FLAT LAW FIRM
Yêu cầu tư vấn

Lao động

Giữ bằng gốc, thu đặt cọc NLĐ: công ty có được không?

13 phút đọcFLAT LAW FIRM
Giữ bằng gốc, thu đặt cọc NLĐ: công ty có được không?

Công ty có được giữ bằng gốc, thu tiền đặt cọc của người lao động không?

"Muốn vào làm thì nộp bằng gốc và đặt cọc 10 triệu, nghỉ việc đủ một năm mới được lấy lại." Yêu cầu này vẫn tồn tại ở không ít doanh nghiệp, đặc biệt trong các ngành có tỷ lệ nhảy việc cao như bán hàng, giao nhận, bảo vệ, nhà hàng. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng đây là cách hợp lý để "giữ chân" người lao động. Nhưng pháp luật lao động Việt Nam trả lời rất dứt khoát: không được.

Mục lục

1. Câu trả lời ngắn gọn

Không. Công ty không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động, và cũng không được buộc người lao động đặt cọc tiền hoặc tài sản để được giao kết, thực hiện hợp đồng lao động. Đây là những hành vi bị nghiêm cấm theo Điều 17 Bộ luật Lao động 2019, áp dụng tuyệt đối — không có ngoại lệ cho bất kỳ ngành nghề, vị trí công việc hay thỏa thuận "tự nguyện" nào.

Doanh nghiệp vi phạm có thể bị phạt tiền lên đến hàng chục triệu đồng cho mỗi hành vi, bị buộc trả lại giấy tờ, tiền, tài sản đã giữ trái phép, và trong trường hợp cố tình giữ giấy tờ để cản trở người lao động nghỉ việc, mức độ xử lý còn nghiêm khắc hơn.

2. Khung pháp lý: Điều 17 Bộ luật Lao động 2019

Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê những việc người sử dụng lao động không được làm khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động. Hai trong số đó trực tiếp điều chỉnh vấn đề của bài viết này:

  • Không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Giấy tờ tùy thân bao gồm căn cước công dân, hộ chiếu; văn bằng, chứng chỉ bao gồm bằng tốt nghiệp, chứng chỉ nghề, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học.
  • Không được yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động. "Biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác" bao trùm mọi hình thức: đặt cọc, ký quỹ, thế chấp, trừ lương để tạo quỹ bảo đảm.

Tinh thần của quy định này rất rõ: quan hệ lao động phải được xây dựng trên sự tự nguyện thực sự. Người lao động đi làm để kiếm sống, không phải để "thế chấp" tương lai của mình cho doanh nghiệp. Mọi thỏa thuận trái với điều cấm này đều vô hiệu, kể cả khi người lao động đã ký tên đồng ý.

3. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ

Trên thực tế, hành vi giữ bằng gốc thường được ngụy biện bằng nhiều lý do nghe có vẻ hợp lý.

"Giữ để xác minh thật giả." Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền yêu cầu người lao động xuất trình bản chính để đối chiếu khi tuyển dụng, nhưng sau khi đối chiếu xong phải trả lại ngay. Việc giữ lại chỉ được phép đối với bản sao (bản photo, bản công chứng).

"Người lao động tự nguyện giao." Sự tự nguyện trong bối cảnh chênh lệch vị thế đàm phán (một bên cần việc làm) không được pháp luật công nhận là căn cứ hợp pháp hóa hành vi bị cấm. Thỏa thuận tự nguyện giao bằng gốc vẫn vô hiệu.

"Chỉ giữ của nhân viên thu ngân, thủ kho, lái xe vì liên quan tiền bạc." Pháp luật không phân biệt vị trí công việc. Dù là nhân viên giữ két hay giám đốc tài chính, doanh nghiệp đều không được giữ bản chính giấy tờ của họ.

"Giữ hộ cho an toàn." Kể cả với danh nghĩa "giữ hộ", nếu không có căn cứ pháp lý và người lao động khiếu nại, doanh nghiệp vẫn phải trả lại và có thể bị xử phạt.

Hậu quả thực tế của việc giữ bằng gốc còn nghiêm trọng hơn mức phạt hành chính: người lao động không có giấy tờ gốc sẽ gặp khó khăn khi làm thủ tục hành chính, xin việc mới, đi xuất khẩu lao động — và mọi thiệt hại đó đều có thể trở thành căn cứ đòi bồi thường.

4. Buộc người lao động đặt cọc tiền hoặc tài sản

Các biến tướng của "tiền đặt cọc" trong thực tế rất đa dạng, nhưng đều bị cấm.

Đặt cọc trực tiếp: nộp một khoản tiền khi ký hợp đồng, nhận lại khi nghỉ việc đủ thời gian cam kết. Đây là hình thức rõ ràng nhất và chắc chắn vi phạm.

