Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công ty mẹ: quy trình mới

Giấy phép thành lập công ty mẹ, điều lệ, báo cáo tài chính, thư cam kết — mọi giấy tờ của công ty mẹ ở nước ngoài đều phải “làm cho cơ quan Việt Nam tin đó là thật” trước khi nộp vào hồ sơ IRC. Thủ tục đó gọi là chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Và từ tháng 9/2026, luật chơi đã thay đổi căn bản: Việt Nam gia nhập Công ước Apostille.

Thay đổi lớn nhất 2026: Việt Nam tham gia Công ước Apostille

Việt Nam đã nộp văn kiện gia nhập Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille). Chính phủ ban hành Nghị định 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi, có hiệu lực từ 11/9/2026.

Hệ quả thực tiễn cho nhà đầu tư:

Giấy tờ công (giấy phép thành lập, văn bằng, lý lịch tư pháp, giấy tờ hộ tịch, văn bản công chứng…) do cơ quan có thẩm quyền của nước thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam cấp, nếu đã được cấp chứng nhận Apostille tại nước đó, thì được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam — chỉ cần dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực bản dịch.
Chiều ngược lại: giấy tờ công của Việt Nam được cấp chứng nhận Apostille để sử dụng tại nước thành viên — thay cho thủ tục chứng nhận lãnh sự nhiều tầng trước đây.
Ngoại lệ quan trọng: Đức, Áo và Cộng hòa Séc đã tuyên bố phản đối việc Việt Nam gia nhập — Công ước không áp dụng giữa Việt Nam và ba nước này. Giấy tờ đi lại giữa Việt Nam và Đức/Áo/Séc vẫn phải làm thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.
Giấy tờ từ nước không phải thành viên Công ước: vẫn làm hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống theo quy định hiện hành.

Lưu ý: Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc giấy tờ (chữ ký, chức danh, con dấu) — không xác nhận nội dung, không thay thế công chứng/chứng thực theo pháp luật Việt Nam.

Khung pháp lý hiện hành (tại 19/10/2026)

Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự — còn hiệu lực nhưng đã được sửa đổi bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP (hiệu lực 03/8/2025).
Thông tư 11/2025/TT-BNG hướng dẫn quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (hiệu lực 03/8/2025, thay thế Thông tư 01/2012/TT-BNG).
Nghị định 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước Apostille (hiệu lực 11/9/2026).

Quy trình thực tế cho giấy tờ công ty mẹ (4 bước)

Bước 1: Xác định nước cấp giấy tờ có thuộc diện Apostille không

Tra danh sách nước thành viên Công ước La Hay có quan hệ áp dụng với Việt Nam (loại trừ Đức, Áo, Séc). Nếu có → làm Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp (thường nhanh hơn nhiều: 1–4 ngày làm việc). Nếu không → đi theo quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống ở bước 2–3.

Bước 2 (truyền thống): Chứng nhận tại nước cấp giấy tờ

Giấy tờ được chứng nhận bởi cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (thường là Bộ Ngoại giao nước đó), sau đó mang đến Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (Đại sứ quán/Lãnh sự quán) để hợp pháp hóa lãnh sự.

Bước 3 (truyền thống): Hợp pháp hóa tại Cơ quan đại diện Việt Nam

Nộp hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước cấp giấy tờ. Chuẩn bị trước: bản gốc giấy tờ đã qua bước 2, tờ khai theo mẫu, giấy tờ tùy thân.

Bước 4: Dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch

Dù đi đường Apostille hay truyền thống, giấy tờ dùng tại Việt Nam đều phải dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực bản dịch theo pháp luật Việt Nam (trừ khi pháp luật chuyên ngành có quy định khác).

Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Giấy tờ đã có chứng nhận Apostille hợp lệ (nước thành viên có quan hệ áp dụng).
Giấy tờ được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Giấy tờ được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền hai nước.
Giấy tờ mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa (một số thủ tục hành chính đã đơn giản hóa).

Câu hỏi thường gặp

Giấy tờ công ty mẹ từ Trung Quốc có dùng được Apostille không?

Phụ thuộc vào việc Trung Quốc có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam tại thời điểm làm thủ tục hay không. Trung Quốc là thành viên Công ước La Hay — nhưng điều kiện quyết định là “có quan hệ áp dụng với Việt Nam” (không bị phản đối như trường hợp Đức/Áo/Séc). Luôn kiểm tra danh sách quan hệ áp dụng hiện hành trước khi quyết định làm Apostille hay hợp pháp hóa truyền thống.

Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước 11/9/2026 còn dùng được không?

Được. Giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự hợp lệ trước ngày Nghị định 293/2026/NĐ-CP có hiệu lực vẫn giữ nguyên giá trị sử dụng tại Việt Nam, không bắt buộc phải xin cấp mới Apostille.

Bản dịch tiếng Việt có cần dịch bởi đơn vị cụ thể nào không?

Bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam về công chứng (Luật Công chứng 2024, hiệu lực 01/7/2025). Thực tiễn: dùng phòng công chứng hoặc văn phòng dịch thuật có chức năng công chứng bản dịch — và kiểm tra kỹ thuật ngữ pháp lý trong bản dịch, vì sai thuật ngữ ở khâu này có thể khiến cơ quan tiếp nhận yêu cầu dịch lại.

Mất bao lâu cho toàn bộ quy trình?

Đường Apostille: thường 1–4 ngày làm việc tại nước cấp (theo kinh nghiệm thực tiễn được các hãng luật ghi nhận) cộng thời gian dịch công chứng tại Việt Nam. Đường truyền thống: phụ thuộc lịch làm việc của Bộ Ngoại giao nước cấp và Cơ quan đại diện Việt Nam — thường tính bằng tuần. Lời khuyên: khởi động song song với việc chuẩn bị các tài liệu khác trong hồ sơ IRC, đừng để khâu giấy tờ thành nút thắt cổ chai của cả dự án.

Liên hệ tư vấn

FLAT Law Firm tư vấn cho nhà đầu tư nước ngoài về lựa chọn hình thức đầu tư, thủ tục IRC/ERC, cấu trúc sở hữu và tuân thủ tại Việt Nam. Liên hệ để được tư vấn cho trường hợp cụ thể của quý khách.

Nội dung chỉ mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho vụ việc cụ thể.

Bài viết đang chờ Hội đồng QA rà soát.