FLAT LAW FIRM
Yêu cầu tư vấn

Lao động

FAQ: ký hợp đồng xác định thời hạn 2 lần liên tiếp?

12 phút đọcFLAT LAW FIRM
Bàn làm việc với laptop và tài liệu

"Ký hợp đồng 1 năm với nhân viên mới, hết hạn ký tiếp 1 năm nữa được không? Hết 2 lần rồi thì sao?" — Đây là câu hỏi mà hầu như phòng nhân sự nào cũng đặt ra, và cũng là một trong những vi phạm phổ biến nhất trong quản trị lao động tại Việt Nam: ký hợp đồng xác định thời hạn lần thứ 3, thứ 4 như thể không có giới hạn nào.

Bài viết này trả lời dứt khoát câu hỏi trên cơ sở Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, cùng toàn bộ các tình huống thực tế xoay quanh nó: cách đếm số lần, thời hạn 30 ngày "quyết định", chiêu "lách" bằng phụ lục hợp đồng, các ngoại lệ và chế tài vi phạm.

Mục lục

1. Câu trả lời ngắn: được ký tối đa 2 lần, lần thứ 3 phải là không xác định thời hạn

Câu trả lời dứt khoát: được ký hợp đồng lao động xác định thời hạn tối đa 2 lần liên tiếp với cùng một người lao động. Hết lần thứ 2, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì hai bên phải ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn — không có lần thứ 3, trừ một số trường hợp ngoại lệ rất hẹp mà luật quy định.

Quy định này nhằm bảo vệ người lao động khỏi tình trạng bị "hợp đồng ngắn hạn hóa" triền miên — ký mỗi năm một lần để doanh nghiệp né tránh các nghĩa vụ gắn với hợp đồng dài hạn. Với người sử dụng lao động, đây là giới hạn cứng phải đưa vào quy trình quản trị hợp đồng, vì vi phạm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính và làm phát sinh tranh chấp khi chấm dứt quan hệ lao động.

2. Khung pháp lý: Điều 20 Bộ luật Lao động 2019

Toàn bộ vấn đề được quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14, hiệu lực từ 01/01/2021):

Khoản 1 quy định hai loại hợp đồng lao động:

  • Hợp đồng không xác định thời hạn: hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực.
  • Hợp đồng xác định thời hạn: hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực.

Khoản 2 quy định những gì xảy ra khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc:

  • Điểm a: trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng hết hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới; trong thời gian chưa ký, quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên thực hiện theo hợp đồng đã giao kết.
  • Điểm b: hết 30 ngày mà hai bên không ký hợp đồng mới, hợp đồng đã giao kết trở thành hợp đồng không xác định thời hạn.
  • Điểm c: trường hợp ký hợp đồng mới là hợp đồng xác định thời hạn thì chỉ được ký thêm 01 lần; sau đó nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký hợp đồng không xác định thời hạn — trừ các trường hợp ngoại lệ luật định.

3. Hiểu đúng "2 lần": cách đếm và các tình huống thực tế

"2 lần" được đếm trên quan hệ lao động liên tục giữa cùng một người sử dụng lao động và cùng một người lao động:

  • Lần 1: hợp đồng xác định thời hạn đầu tiên (ví dụ: 12 tháng).
  • Lần 2: hợp đồng xác định thời hạn ký tiếp sau khi lần 1 hết hạn (ví dụ: thêm 24 tháng).
  • Sau lần 2: chỉ còn hai lựa chọn hợp pháp — ký hợp đồng không xác định thời hạn, hoặc chấm dứt quan hệ lao động khi hết hạn.

Các tình huống thực tế hay gây nhầm lẫn:

  • Thay đổi chức danh, vị trí công việc giữa chừng không "reset" số lần đếm. Dù người lao động chuyển từ nhân viên kinh doanh sang trưởng nhóm, quan hệ lao động vẫn liên tục thì vẫn tính là cùng một chuỗi hợp đồng.
  • Ngắt quãng rồi ký lại: nếu quan hệ lao động đã chấm dứt thực sự (thanh lý hợp đồng, chốt sổ bảo hiểm) và sau một thời gian người lao động được tuyển lại, đây là quan hệ lao động mới. Tuy nhiên, cơ quan chức năng sẽ xem xét bản chất — việc "cho nghỉ 1 tháng rồi ký lại từ đầu" để né quy định có thể bị coi là lách luật.
  • Hợp đồng thử việc không tính vào 2 lần — thời gian thử việc được quy định riêng và không phải là hợp đồng xác định thời hạn theo nghĩa của Điều 20.

