. Sự phân tầng trách nhiệm này là lý do các chủ hàng lớn yêu cầu đại lý có bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp.
Chọn và quản trị đại lý hải quan như một đối tác tuân thủ
Chủ hàng nên thẩm định đại lý như thẩm định một đối tác tuân thủ: xác thực quyết định công nhận đại lý và đội ngũ nhân viên có chứng chỉ; kiểm tra lịch sử tuân thủ và mức độ rủi ro mà hải quan xếp cho đại lý trên hệ thống quản lý rủi ro; thỏa thuận SLA về thời gian xử lý, quy trình cảnh báo sớm khi tờ khai bị phân luồng kiểm tra và cơ chế báo cáo định kỳ các sai sót phát sinh. Một chỉ số thực tế cần theo dõi là tỷ lệ tờ khai phải sửa đổi, hủy bỏ trong kỳ — tỷ lệ cao bất thường ở một nhóm hàng cụ thể là tín hiệu lỗi phân loại có hệ thống cần xử lý trước khi nó trở thành quyết định truy thu.
Câu hỏi thường gặp
Điều kiện để doanh nghiệp được công nhận là đại lý hải quan gồm gì?
Doanh nghiệp phải có đăng ký ngành nghề đại lý làm thủ tục hải quan, có nhân viên được cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan theo quy định, đáp ứng điều kiện cơ sở vật chất và kết nối hệ thống dữ liệu điện tử với cơ quan hải quan theo Luật Hải quan 54/2014 và Nghị định 08/2015/NĐ-CP. Cá nhân trực tiếp khai báo phải có chứng chỉ và được đăng ký với cơ quan hải quan.
Đại lý hải quan có chịu trách nhiệm khi khai sai mã HS không?
Có: đại lý chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung tờ khai mình thực hiện và có thể bị xử phạt về khai sai theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP; phần truy thu thuế và tiền chậm nộp thuộc về chủ hàng với tư cách người nộp thuế. Giữa đại lý và chủ hàng, hợp đồng dịch vụ phân bổ bồi hoàn theo nguồn gốc lỗi — chứng từ sai của chủ hàng hay lỗi phân loại của đại lý.
Trách nhiệm về tờ khai chia giữa đại lý và chủ hàng thế nào?
Chủ hàng chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hàng hóa và tính trung thực của chứng từ gốc; đại lý chịu trách nhiệm nghiệp vụ biến chứng từ thành tờ khai đúng — mã HS, trị giá, chính sách thuế. Việc ủy quyền phải được lập bằng văn bản hoặc hợp đồng dịch vụ, và với nhóm hàng rủi ro phân loại cao, hai bên nên đối chiếu hồ sơ trước khi truyền tờ khai.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng