Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi mạnh mẽ Nghị định 123/2020 về hóa đơn điện tử, và mọi thay đổi này chạm trực tiếp tới quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào của bên mua. Doanh nghiệp FDI cần hiểu rõ ba điểm: thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ để khấu trừ, hóa đơn sai sót được sửa bằng cơ chế nào, và còn trường hợp nào được khấu trừ mà không cần hóa đơn điện tử.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/6/2025: mở rộng và siết chặt quy định về hóa đơn điện tử, gồm hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế cho hoạt động bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng.
- Điều kiện khấu trừ tại Điều 14 Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15: thuế đầu vào được khấu trừ khi có hóa đơn GTGT hợp pháp, trong đó hóa đơn điện tử phải có đầy đủ chỉ tiêu bắt buộc, đúng tên và mã số thuế người mua, và có thể tra cứu được trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Xử lý sai sót tại Điều 19 Nghị định 123/2020 đã sửa đổi: phân biệt các loại sai sót để chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế; riêng sai sót về tên, địa chỉ người mua thì người bán thông báo cho cơ quan thuế và không phải lập hóa đơn thay thế.
- Chứng từ thay thế hóa đơn trong trường hợp đặc thù: chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu và chứng từ nộp thuế thay nhà thầu nước ngoài là căn cứ khấu trừ mà không cần hóa đơn điện tử của người bán, theo Điều 14 Luật 48/2024.
- Điều kiện thanh toán giữ nguyên vai trò độc lập: hóa đơn điện tử hợp lệ từ 5 triệu đồng trở lên vẫn cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đi kèm mới đủ điều kiện khấu trừ.
Điểm mới của Nghị định 70/2025 chạm tới khấu trừ
Thay đổi đáng chú ý nhất với bên mua là yêu cầu về tính toàn vẹn và khả năng tra cứu của hóa đơn điện tử: hóa đơn phải được truyền, lưu trữ đúng chuẩn dữ liệu và hiển thị được trên cổng tra cứu của cơ quan thuế. Hóa đơn do bên bán phát hành qua nhà cung cấp giải pháp không hợp lệ, hoặc hóa đơn bị cơ quan thuế đánh dấu không còn giá trị sử dụng, không tạo căn cứ khấu trừ cho bên mua dù hình thức trông hoàn chỉnh.
Nghị định 70/2025 cũng thúc đẩy hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong bán lẻ. Với doanh nghiệp FDI mua hàng từ các nhà bán lẻ thuộc diện này, hóa đơn máy tính tiền hợp lệ vẫn là chứng từ đầu vào bình thường, nhưng bộ phận kế toán cần hướng dẫn nhân viên giữ đúng bản hóa đơn được chuyển đổi hoặc bản điện tử gốc thay vì chỉ giữ giấy in tạm từ quầy thu ngân.
Sửa hóa đơn sai sót: điều chỉnh hay thay thế
Nguyên tắc chọn cơ chế sửa nằm ở bản chất sai sót. Sai sót ảnh hưởng tới số tiền, thuế suất hoặc mã số thuế người mua thuộc nhóm phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo Điều 19, kèm thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên nếu hóa đơn đã được kê khai. Sai sót chỉ ở tên hoặc địa chỉ người mua, mã số thuế vẫn đúng, được xử lý bằng thông báo cho cơ quan thuế và bên mua giữ nguyên quyền khấu trừ.
Thời điểm khấu trừ đi theo hóa đơn đúng cuối cùng. Bên mua không nên khấu trừ trên hóa đơn đang có lỗi thuộc nhóm phải thay thế, vì khi kiểm tra, cơ quan thuế đối chiếu trạng thái hóa đơn trên hệ thống và sẽ loại phần thuế tương ứng, đồng thời yêu cầu giải trình chuỗi điều chỉnh nếu doanh nghiệp không lưu đủ biên bản và thông báo liên quan.
Không có hóa đơn điện tử: khi nào vẫn được khấu trừ
Có hai tình huống khấu trừ không cần hóa đơn điện tử của người bán. Thứ nhất là hàng hóa nhập khẩu: căn cứ khấu trừ là chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu đứng tên doanh nghiệp. Thứ hai là giao dịch với nhà thầu nước ngoài thuộc diện khấu trừ nộp thay: căn cứ là chứng từ nộp thuế thay do doanh nghiệp Việt Nam lập và nộp vào ngân sách.
Ngoài hai tình huống này, mua hàng hóa, dịch vụ trong nước không có hóa đơn điện tử hợp lệ thì không có căn cứ khấu trừ, dù có hợp đồng và chứng từ chuyển khoản đầy đủ. Chi phí vẫn có thể được xem xét cho thuế TNDN theo quy định riêng, nhưng phần thuế GTGT đầu vào coi như mất. Đây là lý do quy trình mua hàng phải chặn thanh toán cho nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn đúng chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điện tử có quy định gì mới ảnh hưởng đến khấu trừ thuế?
Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/6/2025 sửa đổi Nghị định 123/2020, nhấn mạnh tính hợp lệ và khả năng tra cứu của hóa đơn điện tử trên hệ thống cơ quan thuế, đồng thời mở rộng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho bán lẻ. Với bên mua, hóa đơn không tra cứu được hoặc do bên bán thuộc diện hóa đơn không còn giá trị sử dụng sẽ không tạo căn cứ khấu trừ, nên cần kiểm tra trạng thái hóa đơn trước khi kê khai.
Hóa đơn điện tử sai sót thì điều chỉnh thế nào?
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020 đã sửa đổi, sai sót về số tiền, thuế suất hoặc mã số thuế người mua phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo trình tự, kèm văn bản thỏa thuận hai bên trong trường hợp cần thiết. Sai tên hoặc địa chỉ người mua mà mã số thuế đúng thì người bán chỉ cần thông báo cho cơ quan thuế, không lập hóa đơn thay thế, và bên mua vẫn giữ quyền khấu trừ.
Không có hóa đơn điện tử có được khấu trừ không?
Chỉ trong các trường hợp chứng từ đặc thù thay thế hóa đơn: hàng nhập khẩu dùng chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu, và giao dịch nhà thầu nước ngoài dùng chứng từ nộp thuế thay. Mua hàng hóa, dịch vụ trong nước mà không có hóa đơn điện tử hợp lệ thì không được khấu trừ thuế đầu vào, kể cả khi có hợp đồng và chứng từ thanh toán đầy đủ.
Hóa đơn đã gửi người mua rồi mới phát hiện sai mã số thuế thì xử lý sao?
Sai mã số thuế người mua thuộc nhóm sai sót cốt lõi, không thể xử lý bằng thông báo đơn thuần. Người bán phải lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh theo Điều 19 Nghị định 123/2020 đã sửa đổi, hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót, và người mua chỉ kê khai khấu trừ trên hóa đơn đúng cuối cùng. Nếu người mua đã khấu trừ theo hóa đơn sai, cần điều chỉnh lại tờ khai của kỳ liên quan ngay khi có hóa đơn mới.
Bài viết đã được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng
