Tình huống: một công ty logistics Hàn Quốc đã có văn phòng đại diện tại Hải Phòng, nay muốn mở thêm một văn phòng đại diện tại Đà Nẵng để chăm sóc khách hàng miền Trung. Giám đốc băn khoăn: một thương nhân nước ngoài được mở mấy văn phòng đại diện? Thuế má hai nơi quản lý thế nào? Câu trả lời ngắn: được mở, mỗi nơi một giấy phép, và thuế thì “ai ở đâu lo ở đó”.
Được mở — mỗi VPĐD một giấy phép riêng
Pháp luật không giới hạn số lượng văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Mỗi văn phòng đại diện là một hồ sơ, một giấy phép riêng: nộp tại Sở Công Thương tỉnh nơi đặt văn phòng theo Điều 7 và Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP (còn hiệu lực tại 19/10/2026). Văn phòng ở Đà Nẵng không “ăn theo” giấy phép của văn phòng Hải Phòng — phải xin cấp mới đầy đủ như lần đầu.
Phạm vi hoạt động của cả hai đều bị giới hạn bởi Điều 30 Nghị định 07/2016 và Điều 18 Luật Thương mại 36/2005/QH11: liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại — không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp.
Quản lý thuế: ba sắc thuế cần nhớ
1. Thuế TNDN: không phát sinh. VPĐD đúng chức năng thì không có doanh thu, không nộp thuế TNDN ở tỉnh nào. Nhưng nếu một văn phòng “lấn sân” ký hợp đồng, thu tiền — đó là kinh doanh trá hình, rủi ro bị truy thu và xử phạt.
2. Lệ phí môn bài: thường không phải nộp. Theo Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại Công văn 658/TCT-CS, văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài. Hai văn phòng đều đúng chức năng thì cả hai đều không nộp.
3. Thuế TNCN: khai theo địa bàn chi trả. Mỗi văn phòng có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đó (Điều 24 Thông tư 111/2013/TT-BTC) — văn phòng Đà Nẵng khai tại Đà Nẵng, không gộp về Hải Phòng. Tương tự với bảo hiểm xã hội cho người lao động từng nơi.
Thực tế vận hành hai văn phòng
Bổ nhiệm trưởng văn phòng riêng cho từng nơi (vắng mặt quá 30 ngày không ủy quyền thì phải thay người — Điều 33 Nghị định 07/2016), tách bạch chi phí, nhân sự, hợp đồng thuê trụ sở để mỗi văn phòng chứng minh được mình hoạt động đúng giấy phép khi bị kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
1. Một công ty nước ngoài được mở tối đa mấy VPĐD?
Không giới hạn số lượng — mỗi văn phòng xin một giấy phép riêng tại Sở Công Thương tỉnh nơi đặt văn phòng.
2. VPĐD thứ hai có dùng chung giấy phép với VPĐD đầu không?
Không — mỗi văn phòng một giấy phép, một hồ sơ cấp mới đầy đủ theo Điều 10 Nghị định 07/2016.
3. Hai VPĐD có phải nộp lệ phí môn bài hai nơi không?
Không phải nộp ở nơi nào nếu cả hai đều không hoạt động sản xuất, kinh doanh — theo Công văn 658/TCT-CS của Tổng cục Thuế.
4. Thuế TNCN của nhân viên khai ở đâu?
Mỗi văn phòng khấu trừ, kê khai, nộp cho nhân viên của chính văn phòng đó tại cơ quan thuế địa phương (Điều 24 Thông tư 111/2013/TT-BTC).
5. Có thể gộp 2 VPĐD thành một chi nhánh không?
Được — nhưng chi nhánh là câu chuyện khác: được ký hợp đồng, phát sinh doanh thu và phải kê khai, nộp thuế đầy đủ; cần cân nhắc khi nhu cầu đã vượt chức năng VPĐD.