Tình huống: giám đốc là người nước ngoài không có mặt tại Việt Nam

Giám đốc người nước ngoài về nước nhiều tháng, công ty tại Việt Nam cần ký gấp hợp đồng thuê nhà xưởng — ai ký thì hợp đồng mới có hiệu lực? Đây là tình huống rất phổ biến ở các công ty FDI, và câu trả lời phụ thuộc vào một chi tiết mà nhiều người bỏ qua: giám đốc đó có phải là người đại diện theo pháp luật duy nhất hay không. Tình huống dưới đây là giả định nhằm mục đích minh hoạ.

1. Tình huống đặt ra (giả định)

Công ty TNHH hai thành viên Y (vốn FDI Hàn Quốc) có Giám đốc là ông K — người Hàn Quốc, đồng thời là người đại diện theo pháp luật duy nhất ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tháng 3/2026, ông K về Hàn Quốc giải quyết việc gia đình và dự kiến vắng mặt khoảng 8 tháng, không lập văn bản ủy quyền cho bất kỳ ai. Tháng 6/2026, công ty cần ký hợp đồng thuê nhà xưởng mới (thời hạn 5 năm, giá trị lớn) và mở thêm tài khoản ngân hàng để nhận vốn góp. Kế toán trưởng — người Việt Nam, cư trú tại Việt Nam — đề xuất "ký thay cho kịp tiến độ". Tình huống dưới đây là giả định nhằm mục đích minh hoạ.

Các sự kiện đã cho:

F1. Ông K là người đại diện theo pháp luật duy nhất của Công ty Y và không cư trú tại Việt Nam trong khoảng 8 tháng.
F2. Không có văn bản ủy quyền nào được lập trước hoặc trong thời gian ông K vắng mặt.
F3. Công ty cần thực hiện các giao dịch quan trọng: ký hợp đồng thuê nhà xưởng 5 năm và mở tài khoản ngân hàng.
F4. Kế toán trưởng (không phải người đại diện theo pháp luật, không có ủy quyền) đề xuất ký thay.

2. Câu hỏi pháp lý

Q1. Công ty Y có đang vi phạm nghĩa vụ về người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam không?
Q2. Nếu kế toán trưởng "ký thay" khi không có ủy quyền, hợp đồng thuê nhà xưởng có hiệu lực không?
Q3. Công ty nên xử lý thế nào để vừa kịp tiến độ kinh doanh, vừa hợp pháp?

3. Phân tích

3.1 Khung pháp lý áp dụng

Khung 1 — Nghĩa vụ bảo đảm người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam (khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020). "Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật."

Áp vào F1 + F2: Công ty Y chỉ có một người đại diện theo pháp luật (ông K), ông K xuất cảnh dài hạn mà không ủy quyền bằng văn bản → công ty đang vi phạm nghĩa vụ tại khoản 3 Điều 12.

Khung 2 — Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật (Điều 13) và nguyên tắc ủy quyền. Người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền (khoản 3 Điều 12). Ủy quyền phải bằng văn bản, cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam.

Khung 3 — Hiệu lực giao dịch khi người ký không có thẩm quyền. Kế toán trưởng (F4) không phải người đại diện theo pháp luật và không có văn bản ủy quyền → việc "ký thay" không làm phát sinh hiệu lực đại diện cho công ty. Hợp đồng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu hoặc không ràng buộc công ty, trừ khi công ty sau đó chính thức phê chuẩn (chấp nhận) giao dịch theo quy định của Bộ luật Dân sự về đại diện không có thẩm quyền — nhưng đây là con đường rủi ro, phụ thuộc vào việc phê chuẩn sau và thiện chí của bên kia.

Khung 4 — Thực tiễn ngân hàng và cơ quan nhà nước. Ngay cả khi xử lý được vấn đề pháp lý nội bộ, ngân hàng thường yêu cầu người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền hợp lệ có văn bản) trực tiếp thực hiện thủ tục mở tài khoản, đăng ký chữ ký và con dấu. Không có văn bản ủy quyền, thủ tục ngân hàng gần như chắc chắn bị từ chối.

