Vì sao đã có quyết định công nhận vẫn cần ghi chú hộ tịch?
Khi Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại Việt Nam ra quyết định công nhận bản án ly hôn của tòa án nước ngoài, quan hệ hôn nhân chấm dứt về mặt pháp lý. Tuy nhiên, sổ hộ tịch và dữ liệu hộ tịch tại Việt Nam chưa tự động thay đổi theo quyết định đó. Ghi chú hộ tịch là việc cơ quan hộ tịch ghi nhận việc ly hôn đã được giải quyết ở nước ngoài vào sổ hộ tịch tại Việt Nam, để tình trạng hôn nhân của đương sự thống nhất trên hồ sơ. Bài viết này chỉ nói phần tiếp nối sau công nhận: hồ sơ, cơ quan, thời hạn và trình tự ghi chú. Thủ tục xin công nhận bản án nước ngoài là một chủ đề khác, xem bài viết liên quan: Công nhận bản án ly hôn của tòa án nước ngoài tại Việt Nam: điều kiện và thủ tục.
Điều kiện tiên quyết và đối tượng phải ghi chú
Bài viết này đặt điều kiện tiên quyết là đương sự đã có quyết định công nhận của Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại Việt Nam, và bản án ly hôn nước ngoài đã có hiệu lực pháp luật. Ngoài ra, việc ly hôn đó không được vi phạm Luật Hôn nhân và Gia đình (khoản 1 Điều 37 Nghị định 123/2015/NĐ-CP). Theo khoản 2 Điều 37 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, công dân Việt Nam ly hôn ở nước ngoài, sau đó về Việt Nam cư trú ổn định hoặc đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam, phải ghi chú việc ly hôn đã giải quyết ở nước ngoài vào sổ hộ tịch. Trường hợp ly hôn nhiều lần, chỉ cần ghi chú lần ly hôn gần nhất. Trên thực tế, ngay cả khi chưa thuộc hai trường hợp bắt buộc nêu trên, người đã ly hôn vẫn thường cần trích lục ghi chú để xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, vì vậy nên làm sớm thay vì đợi đến lúc cần giấy tờ mới vội nộp hồ sơ.
Hồ sơ ghi chú hộ tịch sau ly hôn nước ngoài
Theo khoản 1 Điều 39 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, hồ sơ ghi chú ly hôn gồm tờ khai theo mẫu quy định và bản sao giấy tờ ly hôn đã có hiệu lực pháp luật. Gắn với bối cảnh sau công nhận của bài này, hồ sơ thực tế cần chuẩn bị gồm:
- Tờ khai ghi chú hộ tịch theo mẫu do cơ quan hộ tịch cung cấp, điền đầy đủ thông tin hai bên và thông tin bản án.
- Quyết định công nhận bản án ly hôn nước ngoài của Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại Việt Nam (mang theo để đối chiếu — cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu xuất trình).
- Bản sao bản án, quyết định ly hôn của tòa án nước ngoài hoặc văn bản khác công nhận việc ly hôn, đã có hiệu lực pháp luật.
- Giấy tờ tùy thân còn giá trị của người yêu cầu ghi chú, như căn cước công dân hoặc hộ chiếu, để đối chiếu nhân thân (khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
- Bản dịch tiếng Việt của giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, có chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch theo quy định (khoản 3 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
- Giấy tờ chứng minh việc hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille đối với giấy tờ nước ngoài, nếu thuộc diện phải thực hiện (xem mục trường hợp đặc biệt dưới đây).
Hồ sơ hộ tịch làm thành 01 bộ (khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP). Người yêu cầu có thể nộp trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến, vì ghi chú ly hôn thuộc nhóm việc hộ tịch được nộp bằng các hình thức này (khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP). Khi nộp qua bưu điện, các bản sao trong hồ sơ phải là bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực; khi nộp trực tiếp mà mang bản sao không chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu (khoản 5 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
Cơ quan thụ lý: UBND cấp xã nơi cư trú
Thẩm quyền ghi chú hộ tịch hiện nay thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã. Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 11/6/2025, trong mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ ngày 01/7/2025) giao Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch, trong đó liệt kê rõ các điều 38 và 39 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP, tức đúng hai điều quy định thẩm quyền và thủ tục ghi chú ly hôn. Như vậy, hồ sơ ghi chú ly hôn sau công nhận nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã, không nộp lên cơ quan cấp tỉnh và không còn đi theo tuyến cấp huyện như trước ngày 01/7/2025.
Theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 120/2025/NĐ-CP, cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi mình cư trú; nơi cư trú xác định theo pháp luật về cư trú. Nếu nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải nơi có thẩm quyền giải quyết, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến tới cơ quan có thẩm quyền. Sau khi ghi chú, cơ quan giải quyết còn gửi thông báo kèm bản sao trích lục tới nơi đang lưu sổ đăng ký kết hôn trước đây để ghi chú tiếp vào sổ tương ứng, theo điểm c khoản 2 Điều 39 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
Thời hạn: luật không ấn định hạn nộp, chỉ ấn định hạn giải quyết
Pháp luật hộ tịch không quy định một thời hạn nộp hồ sơ ghi chú, ví dụ không có quy định bắt buộc phải ghi chú trong bao nhiêu ngày kể từ ngày có quyết định công nhận. Điều mà pháp luật ấn định là thời hạn giải quyết của cơ quan nhà nước: trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, công chức hộ tịch kiểm tra và ghi chú, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký trích lục giao cho người yêu cầu; trường hợp cần xác minh, thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc (điểm a khoản 2 Điều 39 Nghị định 123/2015/NĐ-CP). Khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan tiếp nhận lập giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả (khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP). Dù không có hạn nộp, người đã ly hôn không nên trì hoãn, vì hồ sơ tình trạng hôn nhân chưa cập nhật sẽ gây vướng mắc khi đăng ký kết hôn mới hoặc xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Trình tự các bước
- Chuẩn bị hồ sơ: đối chiếu quyết định công nhận, bản án nước ngoài, bản dịch và giấy tờ hợp pháp hóa hoặc Apostille; điền tờ khai theo mẫu.
- Nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú, trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến; nhận giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
- Cơ quan hộ tịch kiểm tra hồ sơ, đối chiếu với quy định tại khoản 1 Điều 37 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và danh sách do Bộ Tư pháp công bố theo khoản 3 Điều 37 Nghị định này (danh sách các bản án có đơn yêu cầu thi hành hoặc yêu cầu không công nhận tại Việt Nam).
- Nếu hồ sơ đủ điều kiện, cơ quan ghi chú vào sổ hộ tịch và cấp trích lục ghi chú ly hôn cho người yêu cầu trong thời hạn 05 ngày làm việc, hoặc 10 ngày làm việc nếu cần xác minh.
- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện, cơ quan từ chối bằng văn bản và nêu rõ lý do (điểm b khoản 2 Điều 39 Nghị định 123/2015/NĐ-CP). Người yêu cầu căn cứ lý do từ chối để bổ sung, khắc phục hoặc khiếu nại theo quy định.
Lệ phí
Bài viết không nêu một con số lệ phí chung cho cả nước, vì mức thu lệ phí hộ tịch do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định trong khung pháp luật về phí, lệ phí, và Nghị định 120/2025/NĐ-CP cũng xác định nguyên tắc này tại Điều 3: mức thu thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính hoặc Hội đồng nhân dân cấp tỉnh tương ứng. Người nộp hồ sơ nên hỏi mức thu tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi nộp hồ sơ trước khi nộp. Ngoài lệ phí hộ tịch, người yêu cầu còn phải tự chịu các chi phí khác nếu phát sinh, như phí dịch thuật, công chứng bản dịch và phí hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille ở nước ngoài.
Trường hợp đặc biệt
Một bên đã tái hôn. Nếu đã kết hôn mới ở nước ngoài, việc ghi chú lần ly hôn trước đó vẫn cần thực hiện, và khi đăng ký kết hôn mới tại Việt Nam, hồ sơ còn phải có trích lục ghi chú ly hôn theo điểm c khoản 1 Điều 35 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Người yêu cầu phải khai đúng tình trạng hôn nhân; việc giấu lần ly hôn trước đó không làm hồ sơ hợp lệ hơn mà chỉ làm tăng nguy cơ bị từ chối hoặc phát sinh tranh chấp về sau.