Trừ lương hằng tháng để lập quỹ: mỗi tháng trừ một phần lương vào "quỹ trách nhiệm", cuối năm hoặc khi nghỉ việc mới thanh toán. Đây là biện pháp bảo đảm bằng tiền trá hình, bị cấm. Ngoài ra, pháp luật hạn chế nghiêm ngặt việc khấu trừ lương: chỉ được khấu trừ để bồi thường thiệt hại do người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, và mức khấu trừ hằng tháng không vượt quá 30% tiền lương thực trả sau khi trích nộp bảo hiểm, thuế.

Thế chấp tài sản: giữ xe máy, giấy tờ xe, sổ đỏ của người lao động. Bị cấm với tư cách là "biện pháp bảo đảm bằng tài sản khác".

Buộc mua cổ phần, góp vốn: một số doanh nghiệp yêu cầu người lao động "góp vốn" hoặc mua sản phẩm của công ty như điều kiện để được tuyển dụng. Nếu bản chất là biện pháp bảo đảm cho quan hệ lao động thì vẫn vi phạm.

Điểm chung của mọi biến tướng: chỉ cần chứng minh được khoản tiền, tài sản đó là điều kiện để được giao kết hoặc duy trì hợp đồng lao động, hành vi bị coi là vi phạm.

5. Chế tài xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực 10/9/2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP) quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài.

Với hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động, hoặc buộc người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền, tài sản khác khi giao kết hợp đồng lao động, mức phạt tiền phổ biến được áp dụng là từ 20 triệu đến 25 triệu đồng. Lưu ý mức phạt đối với tổ chức gấp đôi mức phạt đối với cá nhân có cùng hành vi.

Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả: buộc trả lại bản chính giấy tờ, tiền, tài sản đã giữ trái phép cho người lao động — riêng với tiền đặt cọc bị giữ trái phép còn phải cộng thêm khoản tiền lãi tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt. Nếu doanh nghiệp đã làm mất, làm hư hỏng giấy tờ gốc, người lao động có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại, bao gồm chi phí làm lại giấy tờ và các thiệt hại khác có chứng cứ.

Trong trường hợp hành vi có tính chất nghiêm trọng, lặp đi lặp lại hoặc liên quan đến nhiều người lao động, cơ quan chức năng có thể xem xét các hình thức xử lý bổ sung theo quy định.

6. Người lao động đòi lại bằng gốc và tiền đặt cọc thế nào

Người lao động đang bị giữ bằng gốc hoặc tiền đặt cọc có thể thực hiện các bước sau.

Bước 1: yêu cầu bằng văn bản. Gửi yêu cầu trả lại giấy tờ, tiền, tài sản cho doanh nghiệp bằng văn bản có xác nhận (email, văn bản có chữ ký nhận). Nêu rõ căn cứ Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 và thời hạn trả lại.

Bước 2: khiếu nại đến cơ quan quản lý lao động. Nếu doanh nghiệp không trả, người lao động có thể khiếu nại đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động tại địa phương (Phòng Nội vụ, thanh tra Sở Nội vụ) để được can thiệp, xử lý vi phạm hành chính.

Bước 3: khởi kiện tại tòa án. Người lao động có quyền khởi kiện đòi lại tài sản, giấy tờ và yêu cầu bồi thường thiệt hại. Tranh chấp lao động cá nhân về đòi tài sản, giấy tờ thuộc thẩm quyền của tòa án nhân dân.

Lưu ý về chứng cứ: người lao động nên thu thập biên nhận giao nộp bằng gốc, phiếu thu tiền đặt cọc, tin nhắn, email trao đổi, lời khai của đồng nghiệp. Kể cả khi không có biên nhận, việc doanh nghiệp không chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của việc đang giữ giấy tờ của người lao động cũng là bất lợi lớn cho doanh nghiệp.

7. Những cách làm đúng luật để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp

Lo ngại của doanh nghiệp về việc người lao động nghỉ việc đột ngột, mang theo bí mật kinh doanh hay gây thiệt hại là chính đáng. Pháp luật không cấm doanh nghiệp tự bảo vệ mình — chỉ cấm dùng những cách thức xâm phạm quyền cơ bản của người lao động. Các công cụ hợp pháp bao gồm:

Hợp đồng đào tạo nghề (Điều 62 Bộ luật Lao động 2019): khi doanh nghiệp bỏ chi phí đào tạo, hai bên được ký hợp đồng đào tạo với cam kết thời gian làm việc sau đào tạo; vi phạm cam kết thì bồi hoàn chi phí đào tạo. Đây là công cụ hợp pháp và mạnh nhất để "giữ chân" sau đào tạo.

Thỏa thuận bảo mật và không cạnh tranh: với vị trí tiếp cận bí mật kinh doanh, doanh nghiệp có thể ký thỏa thuận bảo mật (NDA), thỏa thuận không cạnh tranh trong thời gian nhất định sau khi nghỉ việc, kèm chế tài vi phạm cụ thể.