3.2 Phương án A: Ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân cư trú tại Việt Nam

Nội dung: Ông K lập văn bản ủy quyền (ký, có thể cần hợp pháp hóa lãnh sự nếu ký ở nước ngoài tùy yêu cầu thực tế) ủy quyền cho một cá nhân cư trú tại Việt Nam (ví dụ: Phó Giám đốc người Việt hoặc kế toán trưởng) thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong thời hạn xác định, với phạm vi cụ thể (ký hợp đồng thuê, làm việc với ngân hàng…).
Cơ sở pháp lý: Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020.
Ưu điểm: Nhanh, không phải thay đổi đăng ký doanh nghiệp; ông K vẫn là người đại diện theo pháp luật và vẫn chịu trách nhiệm về việc ủy quyền.
Rủi ro/hạn chế: Phạm vi ủy quyền phải được soạn chặt chẽ — ủy quyền quá rộng tạo rủi ro lạm quyền; một số ngân hàng/cơ quan vẫn yêu cầu xác minh thêm. Nếu hết thời hạn ủy quyền mà ông K chưa về và không ủy quyền tiếp, áp dụng điểm b khoản 4 Điều 12 (người được ủy quyền tiếp tục thực hiện cho đến khi ông K trở lại hoặc chủ sở hữu/HĐTV cử người khác) — nhưng đây là giải pháp tình thế, không nên kéo dài.

3.3 Phương án B: Bổ nhiệm thêm một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam

Nội dung: Sửa đổi Điều lệ, bổ nhiệm thêm một người đại diện theo pháp luật (ví dụ: Phó Giám đốc người Việt Nam cư trú tại Việt Nam), đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Từ đó công ty có 2 người đại diện theo pháp luật, một người vắng mặt dài hạn cũng không vi phạm nghĩa vụ cư trú.
Cơ sở pháp lý: Khoản 2 Điều 12 (công ty TNHH hai thành viên trở lên có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật theo Điều lệ) kết hợp khoản 3 Điều 12.
Ưu điểm: Giải pháp căn cơ, lâu dài; phân định rõ thẩm quyền của từng người đại diện trong Điều lệ (ai được ký những gì); ngân hàng và đối tác dễ chấp nhận hơn.
Rủi ro/hạn chế: Mất thời gian làm thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp, khắc dấu/chữ ký mới, cập nhật ngân hàng; cần sự đồng thuận của các thành viên góp vốn.

3.4 So sánh các phương án

Tiêu chí	Phương án A (ủy quyền)	Phương án B (thêm NĐDPL)
Cơ sở pháp lý	Khoản 3 Điều 12 LDN 2020	Khoản 2 + khoản 3 Điều 12 LDN 2020
Thời gian	Nhanh (vài ngày nếu soạn tốt)	Chậm hơn (thủ tục đăng ký thay đổi)
Chi phí (luật định)	Thấp	Phí đăng ký thay đổi + con dấu/chữ ký
Rủi ro	Phụ thuộc chất lượng văn bản ủy quyền; giải pháp tạm thời	Rủi ro thấp, ổn định lâu dài
Phù hợp khi	Vắng mặt ngắn hạn, có thời hạn rõ	Vắng mặt dài hạn/không xác định, hoạt động cần ký kết thường xuyên

4. Kết luận và khuyến nghị

Kết luận cho tình huống NÀY (F1–F4): Công ty Y đang vi phạm khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 vì không còn người đại diện theo pháp luật nào cư trú tại Việt Nam và không có ủy quyền. Kế toán trưởng không được "ký thay" khi không có văn bản ủy quyền — hợp đồng ký như vậy có nguy cơ vô hiệu/không ràng buộc công ty.

Khuyến nghị:

Ngay lập tức: Ông K lập văn bản ủy quyền cho cá nhân cư trú tại Việt Nam với phạm vi rõ ràng (phương án A) để xử lý các giao dịch cấp bách — hợp đồng thuê nhà xưởng và thủ tục ngân hàng.
Trong 1–2 tháng tới: Đánh giá phương án B — nếu mô hình "giám đốc nước ngoài điều hành từ xa" là lâu dài, bổ nhiệm thêm người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam là giải pháp bền vững.
Tuyệt đối không để người không có thẩm quyền ký hợp đồng giá trị lớn rồi "hợp thức hóa sau" — chi phí xử lý tranh chấp luôn đắt hơn chi phí làm đúng từ đầu.

Lưu ý: Kết luận chỉ đúng với các giả thiết F1–F4 đã cho. Thay đổi một fact (ví dụ: công ty đã có 2 người đại diện theo pháp luật, hoặc đã có văn bản ủy quyền) có thể làm đổi kết quả. Trường hợp thực tế cần luật sư đánh giá riêng.

5. Câu hỏi mở rộng

Nếu ông K chỉ về nước 2 tuần thì có cần ủy quyền không? Về nguyên tắc, khoản 3 Điều 12 áp dụng khi người đại diện theo pháp luật duy nhất xuất cảnh khỏi Việt Nam — luật không quy định ngưỡng số ngày. Thực tiễn, với chuyến đi ngắn ngày và không phát sinh giao dịch cần ký, rủi ro thấp; nhưng nếu trong thời gian đó cần ký kết, vẫn cần ủy quyền. An toàn nhất: lập văn bản ủy quyền ngắn hạn cho mỗi lần xuất cảnh.

Nếu công ty đã có 2 người đại diện theo pháp luật, một người ở Việt Nam thì sao? Khi đó nghĩa vụ "luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam" vẫn được đáp ứng — người còn lại xuất cảnh không bắt buộc phải ủy quyền theo khoản 3 Điều 12 (dù ủy quyền nội bộ cho công việc cụ thể vẫn nên làm).

Người được ủy quyền có thể là người nước ngoài không? Không — khoản 3 Điều 12 yêu cầu ủy quyền cho "cá nhân khác cư trú tại Việt Nam". Người nước ngoài có thẻ tạm trú và thực tế cư trú tại Việt Nam đáp ứng điều kiện "cư trú"; người hoàn toàn ở nước ngoài thì không.

Văn bản ủy quyền ký ở nước ngoài có cần hợp pháp hóa lãnh sự không? Phụ thuộc yêu cầu của cơ quan/tổ chức tiếp nhận (ngân hàng, cơ quan đăng ký kinh doanh). Để an toàn, nên hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng văn bản ủy quyền ký ở nước ngoài.

Người được ủy quyền cũng phải xuất cảnh thì sao? Chuỗi ủy quyền bị đứt gãy: khoản 3 Điều 12 yêu cầu người được ủy quyền phải cư trú tại Việt Nam, và người được ủy quyền nhìn chung không được ủy quyền lại trừ khi văn bản ủy quyền gốc cho phép rõ ràng. Nếu cấp phó được ủy quyền cũng xuất cảnh, ông K nên lập văn bản ủy quyền mới cho một cá nhân khác đang cư trú tại Việt Nam — hoặc coi đây là tín hiệu để chuyển sang phương án B (bổ sung người đại diện theo pháp luật), vốn được thiết kế cho các công ty có nhân sự chủ chốt thường xuyên di chuyển.

Tình huống của bạn khác chi tiết này?

Mỗi công ty có cơ cấu người đại diện theo pháp luật và Điều lệ khác nhau — đừng áp dụng máy móc kết luận trên. Hãy mô tả tình huống thực tế để được đánh giá riêng.

📞 FLAT LAW FIRM — hotline 0988424851.

Phiên bản ngôn ngữ

Tài liệu tham khảo

Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/6/2020, có hiệu lực từ 01/01/2021 (Điều 12, 13).