Khi người đại diện theo pháp luật (thường là giám đốc, tổng giám đốc hoặc chủ tịch công ty) phải vắng mặt dài hạn — đi công tác nước ngoài, chữa bệnh, hay định cư ở nước ngoài — doanh nghiệp không thể để “trống” người ký kết hợp đồng và giao dịch với đối tác, cơ quan nhà nước. Pháp luật doanh nghiệp Việt Nam quy định rõ cơ chế xử lý: từ ủy quyền bằng văn bản cho người khác, đến việc bắt buộc cử người đại diện mới khi vắng mặt quá 30 ngày mà không ủy quyền.
1. Nguyên tắc nền: doanh nghiệp luôn phải có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam
Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Đây là yêu cầu bắt buộc, không phụ thuộc vào việc công ty có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật trong điều lệ.
2. Checklist ủy quyền khi người đại diện duy nhất xuất cảnh
Khi công ty chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam mà người này xuất cảnh, doanh nghiệp phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật (khoản 3 Điều 12). Checklist thực hành:
- Hình thức: bắt buộc bằng văn bản. Pháp luật không quy định mẫu bắt buộc — doanh nghiệp tự soạn, nhưng văn bản cần ghi rõ phạm vi ủy quyền và thời hạn ủy quyền.
- Người được ủy quyền: bắt buộc là cá nhân cư trú tại Việt Nam. Ủy quyền cho người không cư trú tại Việt Nam không đáp ứng yêu cầu của luật.
- Trách nhiệm: người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền — vì vậy cần chọn người tin cậy, đủ năng lực và am hiểu hoạt động công ty.
Lưu ý thuật ngữ: “ủy quyền điều hành” là cách gọi thông dụng; khi làm việc với cơ quan nhà nước, nên dùng đúng thuật ngữ luật định là “ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật”.
3. Hết hạn ủy quyền mà người đại diện chưa về thì sao?
Khoản 4 Điều 12 phân biệt hai trường hợp:
- Doanh nghiệp tư nhân: người được ủy quyền tiếp tục thực hiện đến khi người đại diện theo pháp luật trở lại.
- Công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh: người được ủy quyền tiếp tục thực hiện đến khi người đại diện theo pháp luật trở lại hoặc có quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật.
4. Khi nào ủy quyền không còn đủ — phải cử người đại diện mới?
Trường hợp người đại diện theo pháp luật vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác, chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật (khoản 5 Điều 12). Quy định tương tự áp dụng khi người đại diện chết, mất tích, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù hoặc biện pháp xử lý hành chính, mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, hoặc bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ.
Thực tiễn khuyến nghị: nếu vắng mặt dài hạn mà không xác định được ngày về, doanh nghiệp nên đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật thay vì gia hạn ủy quyền nhiều lần. Thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật thực hiện theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xử lý trong 03 ngày làm việc.
5. Các trường hợp đặc biệt cần biết
- Công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật: một người xuất cảnh trong khi người còn lại vẫn cư trú tại Việt Nam thì không bắt buộc phải ủy quyền.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật trong trường hợp quy định tại khoản 5 (khoản 6 Điều 12).
- Tham gia tố tụng: Tòa án và cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng (khoản 7 Điều 12).
6. Điểm mới từ ngày 01/7/2025
- Điều 12 được sửa đổi bởi Luật 76/2025/QH15 (khoản 3 Điều 1), bổ sung trách nhiệm liên đới của các người đại diện theo pháp luật khi doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật đối với thiệt hại do vi phạm trách nhiệm. Chi tiết nội dung sửa đổi đang được đối chiếu nguyên văn trước khi trích dẫn đầy đủ.
- Khoản 2 Điều 13 được sửa theo khoản 4 Điều 1 Luật 76/2025/QH15: người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm cá nhân “theo quy định của pháp luật” đối với thiệt hại do vi phạm trách nhiệm — mở rộng ra trách nhiệm dân sự, hành chính và hình sự.
7. Rủi ro nếu không làm đúng
- Xử phạt vi phạm hành chính: phạt tiền từ 20 đến 30 triệu đồng (đối với tổ chức; mức phạt đối với cá nhân bằng một nửa) khi không bảo đảm có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam, hoặc không ủy quyền bằng văn bản khi người đại diện duy nhất xuất cảnh (Điều 51 Nghị định 122/2021/NĐ-CP). Lưu ý: mức phạt 10–15 triệu đồng theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP đã hết hiệu lực (bị thay thế từ ngày 01/01/2022).
- Rủi ro giao dịch: hợp đồng, giấy tờ do người không có thẩm quyền ký có nguy cơ bị vô hiệu hoặc phát sinh tranh chấp.
- Trách nhiệm cá nhân: người đại diện vắng mặt vẫn có thể bị liên đới trách nhiệm đối với các quyết định được thực hiện trong thời gian ủy quyền.
Câu hỏi thường gặp
Vắng mặt “quá 30 ngày” được tính thế nào — liên tục hay cộng dồn? Luật Doanh nghiệp không định nghĩa chi tiết cách tính 30 ngày vắng mặt tại Việt Nam. Doanh nghiệp nên hiểu theo hướng thận trọng và chủ động ủy quyền hoặc cử người thay thế ngay khi có kế hoạch vắng mặt dài hạn.
Ủy quyền cho giám đốc điều hành nội bộ có thay thế được ủy quyền người đại diện theo pháp luật không? Không hoàn toàn. Ủy quyền điều hành nội bộ và ủy quyền thực hiện quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật (đối ngoại — ký kết, giao dịch với bên thứ ba) là hai cơ chế khác nhau. Khi chỉ còn một người đại diện cư trú tại Việt Nam mà xuất cảnh, bắt buộc phải có ủy quyền bằng văn bản theo khoản 3 Điều 12.
Có mẫu văn bản ủy quyền bắt buộc không? Không. Pháp luật không quy định mẫu bắt buộc; doanh nghiệp tự soạn nhưng cần ghi rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền, thông tin người ủy quyền và người được ủy quyền.
Kết luận
Tóm lại ba điểm then chốt: (1) luôn phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam; (2) người đại diện duy nhất xuất cảnh thì bắt buộc ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân cư trú tại Việt Nam; (3) vắng mặt quá 30 ngày không ủy quyền thì phải cử người khác. Doanh nghiệp có lãnh đạo thường xuyên công tác nước ngoài nên đưa việc rà soát tình trạng người đại diện theo pháp luật vào lịch tuân thủ định kỳ.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 (hiệu lực 01/01/2021) — Điều 12 (được sửa đổi bởi Luật 76/2025/QH15), Điều 13
- Luật 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp (hiệu lực 01/7/2025)
- Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư (hiệu lực 01/01/2022) — Điều 51
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (hiệu lực 01/7/2025) — Điều 43
Bài viết mang tính tham khảo chung, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.
Nhãn minh bạch: Nội dung được soạn thảo với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI) và sẽ được FLAW AI Legal Council kiểm tra chất lượng trước khi trình duyệt xuất bản; đây không phải ý kiến tư vấn của luật sư người thật.
Xem thêm: Liên hệ FLAT Law Firm