4. Hết hạn hợp đồng lần 1: 30 ngày quyết định và hậu quả của việc "quên"

Điểm a và b khoản 2 Điều 20 tạo ra một "cửa sổ 30 ngày" mà nhiều phòng nhân sự bỏ qua:

Trong 30 ngày kể từ ngày hợp đồng hết hạn, hai bên phải ký hợp đồng mới. Trong thời gian chờ ký, mọi quyền, nghĩa vụ, lương, bảo hiểm vẫn thực hiện theo hợp đồng cũ — quan hệ lao động không bị gián đoạn.

Nhưng hết 30 ngày mà không ký hợp đồng mới, hợp đồng cũ tự động chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn. Đây là hệ quả pháp lý tự động, không cần bất kỳ văn bản nào. Nhiều doanh nghiệp "quên" ký tiếp sau khi hợp đồng lần 1 hết hạn, 6 tháng sau muốn cho nhân viên nghỉ mới tá hỏa phát hiện mình đang đối mặt với một hợp đồng không xác định thời hạn — với toàn bộ hệ quả về trợ cấp thôi việc, thủ tục đơn phương chấm dứt.

Bài học quản trị: phòng nhân sự phải có hệ thống nhắc hạn hợp đồng trước ít nhất 45 ngày, và quy trình ký tiếp hoặc thanh lý phải hoàn tất trong cửa sổ 30 ngày.

5. Có được "lách" bằng phụ lục hợp đồng không

Một "chiêu" phổ biến: thay vì ký hợp đồng mới khi hết hạn, doanh nghiệp ký phụ lục hợp đồng ghi "gia hạn thời hạn hợp đồng thêm 12 tháng". Câu trả lời của pháp luật là không được.

Theo quy định về phụ lục hợp đồng lao động, phụ lục được dùng để quy định chi tiết, sửa đổi, bổ sung một số điều khoản của hợp đồng — nhưng không được dùng để sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động. Khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn, cách duy nhất để tiếp tục quan hệ lao động là giao kết hợp đồng lao động mới theo Điều 20.

Phụ lục "gia hạn" không có giá trị pháp lý trong việc kéo dài thời hạn — và trong tranh chấp, tòa án sẽ xác định quan hệ lao động thực tế theo quy định của Điều 20, bất kể phụ lục ghi gì. Doanh nghiệp dùng chiêu này vừa không đạt mục đích, vừa tự tạo chứng cứ vi phạm cho mình.

6. Các trường hợp ngoại lệ được ký nhiều hơn 2 lần

Điểm c khoản 2 Điều 20 liệt kê các trường hợp ngoại lệ được ký hợp đồng xác định thời hạn nhiều lần:

  • Hợp đồng lao động đối với người được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn nhà nước.
  • Các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 149 (lao động là người cao tuổi), khoản 2 Điều 151 (lao động là người nước ngoài) và khoản 4 Điều 177 (một số trường hợp đặc thù khác) của Bộ luật Lao động 2019.

Trong thực tế doanh nghiệp tư nhân, FDI, ngoại lệ thường gặp nhất là người lao động nước ngoài (chuyên gia, quản lý): hợp đồng của họ gắn với giấy phép lao động có thời hạn, nên được ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn tương ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý: ngoại lệ chỉ áp dụng đúng đối tượng luật định — không thể viện dẫn "người cao tuổi" hay "người nước ngoài" một cách hình thức để lách quy định cho lao động phổ thông.

7. Vi phạm thì bị xử lý thế nào

Hành vi giao kết hợp đồng lao động không đúng loại — bao gồm ký hợp đồng xác định thời hạn quá số lần quy định — là hành vi vi phạm pháp luật lao động và bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định xử phạt trong lĩnh vực lao động, với mức phạt tính theo số lượng người lao động vi phạm.

Ngoài phạt tiền, hậu quả thực tế còn nặng nề hơn:

  • Tranh chấp khi chấm dứt: khi doanh nghiệp đơn phương chấm dứt "hợp đồng lần 3" với lý do hết hạn, người lao động khởi kiện và tòa án xác định quan hệ lao động thực tế là không xác định thời hạn — doanh nghiệp phải bồi thường, trả trợ cấp và có thể phải nhận lại người lao động.
  • Truy thu bảo hiểm: quá trình thanh tra có thể phát hiện các vi phạm liên quan đến đóng bảo hiểm xã hội trong thời gian hợp đồng "lách luật".
  • Rủi ro thanh tra diện rộng: một vi phạm về hợp đồng thường kéo theo thanh tra toàn diện về lao động, tiền lương, bảo hiểm.

