Tình huống: chuẩn bị hồ sơ IRC cho dự án nhà máy, nhà đầu tư nghe nói cần “văn bản của Ban quản lý khu công nghiệp” — và bắt tay chuẩn bị hồ sơ xin chấp thuận chủ trương đầu tư. Hai chế định pháp lý hoàn toàn khác nhau, nhầm lẫn một bước là mất nhiều tuần làm sai hướng.
Hai văn bản tuyệt đối không được nhầm lẫn
Chấp thuận chủ trương đầu tư là quyết định hành chính của cơ quan nhà nước có thẩm quyền — Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo Luật Đầu tư 143/2025/QH15 (hiệu lực 01/3/2026) — cho phép thực hiện dự án thuộc diện phải xin chủ trương. Chỉ một số dự án (quy mô lớn, lĩnh vực hoặc địa điểm đặc biệt) thuộc diện này. Ngược lại, văn bản xác nhận địa điểm là một tài liệu trong hồ sơ đề nghị cấp IRC — thuộc nhóm “giấy tờ về quyền sử dụng địa điểm” hay “tài liệu khác xác định địa điểm” theo điểm đ khoản 1 Điều 32 Nghị định 96/2026/NĐ-CP (31/3/2026) — do Ban quản lý khu công nghiệp cấp. Một bên là “quyết định cho phép đầu tư”, một bên là “giấy tờ chứng minh địa điểm”. Nhầm hai văn bản này với nhau đồng nghĩa với chuẩn bị sai hồ sơ, mất thời gian vô ích.
Nội dung văn bản xác nhận địa điểm
Văn bản do Ban quản lý khu công nghiệp cấp, xác nhận các nội dung: tên dự án; nhà đầu tư; vị trí lô đất/nhà xưởng trong khu công nghiệp (số lô, diện tích); sự phù hợp với quy hoạch chi tiết của khu công nghiệp; tình trạng hạ tầng (đã sẵn sàng hay thời điểm bàn giao); thời hạn được sử dụng địa điểm. Chức năng của văn bản: giúp cơ quan đăng ký đầu tư — với dự án trong khu công nghiệp thì chính là Ban quản lý khu công nghiệp — xác định dự án có địa điểm cụ thể, phù hợp quy hoạch, là điều kiện để cấp IRC. Văn bản này thường đi kèm hợp đồng nguyên tắc thuê đất/thuê nhà xưởng ký với chủ đầu tư hạ tầng khu công nghiệp.
Thực tiễn làm hồ sơ
Trên thực tế, nhà đầu tư thường đàm phán trước với chủ đầu tư hạ tầng về vị trí, diện tích, tiện ích, giá và phương thức thanh toán, sau đó xin Ban quản lý khu công nghiệp cấp văn bản xác nhận địa điểm để đưa vào hồ sơ. Mọi tài liệu phải thống nhất với nhau về tên nhà đầu tư, vốn đầu tư, địa điểm dự án. Hai lưu ý quan trọng: văn bản xác nhận địa điểm không thay thế hợp đồng thuê chính thức — hợp đồng chính thức phải được ký trước khi dự án triển khai xây dựng; và sau khi IRC đã cấp theo địa điểm này, muốn đổi địa điểm phải làm thủ tục điều chỉnh dự án, vì vậy cần chọn địa điểm kỹ trước khi nộp hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Dự án ngoài khu công nghiệp thì lấy “văn bản xác nhận địa điểm” ở đâu?
Ngoài khu công nghiệp không có Ban quản lý khu công nghiệp. Nhà đầu tư dùng hợp đồng thuê văn phòng/địa điểm hoặc giấy tờ về quyền sử dụng đất — các tài liệu này đóng cùng vai trò “tài liệu xác định địa điểm” theo điểm đ khoản 1 Điều 32 Nghị định 96/2026/NĐ-CP. Chức năng giống nhau, chỉ khác chủ thể cấp.
Có văn bản xác nhận địa điểm rồi có còn cần chấp thuận chủ trương đầu tư không?
Tùy từng dự án: chỉ dự án thuộc diện theo Luật Đầu tư 143/2025/QH15 mới phải xin chấp thuận chủ trương; đa số dự án FDI thông thường trong khu công nghiệp không thuộc diện này. Văn bản xác nhận địa điểm không thay thế và cũng không đồng nghĩa với chấp thuận chủ trương — hai văn bản trả lời hai câu hỏi pháp lý khác nhau.
Văn bản xác nhận địa điểm có thời hạn hiệu lực không?
Chưa xác minh được quy định chung về thời hạn hiệu lực của loại văn bản này tại ngày viết. Thực tiễn nhiều Ban quản lý khu công nghiệp/chủ đầu tư hạ tầng ghi thời hạn hiệu lực 6–12 tháng trên văn bản — quá hạn phải xin cấp lại, nếu không hồ sơ có nguy cơ bị coi là sử dụng tài liệu đã hết hiệu lực.
Ban quản lý khu công nghiệp từ chối xác nhận địa điểm thì xử lý thế nào?
Cần làm rõ lý do từ chối: hết quỹ đất, ngành nghề không phù hợp quy hoạch chi tiết khu công nghiệp, hoặc hạ tầng chưa đáp ứng yêu cầu. Phương án xử lý là chọn khu công nghiệp khác phù hợp hơn, hoặc điều chỉnh mục tiêu/quy mô dự án cho phù hợp với quy hoạch của khu công nghiệp.
