Đổi tên công ty, chuyển trụ sở là việc đăng ký doanh nghiệp — nhưng với doanh nghiệp đang dùng lao động nước ngoài, mỗi thay đổi đó đều “chạm” vào giấy phép lao động (GPLĐ) vì tên doanh nghiệp và địa điểm làm việc là hai nội dung in trên mặt giấy phép. Xử lý đúng bắt đầu từ việc phân loại chính xác thay đổi của mình.
Đổi tên, giữ nguyên mã số doanh nghiệp → cấp lại
Điều 11 Nghị định 219/2025/NĐ-CP xếp trường hợp “doanh nghiệp thay đổi tên nhưng không thay đổi mã số định danh” vào nhóm cấp lại GPLĐ, cùng nhóm với: GPLĐ bị mất; bị hư hỏng; thay đổi họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc của người lao động. Đặc điểm của nhóm này:
- Thời hạn xử lý chỉ 3 ngày làm việc;
- Hồ sơ gồm đơn đề nghị cấp lại và các giấy tờ chứng minh thay đổi (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới);
- Thời hạn của GPLĐ cấp lại giữ nguyên phần còn lại của GPLĐ cũ — không “reset” thành một chu kỳ 2 năm mới.
Đổi địa chỉ trụ sở: nhìn vào địa điểm làm việc, không nhìn trụ sở
GPLĐ ghi địa điểm làm việc của người lao động, không ghi địa chỉ trụ sở pháp lý của công ty. Vì vậy:
- Trụ sở chuyển nhưng nơi làm việc của chuyên gia không đổi (thường gặp khi công ty đổi văn phòng đại diện pháp lý nhưng nhà máy/chi nhánh vận hành giữ nguyên): GPLĐ còn nguyên giá trị; doanh nghiệp nên thông báo bằng văn bản cho cơ quan cấp phép để hồ sơ quản lý được cập nhật đồng bộ;
- Nơi làm việc của chuyên gia chuyển theo (chuyển văn phòng cùng tỉnh): thay đổi địa điểm làm việc → cấp lại GPLĐ theo Điều 11, xử lý 3 ngày làm việc;
- Chuyển sang tỉnh khác: thẩm quyền cấp phép thay đổi theo địa điểm làm việc mới — xem mục dưới.
Chuyển tỉnh: không có cơ chế “chuyển giao” giấy phép
Hệ thống cấp phép lao động tổ chức theo tỉnh, và GPLĐ cấp bởi UBND tỉnh nào thì thuộc quản lý của tỉnh đó. Khi doanh nghiệp chuyển toàn bộ hoạt động sang tỉnh khác, thực hành phổ biến là: làm thủ tục kết thúc/thu hồi tại tỉnh cũ và xin cấp phép tại tỉnh mới, tái dùng các giấy tờ cá nhân còn hạn (bằng cấp đã hợp pháp hóa, lý lịch tư pháp, khám sức khỏe trong 12 tháng) để rút ngắn thời gian. Vì đây là vùng giao thoa giữa hai cơ quan cấp phép, doanh nghiệp cần xác nhận trước bằng văn bản với cơ quan lao động tỉnh đến về hình thức thủ tục áp dụng cho trường hợp của mình.
Lỗi thường gặp
- Để GPLĐ mang tên công ty cũ nhiều tháng sau khi đổi tên — khi kiểm tra, đây là hành vi “sử dụng lao động không đúng nội dung GPLĐ”, bị phạt 5–10 triệu đồng mỗi người theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP;
- Nhầm đổi tên (cấp lại, 3 ngày) với thành lập doanh nghiệp mới/thay mã số định danh (phải cấp mới toàn trình) — mốc phân biệt chính là mã số định danh doanh nghiệp có đổi hay không.
Câu hỏi thường gặp
Công ty đổi tên thì giấy phép lao động của nhân viên nước ngoài có phải làm lại không?
Phải cấp lại, nhưng thủ tục nhẹ. Theo Điều 11 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp đổi tên mà không thay đổi mã số định danh doanh nghiệp thuộc diện cấp lại giấy phép lao động (cùng nhóm mất, hư hỏng, thay đổi họ tên/quốc tịch/số hộ chiếu/địa điểm làm việc), thời hạn xử lý 3 ngày làm việc. Đây là cấp lại — không phải cấp mới — nên không phải giải trình lại nhu cầu sử dụng lao động nếu các nội dung khác không đổi.
Công ty đổi địa chỉ trụ sở trong cùng tỉnh thì sao?
Cần phân biệt “địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp” với “địa điểm làm việc của người lao động” ghi trên giấy phép. Nếu chuyên gia vẫn làm việc tại đúng địa điểm cũ (ví dụ văn phòng chi nhánh không di chuyển), giấy phép không bị ảnh hưởng trực tiếp, doanh nghiệp chỉ cần thông báo/cập nhật thông tin với cơ quan cấp phép. Nếu địa điểm làm việc thực tế của người lao động thay đổi theo trụ sở mới, đó là thay đổi địa điểm làm việc — thuộc diện cấp lại giấy phép theo Điều 11 Nghị định 219/2025.
Chuyển trụ sở sang tỉnh khác thì xử lý giấy phép thế nào?
Khi trụ sở và địa điểm làm việc của người lao động chuyển sang tỉnh khác, thẩm quyền cấp phép cũng chuyển sang UBND tỉnh mới. Thực hành tại nhiều địa phương là doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép tại tỉnh đến (với hồ sơ có thể tái dùng các giấy tờ còn hạn), đồng thời hoàn tất thu hồi/kết thúc giấy phép tại tỉnh cũ. Vì ranh giới “cấp lại” và “cấp mới” giữa hai tỉnh không có cơ chế chuyển giao tự động, doanh nghiệp nên hỏi văn bản hướng dẫn của cơ quan lao động tỉnh đến trước khi di chuyển nhân sự.
Liên hệ tư vấn
FLAT Law Firm tư vấn cho doanh nghiệp FDI và người lao động nước ngoài về giấy phép lao động, thị thực và thẻ tạm trú tại Việt Nam. Liên hệ để được tư vấn cho trường hợp cụ thể của quý khách.
Nội dung chỉ mang tính tham khảo chung, không thay thế tư vấn pháp lý cho vụ việc cụ thể.