8. Khuyến nghị thực tế cho phòng nhân sự

  1. [ ] Xây dựng hệ thống nhắc hạn hợp đồng trước ít nhất 45 ngày cho 100% người lao động.
  2. [ ] Quy trình quyết định ký tiếp hay chấm dứt phải hoàn tất trong cửa sổ 30 ngày sau khi hợp đồng hết hạn.
  3. [ ] Tuyệt đối không dùng phụ lục hợp đồng để gia hạn thời hạn — ký hợp đồng mới đúng quy định.
  4. [ ] Theo dõi số lần ký hợp đồng xác định thời hạn của từng người lao động trên hệ thống nhân sự.
  5. [ ] Với lao động nước ngoài, gắn thời hạn hợp đồng với thời hạn giấy phép lao động và rà soát điều kiện ngoại lệ.
  6. [ ] Chuẩn hóa mẫu hợp đồng lần 2 và hợp đồng không xác định thời hạn, tránh để quản lý trực tiếp tự soạn.
  7. [ ] Định kỳ kiểm toán nội bộ (HR audit) về hợp đồng lao động ít nhất mỗi năm một lần.

9. Câu hỏi thường gặp

Có được ký hợp đồng lao động xác định thời hạn 2 lần liên tiếp với cùng một người lao động không? Được. Theo điểm c khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, hai bên được ký hợp đồng mới là hợp đồng xác định thời hạn thêm 01 lần nữa — tức tối đa 2 lần liên tiếp. Sau đó, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký hợp đồng không xác định thời hạn.

Ký hợp đồng xác định thời hạn lần thứ 3 thì sao? Vi phạm pháp luật, trừ các trường hợp ngoại lệ luật định (người được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn nhà nước; các trường hợp tại khoản 1 Điều 149, khoản 2 Điều 151 và khoản 4 Điều 177 Bộ luật Lao động 2019). Hợp đồng lần thứ 3 ký trái luật không làm phát sinh hiệu lực như các bên mong muốn và doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Hết hạn hợp đồng mà hai bên "quên" không ký hợp đồng mới thì sao? Theo điểm a và b khoản 2 Điều 20, trong 30 ngày kể từ ngày hợp đồng hết hạn, hai bên phải ký hợp đồng mới; trong thời gian chưa ký, quyền và nghĩa vụ thực hiện theo hợp đồng cũ. Hết 30 ngày mà không ký hợp đồng mới, hợp đồng cũ tự động trở thành hợp đồng không xác định thời hạn.

Có được dùng phụ lục hợp đồng để kéo dài thời hạn thay vì ký hợp đồng mới không? Không. Phụ lục hợp đồng lao động không được dùng để sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động. Muốn tiếp tục quan hệ lao động sau khi hợp đồng hết hạn, hai bên phải giao kết hợp đồng lao động mới theo đúng quy định tại Điều 20.

Trường hợp nào được ký hợp đồng xác định thời hạn nhiều hơn 2 lần? Các trường hợp ngoại lệ tại điểm c khoản 2 Điều 20: hợp đồng với người được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn nhà nước; hợp đồng với người lao động cao tuổi, người lao động nước ngoài và một số trường hợp đặc thù khác theo khoản 1 Điều 149, khoản 2 Điều 151 và khoản 4 Điều 177 của Bộ luật Lao động 2019.

Người sử dụng lao động có bắt buộc phải ký tiếp sau khi hết hợp đồng lần 2 không? Không bắt buộc. Khi hợp đồng xác định thời hạn lần thứ 2 hết hạn, nếu người lao động không tiếp tục làm việc thì quan hệ lao động chấm dứt theo đúng thời hạn đã thỏa thuận. Quy định "tối đa 2 lần" chỉ giới hạn số lần được ký loại hợp đồng này, không bắt buộc doanh nghiệp phải tiếp tục sử dụng người lao động.

10. Khi nào nên làm việc với luật sư

Tranh chấp lao động về hợp đồng là loại tranh chấp mà doanh nghiệp thua nhiều nhất — không phải vì luật khó, mà vì sai sót quản trị tích lũy qua nhiều năm. Hãy làm việc với luật sư khi: rà soát, chuẩn hóa toàn bộ hệ thống hợp đồng lao động của doanh nghiệp (HR audit); xảy ra tranh chấp về hiệu lực hợp đồng, đơn phương chấm dứt với người lao động đã ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn; bị thanh tra lao động và cần đánh giá, khắc phục vi phạm; hoặc khi xây dựng chính sách nhân sự cho lao động nước ngoài, lao động cao tuổi thuộc diện ngoại lệ.

FLAT Law Firm tư vấn pháp luật lao động cho doanh nghiệp FDI và trong nước — từ soạn thảo hợp đồng, nội quy lao động đến giải quyết tranh chấp lao động và đại diện tại tòa án. Liên hệ hotline 0988424851 để được rà soát rủi ro hợp đồng lao động của doanh nghiệp quý vị.

—