Quy định về bồi thường thiệt hại: nội quy lao động và hợp đồng lao động có thể quy định trách nhiệm bồi thường khi người lao động làm hư hỏng tài sản, gây thiệt hại — nhưng phải tuân thủ trình tự, thủ tục và giới hạn khấu trừ lương theo luật.

Xây dựng chính sách nhân sự tốt: lương thưởng cạnh tranh, môi trường làm việc tốt, lộ trình thăng tiến rõ ràng luôn là cách "giữ chân" bền vững hơn mọi biện pháp cưỡng chế.

8. Câu hỏi thường gặp

Công ty giữ bản photo công chứng bằng tốt nghiệp của người lao động có vi phạm không?

Không vi phạm. Pháp luật chỉ cấm giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ. Doanh nghiệp được quyền yêu cầu người lao động xuất trình bản chính để đối chiếu và giữ lại bản sao (bản photo công chứng) trong hồ sơ nhân sự. Đây là cách làm đúng luật và vẫn đảm bảo xác minh được trình độ của người lao động.

Người lao động tự nguyện giao bằng gốc cho công ty giữ thì có được không?

Không được. Hành vi giữ bản chính giấy tờ của người lao động bị cấm tuyệt đối theo Điều 17 Bộ luật Lao động 2019, không phụ thuộc vào việc người lao động có tự nguyện hay không. Kể cả khi người lao động ký giấy tự nguyện giao nộp, thỏa thuận đó vẫn vô hiệu vì trái quy định cấm của pháp luật và doanh nghiệp vẫn bị xử phạt.

Công ty trừ lương hằng tháng để tạo quỹ bảo đảm có vi phạm không?

Có, đây là một hình thức biến tướng của việc buộc người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền, bị nghiêm cấm. Pháp luật cũng hạn chế nghiêm ngặt việc khấu trừ lương: chỉ được khấu trừ để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, và mức khấu trừ hằng tháng không quá 30% tiền lương thực trả sau khi trích nộp các khoản bảo hiểm, thuế.

Doanh nghiệp đã giữ bằng gốc của người lao động từ nhiều năm trước, giờ phải làm sao?

Nên chủ động trả lại ngay cho người lao động và lập biên bản bàn giao có chữ ký hai bên. Việc tự nguyện khắc phục trước khi bị thanh tra, kiểm tra được xem là tình tiết giảm nhẹ khi xử phạt. Đồng thời rà soát toàn bộ hồ sơ nhân sự để chấm dứt các biện pháp bảo đảm trái luật còn đang áp dụng.

Người lao động nghỉ việc nhưng công ty không trả bằng gốc thì khiếu nại ở đâu?

Người lao động có thể khiếu nại đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động tại địa phương (Phòng Nội vụ, thanh tra Sở Nội vụ), hoặc khởi kiện tại tòa án nhân dân để đòi lại giấy tờ và yêu cầu bồi thường thiệt hại. Hành vi giữ giấy tờ để gây khó dễ khi người lao động nghỉ việc còn có thể bị xử phạt nặng hơn.

Công ty đào tạo nghề cho người lao động thì được yêu cầu cam kết gì?

Được ký hợp đồng đào tạo nghề theo Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, trong đó thỏa thuận chi phí đào tạo và thời gian người lao động cam kết làm việc sau đào tạo. Nếu người lao động không thực hiện cam kết thì phải bồi hoàn chi phí đào tạo. Đây là cơ chế hợp pháp để bảo vệ khoản đầu tư đào tạo, khác hoàn toàn với việc thu tiền đặt cọc trước.

9. Khi nào nên làm việc với luật sư

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát pháp lý về nhân sự trong các trường hợp sau.

  • Đang áp dụng các biện pháp giữ bằng gốc, thu đặt cọc: cần phương án chuyển đổi sang cơ chế hợp pháp mà không gây xáo trộn, bao gồm việc trả lại giấy tờ, tiền đã thu và ký lại thỏa thuận.
  • Bị người lao động khiếu nại hoặc bị thanh tra: cần đánh giá mức độ vi phạm, chuẩn bị hồ sơ giải trình và phương án khắc phục để giảm nhẹ chế tài.
  • Xây dựng hệ thống nhân sự cho doanh nghiệp mới: soạn thảo hợp đồng lao động, nội quy, thỏa thuận đào tạo, bảo mật đúng luật ngay từ đầu.
  • Người lao động là phía bị giữ giấy tờ, tiền cọc: cần hỗ trợ đòi lại quyền lợi và tính toán thiệt hại để yêu cầu bồi thường.

FLAT Law Firm tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp về tuân thủ pháp luật lao động, từ soạn thảo hợp đồng đến xử lý tranh chấp. Liên hệ hotline 0988424851 để được hỗ trợ.