Giấy tờ nước ngoài cần hợp pháp hóa hoặc Apostille. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Về chứng nhận lãnh sự: Nghị định 293/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 11/9/2026 và hướng dẫn thực thi Công ước La Hay 1961, quy định giấy tờ công của quốc gia thành viên có chứng nhận Apostille hợp lệ được sử dụng tại Việt Nam mà không cần hợp pháp hóa lãnh sự. Giấy tờ của quốc gia không phải thành viên Công ước, hoặc quốc gia phản đối việc áp dụng Công ước với Việt Nam, vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước láng giềng cấp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điểm d khoản 1 Điều 7 Luật Hộ tịch và khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, nhưng vẫn phải dịch sang tiếng Việt.
Người đang ở nước ngoài. Cơ quan đăng ký hộ tịch theo khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch còn bao gồm cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài (Điều 8 Nghị định 120/2025/NĐ-CP). Người đang ở nước ngoài nên liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú trước khi về nước để được hướng dẫn nơi nộp hồ sơ phù hợp với hoàn cảnh của mình.
Hồ sơ bị từ chối. Hồ sơ bị từ chối khi việc ly hôn vi phạm Luật Hôn nhân và Gia đình, hoặc khi bản án thuộc danh sách Bộ Tư pháp công bố có đơn yêu cầu thi hành hoặc không công nhận tại Việt Nam (điểm b khoản 2 Điều 39 Nghị định 123/2015/NĐ-CP). Trường hợp này, văn bản từ chối phải nêu rõ lý do; người yêu cầu không nên nộp lại hồ sơ y nguyên mà cần xử lý đúng lý do đã nêu, kể cả việc làm rõ lại con đường công nhận bản án tại Tòa án.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có quyết định công nhận của Tòa án Việt Nam thì có ghi chú được không? Bài viết này viết cho trường hợp đã có quyết định công nhận. Nếu chưa có quyết định công nhận mà bản án nước ngoài đã có hiệu lực, người yêu cầu vẫn có thể được xem xét ghi chú theo Điều 37 Nghị định 123/2015/NĐ-CP khi giấy tờ ly hôn không vi phạm Luật Hôn nhân và Gia đình, trừ trường hợp thuộc danh sách Bộ Tư pháp công bố. Tuy nhiên, để chắc chắn về hướng đi của hồ sơ của mình, nên đối chiếu trước với thủ tục công nhận bản án tại Tòa án, vì hai con đường này liên quan chặt chẽ với nhau.
Không về Việt Nam ở hẳn, chỉ về đăng ký kết hôn mới thì có phải ghi chú không? Có. Khoản 2 Điều 37 Nghị định 123/2015/NĐ-CP nêu rõ hai trường hợp phải ghi chú: về Việt Nam cư trú ổn định hoặc đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam. Đăng ký kết hôn mới là một trong hai trường hợp đó, và hồ sơ kết hôn mới còn cần trích lục ghi chú ly hôn.
Chuyển nơi cư trú sang xã khác thì nộp hồ sơ ở đâu? Nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi mình đang cư trú theo pháp luật về cư trú, theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 120/2025/NĐ-CP. Không bắt buộc phải quay về nơi đăng ký kết hôn trước đây để nộp hồ sơ ghi chú, vì cơ quan giải quyết sẽ gửi thông báo tới nơi lưu sổ kết hôn cũ để ghi chú tiếp.
Mất bản án ly hôn nước ngoài thì làm thế nào? Cần xin lại bản sao từ tòa án nước ngoài đã ra bản án, hoặc văn bản xác nhận việc ly hôn của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, rồi dịch và hợp pháp hóa hoặc xin Apostille theo đúng diện của quốc gia đó. Hồ sơ ghi chú yêu cầu bản sao giấy tờ ly hôn đã có hiệu lực, nên không thể thay bằng lời khai hoặc giấy tờ khác không do cơ quan nước ngoài cấp.
Ghi chú xong thì nhận được giấy tờ gì? Người yêu cầu nhận trích lục ghi chú ly hôn, là giấy tờ chứng minh việc ly hôn đã được ghi vào sổ hộ tịch tại Việt Nam. Trích lục này dùng để chứng minh tình trạng hôn nhân khi đăng ký kết hôn mới, xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc thực hiện các thủ tục khác cần xác định tình trạng hôn nhân.
