Trường hợp miễn giấy phép lao động

Nguyên tắc chung về giấy phép lao động

Nguyên tắc nền tảng là người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động, trừ các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động do pháp luật quy định. Giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và là căn cứ để người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp. Sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động trong trường hợp bắt buộc phải có là vi phạm hành chính nghiêm trọng, có thể dẫn đến trục xuất người lao động và xử phạt doanh nghiệp.

Về thẩm quyền, Nghị định 219/2025/NĐ-CP giao Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (có thể phân cấp cho cơ quan trực thuộc), thay vì Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội như trước. Doanh nghiệp cần cập nhật đầu mối nộp hồ sơ tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Các trường hợp không thuộc diện cấp theo Bộ luật Lao động

Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, trong đó phổ biến với doanh nghiệp gồm: chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn; thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần; Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc người chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam; người vào Việt Nam dưới 03 tháng để chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp mà chuyên gia trong nước không xử lý được; luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề tại Việt Nam; trường hợp theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; học sinh, sinh viên nước ngoài học tập tại Việt Nam làm việc tại Việt Nam; và các trường hợp khác theo quy định của Chính phủ.

Chính “trường hợp khác theo quy định của Chính phủ” là cửa ngõ để Nghị định 219/2025/NĐ-CP mở rộng, chi tiết hóa danh mục miễn lên 15 trường hợp. Trên thực tế, đa số hồ sơ miễn của doanh nghiệp FDI rơi vào nhóm do Chính phủ quy định chi tiết chứ không nằm trong danh sách Điều 154. Vì vậy, khi đối chiếu, doanh nghiệp nên đọc Điều 154 cùng Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP như một chỉnh thể thống nhất.

Danh mục 15 trường hợp theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định 15 trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, tăng so với 14 trường hợp trước đây. Điểm mới nổi bật là trường hợp người làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội được cơ quan có thẩm quyền xác nhận — tín hiệu chính sách thu hút nhân lực chất lượng cao; doanh nghiệp trong các lĩnh vực này nên chủ động làm việc với cơ quan có thẩm quyền để được xác nhận.

Một điểm mới thực tiễn khác: điều kiện chuyên gia được nới lỏng — chỉ cần bằng đại học trở lên và ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp (trước đây 03 năm), hoặc ít nhất 01 năm nếu thuộc lĩnh vực đặc thù như khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia. Nghị định cũng cho phép nộp đồng thời hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động và hồ sơ đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua hình thức trực tuyến liên thông.

Chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc dưới 90 ngày trong một năm

Trường hợp miễn được doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất là điểm a khoản 13 Điều 7: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm. So với quy định cũ (dưới 30 ngày và không quá 03 lần trong 01 năm), ngưỡng mới thoáng hơn: không giới hạn số lần nhập cảnh.

Điểm mấu chốt là cách tính “tổng thời gian làm việc”: phải cộng dồn mọi đợt làm việc trong năm dương lịch, kể cả các chuyến công tác ngắn ngày xen kẽ. Vượt ngưỡng 90 ngày, người lao động không còn thuộc diện miễn và doanh nghiệp phải chuyển sang thủ tục cấp giấy phép lao động. Bộ phận nhân sự nên lập bảng theo dõi riêng cho từng chuyên gia ngắn hạn, cập nhật sau mỗi đợt nhập cảnh.

Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp

Điểm b khoản 13 Điều 7 quy định miễn đối với người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp có thời hạn, với hai điều kiện đồng thời: doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại thế giới, và người lao động đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục. Hiện diện thương mại bao gồm tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Thực tế, điều kiện “12 tháng liên tục” là điểm dễ vướng nhất: nhân sự điều chuyển thường là người mới được tuyển để mở rộng sang Việt Nam, chưa đủ thâm niên tại công ty mẹ. Khi đó không thể viện dẫn diện di chuyển nội bộ mà phải xem xét căn cứ miễn khác hoặc cấp giấy phép lao động thông thường. Hồ sơ chứng minh thâm niên — hợp đồng lao động với công ty mẹ, bảng lương, xác nhận công tác — nên chuẩn bị từ sớm.

Khi nào cần giấy xác nhận, khi nào chỉ cần thông báo

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn nhất. “Không thuộc diện cấp giấy phép lao động” không có nghĩa là không cần thủ tục. Theo Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP: một số trường hợp phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động; số khác không cần giấy xác nhận nhưng phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền. Cụ thể, các trường hợp tại khoản 4, 5, 6, 8 Điều 154 Bộ luật Lao động và khoản 2, 3, 5, 8, 10, điểm a khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP không phải xin giấy xác nhận, nhưng phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc trước ít nhất 03 ngày làm việc.

Nội dung thông báo gồm: họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động nước ngoài, địa điểm và thời hạn làm việc. Với các trường hợp phải xin giấy xác nhận, người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày và không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến làm việc; cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, trường hợp không cấp phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc. Áp nhầm cơ chế — ví dụ chỉ thông báo trong khi thực ra phải xin giấy xác nhận — đồng nghĩa với việc người lao động làm việc không có căn cứ pháp lý hợp lệ.

Thời hạn giải quyết, gia hạn và trách nhiệm quản lý thông tin

Với các trường hợp không thuộc diện miễn, Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định thời hạn xem xét cấp giấy phép lao động là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ — dài hơn mức 05 ngày trước đây, nên cần tính toán lịch trình tuyển dụng phù hợp. Giấy phép lao động được gia hạn tối đa một lần duy nhất, thời hạn không quá 02 năm; sau khi hết thời gian gia hạn, nếu tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp mới.

Nghị định cũng đặt trách nhiệm quản lý thông tin: người sử dụng lao động quản lý thông tin người lao động nước ngoài bằng bản giấy hoặc bản điện tử, báo cáo khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu, và không được cho thuê lại lao động nước ngoài. Nghĩa vụ báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động nước ngoài vẫn được duy trì — xem chi tiết tại báo cáo sử dụng lao động nước ngoài.

Sai lầm phổ biến khi áp dụng diện miễn

Sai lầm tốn kém nhất là doanh nghiệp xác định đúng trường hợp miễn nhưng cho rằng “miễn giấy phép lao động” nghĩa là không cần thủ tục gì — không xin giấy xác nhận, cũng không thông báo. Khi bị kiểm tra, doanh nghiệp không xuất trình được văn bản nào chứng minh tư cách làm việc hợp pháp của người lao động, và lập luận “trường hợp của chúng tôi thuộc diện miễn” không được chấp nhận nếu thiếu thủ tục tương ứng.

Một sai lầm khác là áp ngưỡng 90 ngày cho mọi đối tượng: ngưỡng này chỉ áp dụng cho nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo điểm a khoản 13 Điều 7. Mỗi trường hợp miễn có điều kiện và thủ tục riêng; cách làm an toàn là đối chiếu từng hồ sơ cụ thể với văn bản pháp luật. Tổng quan khung tuân thủ lao động tại trang chuyên đề tư vấn pháp luật lao động.

Câu hỏi thường gặp

Liên kết hữu ích

• Tư vấn pháp luật lao động – trang chuyên đề pháp lý lao động cho doanh nghiệp.
• Báo cáo sử dụng lao động nước ngoài – nghĩa vụ báo cáo định kỳ đi kèm việc sử dụng lao động nước ngoài.
• Bảo hiểm xã hội và tuân thủ tiền lương cho doanh nghiệp FDI – nghĩa vụ bảo hiểm đối với lao động nước ngoài.
• Cho thuê lại lao động tại Việt Nam – khung pháp lý về cho thuê lại lao động nói chung.